淺談高校檔案的信息化管理

趙淑英

（赤峰學院 職教部，內蒙古 赤峰 024000）

淺談高校檔案的信息化管理

趙淑英

（赤峰學院 職教部，內蒙古 赤峰 024000）

隨著信息化新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代.全國檔案信息化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快了檔案進入信息社會的腳步.檔案信息網絡化是在加強檔案信息數字化管理基礎上，逐步向網絡化發展.通過網絡最大限度的開發利用檔案資源，使之更好地為經濟和社會發展服務.

高校檔案；計算機管理；數字化；網絡化

檔案信息化是我國信息化建設的重要組成部分，檔案信息化水平對檔案事業的發展有著舉足輕重的作用.國家檔案局制定的《全國檔案信息化實施綱要》要求，把建設數字檔案館列入事業發展規劃，充分運用信息化建設這一新的發展突破口，積極探索數字檔案之路，以發展數字檔案館為目標，創新檔案服務工作機制，由檔案實體的傳統管理向檔案信息現代化管理轉型，以適應信息化社會對檔案的新要求.

1 檔案信息網絡化的必要性

21世紀，是一個網絡的時代.但隨著科學技術的迅猛發展，檔案工作始終還處于從屬的地位.究其原因,主要有如下三方面：一是檔案信息形式多樣、年代跨越大、內容寬廣，很難把握,同時從事檔案工作的人員少、事情雜、整天忙于簡單的瑣碎的工作之中.而對所藏檔案價值也不完全了解，更不可能去研究,所以就無法超前地為社會開發提供服務，利用率就不高；二是檔案面對的利用者，是一群要求各異又是及其復雜的需求者.檔案人員很難預見利用者的利用意圖，顯然就不能按需主動提前編輯提供利用，也就只能是被動的要什么找什么的服務方式.就主動而言，也只是簡化查閱手續、熟練查閱工具的一種初級形式，而不能象計算機網絡那樣真正實現檔案查閱快捷、準確、高效化；三是檔案傳統利用方式決定了檔案的從屬性.檔案的價值是早已在經濟效益和社會效益中體現出來，但是不被人們所重視，故而人們在檔案發展上投入不足，造成人為的制約檔案工作的發展.

信息網絡時代能夠改變這一現狀.打開計算機，網上瀏覽一圈，就知天下事.這是信息網絡時代的突出特點.人們在小小的電腦前，可以快捷、準確、高效，遠距離地實現自己的愿望，真是方便又明了.這就是信息網絡時代對檔案利用者帶來的優越，也是檔案工作的一種變革，更是一種挑戰.隨著科學技術的迅猛發展，信息網絡的連通，檔案工作者只有隨時代的發展而提高自己，實現網上辦公、網上用檔，才能準確、高效地為利用者服務，才能讓檔案信息體現出真正的有效價值.

2 檔案信息數字化、網絡化是時代發展的要求

隨著網上政府工程的完善，電子文件的運作將成為辦公的主體，作為政府直屬的部門來說也不例外，也要積極地響應政府的號召，努力實現檔案信息化和辦公自動化，把檔案信息和網絡化融為一體.

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息.

目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”.高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段和途徑，同時可以提高檔案的管理效率.

網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中.以往檔案人員為開發檔案資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作.

其次，使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效.數字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用.平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作.這在科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用.在學校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計算機處理，檔案館的工作只剩下編制相應的檔號，整理上架.而計算機管理方面則只需對數據進行處理，已不再需要大量的數據錄入，數據錄入影響檔案計算機管理的“瓶頸”問題已不復存在.

校園網中各類數據庫的建立，使各類數據“數出一門”，使各類歸檔的數據能非常及時、準確.學校內的管理對象多，且具有一定的流動性，如學生入學與畢業、教職工的調離與退休等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過網上計算機管理的數字化檔案卻能隨時準確反映當前的情況.

