新時(shí)期高校人事檔案管理工作的問題及對策

趙曉利

（湖南懷化學(xué)院，湖南 懷化 418008）

新時(shí)期高校人事檔案管理工作的問題及對策

趙曉利

（湖南懷化學(xué)院，湖南 懷化 418008）

高校人事檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，人事檔案是人才管理和使用的重要依據(jù)，文章全面闡述了高校在人事檔案管理工作中存在的普遍性問題，并本著科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的要求，提出了高校人事檔案管理的對策和措施。

高校人事檔案；問題；對策；信息化管理

干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔、任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、德才水平、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位由人事檔案管理部門集中保存的原始文件材料集，是學(xué)校及上級部門全面地、歷史地考察、了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案工作做得好與不好，直接影響到人才使用的效率和質(zhì)量。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，重視和研究新時(shí)期干部人事檔案管理新模式，找到其中存在的問題，并提出解決的方法和措施，具有十分重要的意義。

一、干部人事檔案管理工作存在的主要問題

（一）對干部人事檔案的重視程度不夠

一些單位領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案工作重視不夠，認(rèn)為干部人事檔案工作就是簡單地收存保管，只要不丟失、不損壞，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行，因此就存在著檔案庫房選址不規(guī)范、不科學(xué)，甚至個(gè)別單位將檔案館設(shè)在地下室潮濕的環(huán)境，排水不通暢，空氣不流通，沒有相應(yīng)的配套用房和設(shè)施、設(shè)備，更沒有達(dá)到檔案保管“八防”、“三鐵”要求的現(xiàn)象，嚴(yán)重威脅著檔案的安全，長時(shí)間在這樣的環(huán)境下工作也影響了檔案管理人員的身體健康。管檔人員配備不到位，沒有按規(guī)定比例配備工作人員，或者由兼職檔案員或辦事員代管。另外，檔案工作者自身不夠重視，責(zé)任心不強(qiáng)，譬如為了評職稱、提高學(xué)歷（學(xué)位），常常占用工作時(shí)間寫文章、看書，忙于私事，對檔案工作精力投入不足，轉(zhuǎn)遞來的檔案材料大量積壓，沒有及時(shí)整理歸檔。加之檔案工作人員頻繁更換，沒有繼承性、延續(xù)性。

（二）檔案材料收集不夠齊全，鑒定不夠準(zhǔn)確，歸檔不夠規(guī)范

收集歸檔制度執(zhí)行不嚴(yán)格，少數(shù)管檔部門只照搬《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成本單位的實(shí)施細(xì)則，內(nèi)容不具體、不全面。雖然《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中對干部人事檔案的收集歸檔范圍作了規(guī)定，但目前的干部人事檔案材料在一定程度上還存在著內(nèi)容陳舊、信息單一的缺陷，不能全面地、立體地反映一個(gè)人的全貌，人事檔案的內(nèi)容偏重于對人的政治思想和歷史問題的記錄，而忽視了對人員業(yè)務(wù)檔案的建立，從而影響了檔案內(nèi)容的全面性、完整性。外出學(xué)習(xí)人員、停薪留職人員檔案材料難以收集。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的推進(jìn)和人才競爭的日趨激烈，有些高校或科研機(jī)構(gòu)為了吸引高層次人才，可以不要個(gè)人檔案，按“土政策”特批人事關(guān)系重新建立檔案，這樣就有個(gè)別人不與組織人事部門辦理任何離職手續(xù)而擅自離崗，一走了之，毫無音信，“無頭”檔案增多，出現(xiàn)了“棄檔族”，其人事檔案只是處于無限期保管原始檔案狀態(tài)，造成人檔脫節(jié)、人檔分離。由于對引進(jìn)人才的經(jīng)歷和表現(xiàn)不甚了解，而采用由本人填寫履歷表自傳并提供證書等證明材料的方式重新建立起的檔案，很容易信息失真，也違背了干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、唯一性，造成人事檔案管理秩序混亂。

檔案材料內(nèi)容填寫前后不一，歸檔不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。如出生日期前后不一致，出現(xiàn)了多個(gè)年齡，參加工作時(shí)間不準(zhǔn)確，同一事件出現(xiàn)了不同的時(shí)間，更改名字沒有正規(guī)的手續(xù)，也沒有加以說明等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量，給人事部門辦理離退休、調(diào)資晉級、職稱評聘等工作帶來很多困難。年齡、工齡、學(xué)歷、待遇、職稱、職務(wù)必須以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)，對照政策認(rèn)真核對，不能由本人隨意填寫。需入檔材料太多，檔案用紙規(guī)格很不統(tǒng)一，雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大多是A4紙，高等院校的學(xué)歷材料、職稱評聘材料用紙大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格（文字）超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來諸多不便，也增加了檔案管理人員的工作量。對收集來的應(yīng)歸檔材料沒有按規(guī)定及時(shí)整理歸檔，導(dǎo)致所查閱材料不完整，失去了時(shí)效性。

