試論現代決策活動中的秘書職能

余婷

（延安大學文學院，陜西 延安 716000）

試論現代決策活動中的秘書職能

余婷

（延安大學文學院，陜西 延安 716000）

現代社會的發展與科技的進步要求決策實現科學化。作為領導的參謀和助手，要想在決策中更好地為領導提供服務，秘書必須充分履行管理事務和輔助決策的職能，幫助領導實現科學化的決策，使自身價值在科學化的決策中得到充分實現。

科學化決策；秘書素養；管理事務；輔助政務

一、現代決策活動的特點

隨著現代社會經濟和科學技術的迅猛發展，社會活動日益復雜多變，科學決策的呼聲越來越高。隨著自然科學、社會科學研究的不斷發展，尤其是信息技術的迅速普及，決策科學所需要的知識和手段日趨成熟；現代決策所面臨的對象內部結構錯綜復雜，而且彼此之間相互制約、依賴和滲透，某一方面決策很快會影響到其他諸多方面，決策的系統性科學性要求越來越高。在這種趨勢下，決策呈現了如下一些特點和要求：一是高速化。社會經濟和科技的迅猛發展決定了決策必然要實現高速化,時間的價值在現代決策中表現得極為突出和鮮明。二是準確化。現代決策必須做到準確，這不僅指質的準確，還表現為量的準確。三是相關化。現代決策面臨交織多變的事物，往往“牽一發而動全身”，必須全面考慮各種相關因素。四是信息化。決策系統的結構將一改傳統的直線式和“金字塔型”，而趨向于立體化，從多維空間取得信息，從而獲得生命力。五是兩極化。現代決策活動趨向于把大量規范性決策向下轉移，由中下層決策者和計算機來完成；高層決策者主要承擔起戰略性決策，將精力轉移到保證和提高決策的有效性上來。

二、科學化決策對秘書素質的要求

作為領導的助手與咨詢智囊，科學化的決策對秘書的素養提出了更高的要求，秘書必須具備各方面的綜合知識，遵守本行業的職業道德，同時具備突出的能力。否則便難以勝任本職工作，起不到應有的作用。

秘書工作具有綜合性和專業性的特點，因此，秘書要具有復合型的知識結構。由于秘書是為領導服務的，所以其知識結構應具備目的性，同時也要不斷充實完善，適應外界的變化。對于秘書人員而言，要能為領導提供有效輔助，首先要具備合理的知識結構。合理的知識結構應包括三個方面：基礎知識、專業知識和相關知識。基礎知識是秘書知識的最低層次。秘書人員的知識面要廣，基礎知識要扎實，為此秘書要掌握科學文化知識、馬列主義理論知識、政策法規知識，以提高文字功底和理論修養。專業知識是秘書知識結構的核心和主體，主要包括理論知識、業務知識和行業知識，它是秘書開展工作的手段和技能。相關知識是秘書的輔助知識，它可以拓寬秘書的視野，提高其交際溝通能力幫助秘書在緊張繁忙的工作中進行心理調節；同時，稱職的秘書履行自己的職能時，還必須遵守秘書行業的職業道德，否則便起不到領導助手與咨詢智囊的作用。秘書的職業道德包括：忠于職守，履行職責，不擅權越位；嚴守機密，服從領導，當好參謀；遵紀守法，廉潔奉公；文明禮貌，善于合作，恪守信用等。

秘書人員作為領導的參謀助手，不僅要積極主動地獻計獻策，還要具備將自己的聰明才智融進領導決策過程中的能力，這是一個由基本能力和專業能力組成的立體的能力結構。所謂基本能力，主要是指秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學的思維能力。這是秘書人員賴以吸收外界知識的能力，也是其他能力的基礎。秘書人員的專業能力，主要是指語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力和社交能力。較高的文字水平是對秘書的基本要求，秘書人員必須具備扎實的文字理解與寫作功底；較強的組織能力即要求現代的秘書是具有一定的組織和管理能力的人才；準確的判斷能力能避免決策失誤，減少工作中的差錯，對可能發生或即將發生的問題做出事先的估計，并據此確定相應的做法；敏捷的應變能力是秘書工作的性質所決定的，秘書工作會遇到許多突發事件，秘書必須以變應變，始終保持正確的思維方式，見招拆招，在最短的時間內拿出最合適和最有效的解決方案。

三、秘書在決策中的管理事務職能

科學化決策要求高效率，而秘書的事務管理與領導機關的工作效率有著直接的聯系。秘書快節奏高效率地管理事務，能有效地促進領導機關特別是領導者工作效率的提高，從而對整個組織運轉產生積極的影響，以適應科學化決策的需要。管理事務時要運用主導性原則，只要是本職工作范圍內的事務，都要積極主動地去管理，而不是消極被動，等待觀望，以免讓領導分心，保證領導把主要精力都投入到決策中去。

要想快節奏高效率地管理事務，首先必須了解事務性工作的特點：一是多樣瑣碎性。從接聽電話、接待來訪、車輛安排、福利發放、文件處理、檔案管理到承辦領導交辦的其他事項，所有這些都屬于秘書事務性工作內容，可謂面廣量大、千頭萬緒，秘書不得不埋首于“事務堆”里，花費大量的時間、精力去應對。這些事務性工作往往又是具體瑣碎的，而且很容易出錯，完成了這類事務性工作常常不為人所知，難見成績，而一旦處理不好就可能使領導工作甚至整個部門的正常運行受到影響，進而影響決策的質量。二是隨機突發性。一個部門通常按照既定的工作計劃和工作步驟開展日常工作。但即使將計劃制定得再完美，考慮得再細致，也常常會因突發事件的出現而打亂整個工作部署，秘書不得不充當“協調員、信息員”的角色，迅速調整策略，處置臨時性、突發性事件。三是領導指派性。秘書工作的核心就是為領導服務，這決定了秘書工作必須緊跟領導的需要。作為領導的參謀和助手，秘書除了要高質量地完成各項分內工作外，還必須完成好領導交辦的其他事務，甚至對領導委托辦理的個人私事也必須認真完成，支配領導時間和精力的另一種輔助形式，客觀上也為領導決策提供了必要的輔助。四是保密性。秘書工作具有很強的機密性，因此秘書處理各類事務必須嚴守保密紀律，知而不言，謹慎從事。秘書只有掌握了處理事務性工作的多種方法和途徑，增強處理的藝術性，才能充分發揮參謀助手作用，履行好秘書的職責。

