企業物資采購風險及其管理防范

○顏 冬 （華中光電技術研究所武漢光電國家實驗室）

企業物資采購風險及其管理防范

○顏 冬 （華中光電技術研究所武漢光電國家實驗室）

隨著市場經濟的深入發展，資源市場空間越來越大，而在全球企業的產品成本構成中，采購的原材料及零部件成本占企業總成本的比重隨行業的不同而不同，平均水平在60%以上。作為物流活動的起點，采購涵蓋了從供應商到需求方之間的貨物、技術、信息或服務流動的全過程。而采購活動一旦出現風險，企業的生產、銷售和資金周轉就會受到嚴重的影響，甚至會使企業無法正常運作。因此，對企業的采購風險管理與控制應深入到采購活動的各個環節。

一、企業采購面臨的風險

1、企業物資采購外因型風險

（1）采購合同欺詐風險。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，有時很難與正常的合同糾紛相區別。合同欺詐風險主要包括：以虛假的合同主體身份與企業訂立合同；以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保；接受合同當事人給付的貨款、預付款、擔保財產后逃之夭夭；簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉手倒賣從中謀利；供應商設置的合同陷阱，如供應商無故終止合同、更改合同條款、違反合同規定等。

（2）采購價格風險。由于供應商操縱投標環境，在投標前相互串通，有意抬高價格，使企業采購蒙價格受損失的風險。而當企業認為價格合理的情況下進行批量采購時，該種物資將可能在不久之后跌價，從而引發采購風險。

（3）采購質量風險。一方面由于供應商提供的物資質量不符合要求，而導致加工的產品未達到質量標準，給用戶造成經濟、技術、人身安全、企業聲譽等方面的損害。另一方面因采購的原材料質量有問題，直接影響到企業產品的整體質量、制造加工與交貨期，降低企業信譽和產品競爭力。

（4）技術進步風險。企業所生產的產品由于技術進步而引起貶值、無形損耗甚至被淘汰，造成已采購原材料的積壓損失；或者由于某種原材料因技術進步而發生變化，導致原有原材料因質量不符合要求而不得不棄之。采購物資由于新項目開發周期縮短，如計算機新型機不斷出現，更新周期愈來愈短，剛剛購進了大批計算機設備，但因信息技術發展快，所采購的設備已經被淘汰或使用效率低下，造成技術進步而競爭力下降的局面。

2、企業物資采購內因型風險

（1）合同風險。一是合同條款模糊不清，盲目簽約；違約責任約束簡化，偏信口頭協議、君子協定等；鑒證、公證合同比例過低等等。二是合同行為不正當。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當手段，如對采購人員行賄，套取企業采購標底；給予虛假優惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品。而有些采購人員則貪求蠅頭小利，犧牲企業利益，不能嚴格按規定簽約。三是合同日常管理混亂經常出現檔案分類模糊不清，無人管理的現象。

（2）采購驗收風險。由于人為因素造成企業所采購物資在進入倉庫前未按合同及制度要求，對采購物資數量、品種、規格、質量、價格、單據等多方面進行審核和驗收而引發的風險。如在數量上缺斤少兩；在質量上魚目混珠，以次充好；在品種規格上貨不對路，不符合合同規定要求；在價格上發生變形等。

（3）采購存量風險。采購量不能及時供應生產之需要，發生生產中斷造成缺貨損失而引發的風險。物資采購過多，造成積壓，其中多數因技術進步而導致的無形損耗，使企業大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機會利潤，形成存儲損耗風險。物資采購時對市場行情估計不準，盲目進貨，結果很快價格下跌，引起價格風險。企業“零庫存”策略，可能因供應商出現干擾因素，使企業因無貨發生生產中斷而陷入困境，或因供應商供貨不及時而造成缺貨的風險。

（4）采購責任風險。由于企業經辦部門或個人責任心不強或管理水平不高，造成采購物資不符合生產發展要求而形成的損失，也有不少風險是由于采購人員假公濟私、牟取私利而引起的。

（5）預付款風險。有時企業為了得到急需的物資，會采取預先支付貨款的方式購進物資。然而，一旦質量有問題，就會相互指責，影響企業信譽，且款項又被供方控制，處于被動局面。