（三）管理方式落后，開發(fā)利用不夠，現(xiàn)代化水平不高

近幾年隨著高校擴(kuò)招，人才引進(jìn)大幅增加，每年接收的人事檔案數(shù)量增加，加之人才流動(dòng)量增加，檔案管理人員的工作量也相應(yīng)地大幅上升。而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)明顯不適應(yīng)高校現(xiàn)代化建設(shè)和檔案管理的需要：一是資料收集手段落后。依照傳統(tǒng)的呈報(bào)程序，檔案材料沒有及時(shí)更新和補(bǔ)充，信息不新、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，影響了干部工作效率和質(zhì)量。二是管理方式落后。還是傳統(tǒng)的那種“你送我裝”、“你借我調(diào)”的管理方式，只注重收集，不注重信息的開發(fā)和分析。三是服務(wù)方式單調(diào)，對干部檔案利用開發(fā)不夠。

二、干部人事檔案管理工作的建議

針對上述問題，為了進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理工作，促進(jìn)其規(guī)范化管理、科學(xué)化應(yīng)用，使人事檔案真正適應(yīng)高等教育不斷發(fā)展的需要，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，就必須采取以下對策和措施：

（一）加大宣傳力度，增強(qiáng)人事檔案管理意識

新時(shí)期下，要做好干部人事檔案工作，就必須加大宣傳力度，從意識入手，提高領(lǐng)導(dǎo)及全體教職工的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好干部人事檔案管理工作的保證。檔案管理人員更應(yīng)該熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，樹立做好人事檔案工作的責(zé)任心和使命感，在工作中要敢于堅(jiān)持原則、嚴(yán)守制度，要有較高的政治素質(zhì)、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對每一份檔案材料都必須嚴(yán)格把關(guān)，做到真實(shí)、準(zhǔn)確、無誤。工作積極主動(dòng)，不拖拉，勇于吃苦，無私奉獻(xiàn)，盡職盡責(zé)地管好用好人事檔案，為干部的選拔、任免等組織工作做好準(zhǔn)備。

（二）做好人事檔案的收集、鑒別、歸檔工作，不斷規(guī)范和充實(shí)檔案內(nèi)容嚴(yán)格按照干部人事檔案材料的歸檔制度，及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，按照《干部人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地鑒別、審核、整理加工，保證歸檔材料的真實(shí)可靠。人事檔案管理要把好入口關(guān)，及時(shí)分類裝訂檔案材料，對不符合歸檔要求的檔案材料要及時(shí)處理，手續(xù)不全的材料要退回材料形成部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。對大小不規(guī)范、破舊的檔案材料進(jìn)行加邊、剪裁、裱糊，及時(shí)補(bǔ)打檔案目錄，使整理后的檔案案卷“完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用”。將能反映教師工作實(shí)績、培訓(xùn)、訪學(xué)、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄等材料充實(shí)到人事檔案中去，不斷豐富和創(chuàng)新檔案管理的內(nèi)容，提高人事檔案的利用效能，變刻板的資料為動(dòng)態(tài)的資料，客觀全面地反映干部職工的全貌。

（三）樹立發(fā)展創(chuàng)新觀念，利用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

改革傳統(tǒng)的管理方式，檔案工作人員就要采用現(xiàn)代化的思維，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，建立和完善教職工信息數(shù)據(jù)庫，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作，并及時(shí)維護(hù)更新數(shù)據(jù)庫信息，動(dòng)態(tài)化管理干部人事檔案信息，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。實(shí)行服務(wù)性管理，在工作中注重實(shí)效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，堅(jiān)持熱情服務(wù)，盡最大努力幫助用檔單位用足、用好檔案資料，更好地為各級領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為干部工作、人才工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)做好檔案信息的綜合分析及統(tǒng)計(jì)工作，建立人才信息庫，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體結(jié)構(gòu)提供第一手可靠的資料。

［1］龍明坤.如何做好干部人事檔案目標(biāo)管理工作［J］.貴州檔案，2002，（6）.

［2］繆小玲.改制型高校人事檔案管理存在的問題及對策［J］.包裝世界，2009，（5）.

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1673-0046（2010）8-0102-02