領導決策是一種政務工作，但任何決策都離不開事務活動，優質的事務活動，可以極大地提高決策的效率和質量。秘書的事務工作包括通訊信息處理、檔案管理、更新辦公用具、籌備會議、收集資料、準備報告、公關接待、環境管理等等，任何一個方面出現問題，都會影響決策的質量與效率。因此，秘書應不分親疏、不圖名利、不違反原則，在管理事務時善于審時度勢，靈活善變，為領導的科學化決策提供優質的服務。

四、秘書在決策中的輔助職能

事務管理是輔助決策的基礎，一名稱職的秘書，其工作不能僅僅局限于事務管理上，特別是在科學化決策已成為時代潮流的今天，為了更好地適應科學化決策的環境，秘書人員還應輔助領導進行決策。

科學化決策的一個特點就是信息化，要使決策做到準確有效，占有大量數據和資料是極為重要和必不可少的條件。資料是否充分、準確和及時會直接影響到決策的質量，因此，搜集信息是一個重要的秘書職能，這就要求秘書在輔助決策時要樹立信息觀念。可以說，信息工作是貫穿秘書職能的主要形式，無論是撰寫公文，處理事務，還是協調督察，秘書人員無時無刻不在與信息打交道。獲取信息的一個主要途徑就是調查研究，然后才能在此基礎上對獲得的信息進行鑒別，取用信息，及時向領導反饋。在搜集信息時要特別注意全面搜集。首先明確領導意圖，然后據此搜集大量信息，經過辨別取舍，將信息按價值量大小提供給領導。

另一方面，秘書是領導者的助手，由于和領導一起工作，聯系緊密，客觀上為秘書發揮其參謀咨詢作用提供了更多的機會，其提供的意見和建議能起到參考作用。秘書的參謀咨詢職能有自己獨特的特點：一是隨機性。由于秘書和領導共同工作，相互熟悉，秘書可以隨時提出自己的意見和建議，領導也可以隨時征求秘書的意見。二是依附性。只有取得領導的信任，秘書才能發揮自己的參謀咨詢作用。三是多樣性和權變性。這是由依附性決定的，秘書必須根據具體情況，靈活善變，采用多種方法和手段，提出自己的意見和建議，以便使領導接受。

撰寫公文也是輔助決策的一個重要的手段。有人認為，寫作公文只是寫一些遵命文章，看不到文字工作的價值。其實撰寫公文在領導決策中發揮著“以文輔政，謀在其中”的重要作用。在決策的準備階段，要搜集信息，調查研究匯集意見；在決策進行中，要形成材料，參與論證；在決策實施階段，要收集反饋意見、總結完善。因此，文稿的寫作過程，就是為領導出主意并將自己的思考結果滲透到文稿中供領導參考，輔助領導決策的過程。的確，文字秘書的工作成果不代表個人的見解，而是為一個領導機關、領導集體或某一位領導“立言”。但正是在為他人立言的過程中，體現了自我價值，正所謂“為人作嫁”亦有價。同時能夠起到輔助決策的作用。

在決策實施過程中，秘書的一個重要職能便是協調和督察。由于組織的分工與合作是一個復雜的系統，秘書又居于中心樞紐的位置，必須要協調各部分之間的聯系，以理順各部分之間的關系，淡化、化解矛盾，以確保組織的正常運轉和高效率，使決策有效實施。為避免各部分執行決策不力，秘書還要肩負起督察的職能。協調和督察緊密相連，不可分割，秘書要在協調時進行督察，督察中進行協調。

秘書要在輔助決策中實現自己的價值，很重要的一條就是“無領導之位，學領導之能”。學會站在領導的角度思考、分析問題，得出符合領導意圖和實際情況的結論，這樣才能與領導“一條心”，“為領導所用”。一是學宏觀把握的能力。胸懷全局，正確把握外部環境對本部門發展的影響力，把握各個部門的工作在領導工作和全局工作中的地位和作用，把握各個部門工作之間的關系。二是學理解領會的能力。領導的意圖往往零散表達，有時甚至是隱性的，需要秘書多聽、多記、多歸納。領導意圖實際上是一個領導集體的意圖，講什么，怎么講，都具有很強的規定性，也是有規律可循的。

隨著經濟、科技和社會的不斷發展，決策活動必然會出現一些新的變化和特點，秘書職能也會相應地發生一些變化。在這個過程中，秘書人員必須努力提高學習能力、調研能力和創新能力，在實踐中堅持不懈地提高自己的素養，提高服務的層次和質量，針對新形勢、新變化，靈活機動地履行自己的職能，使個人價值在實踐中得到充分的實現，也使領導的決策活動更加科學有效。

［1］廖小鷗.第一次當秘書［M］.北京：企業管理出版社，2002.

［2］方圓.辦公室文秘事務處理技巧［M］.北京：石油工業出版社，2001.

［3］袁國維.秘書學［M］.北京：高等教育出版社，1990.

F27

A

1673-0046（2010）5-0182-02