勞動保障檔案利用新機制構建研究

□周子華

勞動保障工作事關國計民生，形成的檔案是重要的民生信息資源。勞動保障檔案內(nèi)容豐富，包括就業(yè)、工傷認定、傷殘鑒定、退休人員待遇審批、參保職工待遇申領、社保基金支付以及勞動監(jiān)察案件查糾等。一些地方的勞動保障檔案由系統(tǒng)內(nèi)各單位（科室）管理，因而基礎設施相對薄弱，管理水平不高。以如皋為例，就存在人手少、庫房緊張、管理不規(guī)范、信息化水平低等問題，尤其是分散保管不利于檔案綜合利用，直接影響利用效果。如何提高勞動保障檔案的利用效果，更好地滿足日益增長的社會需求，筆者認為，構建勞動保障檔案利用中心，實行歸口管理、統(tǒng)一庫房、集中存放、綜合利用的管理機制，能夠有效突破當前勞動保障檔案管理困境，最大限度發(fā)揮勞動保障檔案社會效益。

一、勞動保障檔案管理工作現(xiàn)狀

如皋市勞動保障工作涵蓋勞動就業(yè)再就業(yè)、勞動合同管理、農(nóng)村勞動力轉移以及社會保險登記申報、基金征繳、待遇支付以及勞動監(jiān)察、仲裁等方面，分別由局辦公室、就業(yè)、農(nóng)保、養(yǎng)老、醫(yī)療、社保和技工學校七個單位（部門）管理，均設有綜合檔案室，其中局機關還負責工傷認定、傷殘鑒定、勞動仲裁、勞動監(jiān)察、工人技術等級考核及社保基金監(jiān)管等檔案的管理。當前存在的主要問題有：

一是專職專管人員少。勞動保障檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業(yè)性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。我局除技校外其它單位有檔案工作人員6人，其中專職1人，兼職5人；高中學歷3人，大專以上學歷3人；專業(yè)技術職稱1人（中級），無檔案管理類技術職稱5人；在職在編4人，勞務人員2人。從統(tǒng)計看，除就業(yè)處外，其它單位檔案人員因一人多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，部分單位由勞務人員兼任，變動頻繁，保密意識差，責任意識不強，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

二是設施設備不到位。對照制度化、規(guī)范化的標準，與整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的要求還有一定的差距。有的庫房面積小，閱檔室與工作人員辦公室合二為一。有的檔案柜架老化，損毀嚴重，柜架庫存余量普遍不足，達不到5年余量的要求。有的庫房成了儲藏室，比較零亂。有的防護措施不到位，設施簡陋，離防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求有較大差距。有的單位不重視檔案工作，管理體制不到位，網(wǎng)絡不健全，形成的檔案不向綜合檔案室移交，更為糟糕的是有的單位檔案資料收集不全，多年來不收集整理，散失嚴重。

三是信息化水平低。勞動保障檔案信息化水平較低，有的沒有使用專用軟件管理，有的僅用EXCEL、ACCESS等工具制成表格實施數(shù)據(jù)管理，檢索、利用十分不便。最為關鍵的是勞動保障檔案還沒有實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，仍提供紙質(zhì)檔案利用，由于查閱頻繁，卷內(nèi)文件破損嚴重。因此，充分利用計算機信息化技術，構建勞動保障檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡化利用，顯得尤為迫切。

二、構建勞動保障檔案利用新機制刻不容緩

勞動保障檔案是推進就業(yè)再就業(yè)、和諧勞資關系、參保人員待遇申領、社保基金支付以及勞動監(jiān)察案件查糾的重要歷史資料，尤其以參保人員待遇確認、社保基金待遇支付一類的檔案尤為重要。近日國家人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》（部令第3號），社會保險登記材料將存檔100年，更是對勞動檔案管理工作提出了新要求。按照財政現(xiàn)行經(jīng)費預算機制，辦公經(jīng)費中能預算的檔案經(jīng)費有限，有的甚至是零經(jīng)費。當然，即使安排相應的經(jīng)費，就當前由單位分別管理的模式更會導致重復建設、重復投資、浪費資源等問題。構建勞動保障檔案利用新機制，籌建檔案利用中心能有效化解管理矛盾，促進勞動保障檔案管理工作健康發(fā)展。

