淺談科研物資集中采購的內控制度建設

李小嘯,王 瑋

淺談科研物資集中采購的內控制度建設

李小嘯,王 瑋

科研物資;集中采購;內控制度

科研物資是指為完成科研任務而購置的各類物資。隨著政府采購法的實施,集中采購的范圍不斷擴大和延伸,科研物資采購也存在集中采購的要求。其目的是為了降低科研成本,提高科研經費使用效益,獲得更好的售后服務。但是科研物資集中采購存在權力過分集中的問題,同時由于科研經費自身的特點,如果內控制度不健全,極有可能出現科研成本不降反升、規模不經濟、售后服務質量差、腐敗等問題。因此,科研單位在進行科研物資集中采購過程中必須重視內控制度建設,通過完善有效的內控制度讓集中采購的優勢發揮得更好。科研物資集中采購的內控制度建設應主要從以下幾個方面入手。

1 不相容崗位(職務)相分離控制

不相容崗位(職務)是指那些如果由1個人擔任既可能發生錯誤和舞弊行為,又可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的崗位(職務)[1]。不相容崗位(職務)相分離的核心是“內部牽制”,要明確各個機構和崗位的職責權限,使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互牽制,形成有效的制約機制。在科研物資集中采購過程中首先要明確哪些崗位(職務)屬于不相容崗位(職務)。采購過程的不相容崗位(職務)一般包括:采購審批與采購業務經辦、采購業務經辦與采購會計記錄、采購會計記錄與科研物資保管、采購審批與監督檢查等。其次,要落實不相容崗位(職務)必須相互分離的原則。只要是不相容崗位(職務),在單位編制配置允許的條件下都應實行相互分離。

2 授權審批控制

科研物資集中采購的授權審批控制是指在辦理科研物資集中采購相關業務時,必須經過規定的授權批準。授權審批制度是管理層履行管理職責的重要手段和途徑,科研單位在制定授權審批制度時,要明確科研物資集中采購授權審批的范圍、權限、程序等,做到逐級審批,分工負責。授權審批控制不僅是采購業務順利開展的要求,也是經濟法規和財務管理要求,例如只有經過單位法定代表人授權簽訂的采購合同才具有法律效力,未經授權的采購合同沒有法律效力。授權審批制度簡單地說就是“采購合同的簽訂要有授權,采購款項的支付要有審批”。

3 計劃控制

科研物資集中采購的計劃控制包含兩方面的含義:一方面是采購活動本身的計劃控制。采購部門可根據科研任務的實際需求,兼顧臨時性需求,制定切實可行的采購年度計劃和零星采購計劃,盡量減少采購活動的隨機性、盲目性,不斷提高批量采購、規模采購的程度,提高采購效益。另一方面科研任務本身的計劃控制。除科研基礎條件建設外,大部分科研集中采購的物資都是科研任務開展所必需的物資,科研物資采購計劃必須與科研任務計劃保持一致,體現科研任務的進度安排。科研計劃的控制通常由科研業務主管部門負責實施。

4 預算控制

全面預算管理是統籌經費使用、貫徹管理層管理意圖、保證經費使用效益最大化的重要手段。預算控制的內容應涵蓋采購活動的全過程。在科研物資集中采購過程中,首先,預算控制必須明確采購所需預算經費來源。科研物資采購所需經費根據來源不同可以分為動用單位留用經費和科研任務經費,不管經費來源于何處,為保證采購活動的順利實施都必須先確定經費來源。其次,要確定預算的項目和標準。確定預算項目和標準必須進行大量的調研,使預算標準盡可能與實際開支保持一致,同時滿足科研任務的實際需求。第三是確定采購預算的編制方法、上報匯總程序。在實際工作中,科研物資集中采購預算的編制應針對不同采購項目而有所不同,但是不管采用自上而下還是自下而上的方法,其決策權都應落實在內部管理的最高層,由這一權威層次進行決策、指揮、協調。第四是審定采購預算并下達預算指標。第五,預算執行過程的監控、預算調整、預算業績的考核和獎懲。科研經費預算控制通常由財務部門負責實施。

5 采購程序化控制

采購程序化是指按照開展采購活動各環節的先后次序,組織實施科研物資采購,保證采購任務順利進行[2]。采購是一項政策性、技術性很強的工作,必須按照明確的程序和方法進行組織,才能保證采購規范有序。首先,要建立規范的采購程序。科研物資采購程序應嚴格按照編制采購預算、下達采購計劃、組織實施采購、組織質量驗收、集中支付資金等程序組織實施。其次,要以健全的采購制度為基礎,建立起分段管理、分工協作、有效監督、順暢高效的管理體制,劃清各職能部門和采購機構的職責,對采購預算、采購計劃、采購實施、經費支付等環節的業務流程、操作流程作出規范,從而保證采購活動規范、有序、健康運行。在實際科研物資采購工作中,要從需求計劃的提出、采購預算的明確、采購計劃的匯總、采購操作的實施等環節逐一規范,盡可能地縮短、簡化程序環節的鏈條,減少采購工作中的審批事項和工作職責的重復交叉,最大限度地為采購機構提供便利條件。要明確采購工作各環節的崗位責任制,規范各崗位的工作時限和質量要求,將提高采購效率的目標要求落實到采購工作的各個環節、各個崗位,從而實現采購活動規范運行、順暢高效,為科研提供方便快捷的服務。

6 績效考評控制

對科研物資集中采購活動進行績效考評是內控制度建設中非常重要的一個環節,但是目前很多單位對這一控制環節的建設重視不夠。首先要對科研物資采購活動設置科學的考核指標體系,績效考評體系通常包括群眾滿意度評價、科研經費使用效益、科研物資質量和后續服務等方面,對采購活動中各職能部門和全體員工的業績進行定期考核和客觀評價,并將考評結果作為確定干部晉升職務、獎勵、處分等的依據。績效考評控制通常由人力資源部門負責實施。

7 結束語

科研物資集中采購的內控制度建設是一項復雜的系統工程。完善的內控制度建設對于提高科研經費使用效益是非常必要的,但是由于內控制度自身固有的局限性和成本效益的考慮,它的監督不可能面面俱到,特別是對集體串通舞弊等行為常常無能為力,因此實施內部控制建設必須與政治思想建設緊密結合,雙管齊下,用內控制度約束人,用思想教育感染人,使采購業務相關人員自覺抵制各種不良習氣的侵襲,真正做到內強素質,外樹形象,有效防范各種風險,保證采購工作順利開展。

[1] 全國會計專業技術資格考試領導小組辦公室.高級會計實務科目考試大綱(2008年)[M].北京:經濟科學出版社,2008:116-136.

[2] 佟勝海.正確處理現代軍事采購的若干重大關系[J].后勤學術,2006,(8):48-51.

R82

B

1009-0754(2010)03-0253-02

2010-05-07)

(本文編輯:林永麗)

200433 上海,海軍醫學研究所管理處