二、企業采購風險管理與控制措施

風險管理是對潛在風險的提早防范和預警，并通過風險識別、評價和分析，及時、科學地處理各項風險，降低或消滅風險因素的影響，最終實現對采購過程的有效控制。針對上述采購中存在的內因型風險，首先應該考慮采購的物資必須是企業所需要的，其次應該對所要采購物資的質量和效用進行通盤考慮，在為企業節約采購資金的同時，保證采購質量。所以應該從以下幾個方面對采購中存在的風險進行管理和防范。

1、建立有效的組織管理機構

為使采購活動正常有序地運作，必須設立相應的組織管理機構做保障。從管理角度來考慮，在縱向方面，由企業經營者直接擔任或管理層授權高層管理人員擔任采購活動的主管，由采購、生產、技術、質量和財務等專業人員組成公司采購小組，在采購主管領導下作為企業采購活動最高機構，開展日常采購活動管理工作；在橫向方面，設立采購部門，接受生產、技術、質量、財務等橫向聯系部門的監督管理，并授權這些機構對采購業務有關計劃、技術、質量、結算等問題進行質疑、調查和監控。

2、建立有效的采購程序控制制度

建立和實施制度化的采購管理程序，這是采購管理工作有效進行的根本保證。實行采購計劃、供應商資格審查、合同簽訂、合同審核、標的驗收、經費支付相分離的制度，以此形成術業專攻和權力制衡，避免由于采購人員能力素質弱和尋租行為，以及管理制度不健全和管理疏漏而增加采購的風險。對重大物資采購業務定期開展審計制度，通過審計督查物資需求計劃的提報、采購渠道選擇、價格確定、質檢驗收、貨款支付等重點環節是否執行各項規章制度情況，預防腐敗問題的發生。既要注重考核采購員的專業能力考核，還應注重考核采購員的職業素養，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發生。

3、建立供應商資格審查和信譽等級評定機制

來自于供應商方面的風險往往使企業面臨重要的采購風險。實踐中可以通過建立供應商資格審查機制來降低和化解此類風險。一方面建立采購前供應商資格審查機制。實行采購前資格審查，不僅可以把住企業采購“準入關”、發放“通行證”，而且還可以落實對供應商的動態管理，加強監督檢查，降低采購風險。對于存在風險隱患、不符合資質條件的供應商不予進入企業的采購資格。另一方面建立采購中供應商資格審查機制。實行采購中資格審查，也就是落實對采購資格有效期限內的注冊供應商、參加采購活動的供應商和正在履行合同的供應商的資格審查。采購中資格審查內容，主要針對供應商質量管理體系運行和保持情況、質量管理水平和質量保證能力、財務資金狀況、配套企業協作關系情況和合同履行情況等方面進行展開。對于發生質量保證能力下降、資金狀況惡化等情況，影響到采購目標實現的，應立即采取相應措施降低或消滅風險，確保采購的效率和質量。

實踐中還可以通過建立信譽等級評定機制來降低和化解來自于供應商方面的風險。信譽是指供應商遵紀守法、履行責任和兌現合同承諾的程度。世界主要國家基本都建立了供應商信譽等級評定機制，加強了對供應商誠信的管理。實踐證明，供應商信譽等級評定機制不僅激勵供應商遵守履約期限、保證標的質量，還大大降低了履約風險，提高了采購的效益。建議以履約期限、質量、售后服務和工作協調性等內容為要素進行信譽等級分級評定，可以分A信譽好、B信譽較好、C信譽一般、D信譽較差和E信譽差五個等級。信譽等級評定不搞終身制，每三至五年評定一次。同時，對于信用等級好（A、B級）的供應商，可以在未來的采購項目招投標中適當加分；對于信譽等級差（D、E級）的供應商，可以限制或取消其一定期間內參與采購活動的資格，提高其失信成本。

4、建設風險評估指標體系

全面歸納影響企業采購的風險因素，深入剖析各項風險因素的屬性、發生頻率、發生概率和影響程度，科學確定風險評估指標和評估方法，以及各指標的權重和分值。通過運行風險評估指標體系，從而科學地制定采購計劃和預算，提高采購決策水平；全面規劃和設計采購活動，有效規避風險；實現風險的提早預防和預警，減少被動、增加主動；同時還可以積累有關風險的資料和數據，不斷改進未來的采購管理工作。

（責任編輯：胡冬梅）

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