一是利于檔案經(jīng)費專款專用。單位內(nèi)設檔案室沒有檔案專項經(jīng)費，添置檔案設施設備以及檔案的整理與維護等，需要各單位從辦公經(jīng)費中支付，是檔案管理窘境形成的一個重要因素。實行歸口管理，一方面可以解決經(jīng)費問題，檔案利用中心可作為勞動保障部門的下屬單位，所需經(jīng)費將列入市級財政預算；另一方面可以解決資源浪費問題，要達到定級標準，每個檔案單位都要配備辦公設備、檔案用具及檔案信息系統(tǒng)等，存在重復投資、重復建設、重復管理等問題，而檔案利用中心卻能根據(jù)定級管理要求，合理配置辦公設備、檔案設施與用具等，實現(xiàn)檔案管理資源的科學優(yōu)化。同時，統(tǒng)一規(guī)劃庫房，還可以解決各單位因辦公用房比較緊張，勞動保障檔案庫房嚴重不足的問題。

二是利于提升檔案管理質(zhì)量。影響當前勞動保障檔案管理質(zhì)量的因素有領導重視程度、工作人員專業(yè)技能等，但專職人員的缺乏仍是制約的主要因素。實行歸口管理、統(tǒng)一庫房、集中存放、綜合利用的管理體制后，根據(jù)工作需要將會配備一定數(shù)量的專職工作人員，他們不會像兼職人員那樣一人多崗，而是專職從事檔案業(yè)務工作，崗位明確，職責清楚，流程嚴謹，分工明晰。能夠形成統(tǒng)一的勞動保障檔案工作規(guī)劃，并通過專人指導、督查系統(tǒng)內(nèi)各單位檔案收集、整理、立卷、分類、裝訂、移交等工作，而有效提高檔案管理質(zhì)量。

三是利于推動檔案信息化建設。檔案利用中心的籌建是一個復雜的系統(tǒng)工程，不但需要形式的統(tǒng)一、物質(zhì)的統(tǒng)一，信息化建設更不能滯后，且必須是首要籌劃并完成的重要工作。檔案信息化建設的一項重要基礎性工作就是檔案的數(shù)字化處理，而這一工作投入大，技術性強，而由各單位自行保管的模式，開展好這項工作是不太容易的，也無此必要。

三、構建勞動保障檔案利用中心須具備的條件

勞動保障檔案利用中心是一個新生事物，更是一個創(chuàng)新之舉、利民之舉，需要整合系統(tǒng)內(nèi)各單位（部門）的檔案管理資源，配備一定面積的庫房和專職檔案管理人員。首先需要一個獨立的法人機構，確立合理的職責和人員編制，提供必須的經(jīng)費支撐。筆者認為，領導的思想認識、落實機構編制、機構集中辦公和信息化建設是構建勞動保障檔案利用中心的必備條件。

（一）領導的思想認識是前提。隨著我國社會保障制度的進一步鞏固和完善，人們的檔案意識與日俱增，檔案的調(diào)閱利用明顯增多，其重要性已得到實踐證明。這對加強勞動保障檔案管理，拓展檔案服務新領域，加快檔案信息數(shù)據(jù)化建設等提出了更高的要求。勞動保障領導班子一定要重視、關心、支持檔案工作，切實把檔案利用中心建設納入發(fā)展規(guī)劃。在利用中心建設前，要抓好下屬單位的檔案管理，落實專人，健全網(wǎng)絡，完善制度，強化督查，把檔案管理工作列入本系統(tǒng)年度考核范圍，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境，促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（二）落實機構編制是關鍵。檔案利用中心應是一個獨立法人單位，有專用編制、專職管理人員和專用管理經(jīng)費。勞動保障部門要努力爭取，陳述利弊，讓編制部門充分認識到勞動保障檔案工作的重要性，了解到社會對勞動保障檔案的需求，增強他們的感性認識，早日促成檔案利用中心的建設。

（三）機構集中辦公是基礎。我市行政中心已經(jīng)建成，目前便民中心正在規(guī)劃建設中，今后社保中心、醫(yī)保處、養(yǎng)老處及就業(yè)處將集中辦公，這將為統(tǒng)一規(guī)劃檔案利用中心奠定基礎。毋庸置疑，分散辦公將不利于檔案的移交與運轉，不利于單位日常的檔案查找利用，更不利于檔案信息化建設。

（四）數(shù)字化建設是抓手。檔案利用中心落腳點應在利用上。如何高效、便捷利用，數(shù)字化是關鍵。現(xiàn)在不少地方都開展了檔案管理的信息化，但僅是建設了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，勞動保障檔案的信息化不能停留在這樣的低水平建設上，要高起點規(guī)劃和尋求強力技術支持。勞動保障檔案量大、專業(yè)性強、利用率高，只有通過數(shù)字化才能更好滿足社會的檔案利用需求。

新時期勞動保障檔案面臨著機遇與挑戰(zhàn)，建設檔案利用中心是一個創(chuàng)新的思路，更是一個重要載體。加快利用中心建設步伐，推動檔案工作新發(fā)展，是勞動保障工作更好地服務于社會、服務于經(jīng)濟建設的內(nèi)在要求。因此，建立勞動保障利用中心意義重大。