淺論電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制

談 琳，劉茹英

（淮南東方醫(yī)院集團(tuán)廣濟(jì)醫(yī)院，安徽 淮南 232001）

淺論電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制

談 琳，劉茹英

（淮南東方醫(yī)院集團(tuán)廣濟(jì)醫(yī)院，安徽 淮南 232001）

闡述了會(huì)計(jì)電算化的深層含義，分析了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制的特點(diǎn)，并閱讀大量參考文獻(xiàn)，探討了會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)；提出了在會(huì)計(jì)電算化下如何加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度問題，以確保單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運(yùn)行，充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和高效性，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)。

會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制；措施

DO I：10.3969/j.issn.1671-4733.2010.01.17

會(huì)計(jì)電算化是電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中應(yīng)用的簡稱，就是把以電子計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中，以提高財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。內(nèi)部控制是單位為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序，包括內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制則是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特殊形式。財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》中指出：“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施”。

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化管理的企業(yè)越來越多。因此，如何充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的便捷高效，使企業(yè)內(nèi)部控制在新的環(huán)境下不落后于形勢(shì)，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供正確的信息，創(chuàng)造更高的效益，建立一整套適合電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得很重要。

1 會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制的特點(diǎn)

1.1 會(huì)計(jì)崗位發(fā)生變化，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)缺乏有效牽制

由于會(huì)計(jì)電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化，與此相適應(yīng)，會(huì)計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化，使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失，信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效，如不及時(shí)調(diào)整將形成內(nèi)部控制隱患。

1.2 會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)方式發(fā)生變化

會(huì)計(jì)電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁（光）介質(zhì)上，極易被篡改而不留痕跡，偽造、變?cè)鞓I(yè)務(wù)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料失真，賬、實(shí)不符，給一些不法之徒提供了可乘機(jī)會(huì)。另外，數(shù)據(jù)集中在磁（光）介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災(zāi)、被盜、感染病毒等，容易造成數(shù)據(jù)丟失。

1.3 會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制將有賴于電算化程序的質(zhì)量

如電算化程序本身的漏洞，就會(huì)降低系統(tǒng)的安全性。現(xiàn)有的會(huì)計(jì)人員對(duì)自己的口令并不十分重視，安全意識(shí)淡薄，操作口令管理不嚴(yán)，容易泄密或被人竊取，帶來巨大隱患。

1.4 會(huì)計(jì)電算化中的反記賬或記賬清除功能的使用，對(duì)會(huì)計(jì)賬薄的嚴(yán)肅性有一定的影響

從本質(zhì)上講，反記賬功能是對(duì)錯(cuò)誤的一種更正行為。而用手工方式記賬后是不允許重新記賬的，對(duì)于賬本上的錯(cuò)誤，應(yīng)采用畫線更正法、補(bǔ)充登記法或紅字沖銷法來更正，更正錯(cuò)誤的過程被留下痕跡，這樣才能確保會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量和可信度。會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻?chǔ)存在磁性介質(zhì)上，使會(huì)計(jì)核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。

手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度，在會(huì)計(jì)電算化條件下已難以發(fā)揮其作用，因此必須加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)控制度。

2 如何加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)控制度

2.1 電算化下會(huì)計(jì)處理操作程序的具體控制

為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定嚴(yán)格的操作規(guī)程。操作規(guī)程主要指計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：

各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證；

數(shù)據(jù)錄入員對(duì)輸入數(shù)據(jù)有疑問，應(yīng)及時(shí)核對(duì)，不能擅自修改；

發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正；

開機(jī)后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場(chǎng)；

要做好日備份數(shù)據(jù)，同時(shí)還要有周備份、月備份。

當(dāng)然，這些制度還必須隨著企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯(cuò)誤的發(fā)生，從源頭上確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性。

2.2 操作人員職能控制

由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能的相對(duì)集中，企業(yè)必須制定相應(yīng)的組織和管理制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。所謂職責(zé)分工是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。而組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。

2.3 系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全的控制

加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動(dòng)用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計(jì)算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括：訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電算化會(huì)計(jì)人員操作財(cái)務(wù)專用電腦；設(shè)置操作權(quán)限；操作人員身份的密碼控制；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離；機(jī)房的工作環(huán)境保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等。針對(duì)這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。

2.4 內(nèi)部審計(jì)控制

內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度。企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立部門，在審計(jì)委員會(huì)或高層決策機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下工作。在會(huì)計(jì)電算化中，由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài)，因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面：

對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；

審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看帳冊(cè)內(nèi)容，做到帳表相符，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的帳表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整；

監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；

對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

2.5 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲(chǔ)介質(zhì)。電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，又是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理，是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證；是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份，并做好防止計(jì)算機(jī)病毒侵襲的工作。所有財(cái)務(wù)檔案均應(yīng)做好防火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期進(jìn)行整理，磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。

2.6 操作人員的職業(yè)道德建設(shè)

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”，但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，甚至惡意的修改軟件程序，修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，非法取得口令，最終還是達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此，道德規(guī)范、行為準(zhǔn)則、能力素質(zhì)的建設(shè)應(yīng)直接納入內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)財(cái)務(wù)人員的選用與培養(yǎng)，努力增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的主體誠信。

隨著會(huì)計(jì)電算化在我國企業(yè)的普及，在給會(huì)計(jì)人員帶來方便快捷高效的工作方式的同時(shí)，無疑也增加了信息的安全隱患。但是，任何事物都不是完美無缺的，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)替代傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，將使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不斷更新和完善。企業(yè)對(duì)由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴度也會(huì)越來越大，這些會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。同時(shí)也只有在嚴(yán)格的控制下，才能預(yù)防和減少計(jì)算機(jī)犯罪的可能性。這樣才能充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和高效性，才能為企業(yè)的管理層提供準(zhǔn)確及時(shí)的決策信息，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)。因此加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作中以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的一個(gè)問題，并且內(nèi)部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。

［1］張雪麗.試論會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響［J］.集團(tuán)經(jīng)濟(jì)研究，2007，（11S）：375.

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On the Internal Control of Accounting Computerization System

TAN Lin，L IU Ru-ying
（Guangji Hospital，Eastern Hospital Group，Huainan Anhui232000）

This paper analyzes the deep meaning of accounting computerization system，and the characteristics of internal controls，and from a large number of references，the paper explores the internal control of the accounting computerization system.Accounting computerization presented how to enhance and improve the internal control system of accounting issues，in order to ensure that units are implementing accounting computerization，the system can operate normally，safely and effectively，and give fullplay to the accuracy of accounting computerization systems，thus achieving the goal of maximizing corporate value.

accounting computerization；internal control；measure

F232：TP273

A

1671-4733（2010）01-0060-03

2010-02-23

談琳（1975-），女，安徽淮南人，會(huì)計(jì)師，從事會(huì)計(jì)工作，電話：0554-5726271。