3 高校具有檔案管理網絡化的優越條件

第一，具有豐富的電子資源.高等學校一直是科學發展的前沿領域，在接觸新知識，獲取新信息方面，高校檔案部門有著得天獨厚的優越條件.計算機在高校檔案管理中得到了廣泛的應用.高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息，進而產生了數字化檔案.第二，具有發達的信息傳播網絡.許多高等院校建立了校園網，并于教育科研網和國際互聯網相連.校園網的開通為學校教育，科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作，查詢資料、學術交流、籌備各種會議等等.既節約了經費，又贏得了時間，計算機網絡化管理的出現，使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境，并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式.第三，高校檔案館自動化建設經過多年的努力有了較快的發展，許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理.自動化建設大大的改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制度和完善.檔案數據庫建設也具備了一定得規模.第四，擁有一批素質相對較高得檔案管理人才.所謂近水樓臺先得月，一方面，高校作為教育和科研基地，擁有一批受過系統、專業教育、訓練的人才，為高校檔案管理人員的選擇、錄用、培訓提供了較好的環境.另一方面，高校計算機的廣泛運用和網絡的迅速發展，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才.所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有利的技術保證.

4 高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟

4.1 高校檔案館自動化建設初見成效

自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路.自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件.許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理.自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善.尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才.數據庫建設也具備了一定的規模.所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證. 4.2 經費緊張狀況得到初步緩解

經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙.加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度.通過I n t e r n e t、C E R n e t網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經初步認識到檔案館網絡建設的重要性和緊迫性.領導的重視，預示著經費的加大投入.檔案館自身通過多種創收渠道增加收入，增強了造血功能.近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀.

5 高校檔案數字化、網絡化存在的問題

5.1 數字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現有的高校檔案工作計算機管理模式，多數是建立在原有的手工管理模式基礎上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料.計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據.其結果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入.表現在：

首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入.編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄.以供展示或手工查閱.

其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體.這樣做檔案工作計算機輔助管理發展也失去了外在的動力.

5.2 高校檔案館網絡化建設中存在的問題

雖然高校檔案館網絡化建設對于高校信息資源的利用具有重要作用，并取得了很大的發展，但再許多方面還需要改進.第一，對檔案工作重視不夠，信息采集、整理方面存在很多問題.由于對檔案工作重視不夠，檔案信息的采集面窄、信息不完整的種種缺陷，各校建立的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，無法滿足社會的要求.第二，網絡建設參差不齊，標準化水平低.由于缺乏統一要求和有效的組織協調，各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊，目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差，而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大的盲目性，這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患.第三、網絡封閉，資源共享性差，網絡之優勢在于其開放性、共享性，由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的自給自足的局面.雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動，而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作.大多數檔案館仍然采取封閉式的辦館方式，不能充分發揮檔案網絡優勢，信息共享程度差.因此，建立高校檔案館網絡化協調機構，制定一系列有實際約束力的規范和標準，改革當前的條塊分割、各自為政的局面，建立一個系統、統一的全國高校檔案網絡，真正實現高校檔案信息資源共享.在這一建設中，尤其要注意加強標準化建設，通過制定共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式、著錄規則的標準、文件標引等，建立標準化的數據庫.同時，要充分利用高校資源優勢，開發館藏資源，加強數據庫建設，全面實現資源共享，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務.

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面.雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動.而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作.大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程.

隨著檔案信息化建設的不斷深入.學校檔案以數字的形式采集、存儲、以高度有序的自動化方式進行管理已是必然趨勢.充分利用學校的條件和優勢，進行學校檔案數字化建設，可以較快的步伐，實現檔案工作以手工管理向以計算機管理為主，以管理檔案實體為主向以管理檔案信息為主，以檔案存儲保管為主向提供利用、服務為主的轉變，為學校和社會提供高效、優質的檔案數字化信息服務.

〔1〕周曙東.電子商務概論[M].南京：東南大學出版社，2002.

〔2〕李超，周定文，黃驍儉.網絡財務[M].北京：中國財政經濟出版社，2002.

G 271

A

1673-260X（2010）08-0172-03