簡論電算化下會計檔案管理存在的問題及對策

王珍

（濰坊學院，山東濰坊261061）

簡論電算化下會計檔案管理存在的問題及對策

王珍

（濰坊學院，山東濰坊261061）

會計電算化的實行產生了許多機讀數據與文件，賦予了會計檔案管理許多新的特點，同時也產生了新的問題。應從健全法規制度、提高管理人員素質、定期整理拷貝會計數據、完善硬件設施建設方面而入手加以解決。

會計檔案管理；問題；對策

電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化，計算機操作系統及網絡操作系統型號，會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

一、電算化下會計檔案管理存在的問題

1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度。沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定，也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等。

2.人員培訓和管理不到位。由于從業人員專業技術培訓的缺乏，個別會計電算化檔案管理人員不熟悉電算化業務，加之對計算機知識知之甚少，不能獨立備份數據和定期檢驗數據，致使調用這些數據時出現備份不全、存儲介質損壞、備份數據與當前軟件版本不符等問題。

3.電子會計檔案不完整。會計電算化雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

4.會計載體本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可使用，因此目前許多單位因為沒有將會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用。《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印的紙質會計檔案，并對保存期限作出規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份；未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據損壞或丟失。

二、存在問題的原因分析

1.缺乏明確的規章制度。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老辦法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

2.對會計電算化本身理解的偏差。許多單位的會計人員僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

3.尚未引起有關部門的重視。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。

三、電算化下會計檔案管理對策

1.建立健全法規和制度。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等內部管理制度，是管理好電算化會計檔案的保障。

2.提高會計檔案管理人員素質。由于會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性與嚴密性的特點，作為一種專門檔案，不能按一般檔案的管理辦法進行管理，而應該按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學知識，還應具備會計專業知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用各種管理軟件。培養和引進一批既掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業務，專門從事會計檔案管理的工作人員，才能適應新時期會計檔案管理的要求。

3.定期拷貝整理系統中的會計數據。在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好并記錄以下內容:檔案形成的時間、會計數據的內容及備份，需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作。

4.完善硬件設施建設，提供優良的存儲介質存放環境。要提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具；選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找；對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換。

5.加強電算化會計系統的保密工作。針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應設置包括輸入、輸出控制，將源程序與數據加密，設置密碼口令；強化系統的安全防護功能，要注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

[1]姚玉芬.完善電算化會計檔案管理的思路[J].山西財稅,2007,(9).

[2]周輝,賈亞男.會計電算化與網絡化工作在實踐中的思考[J].會計之友,2007,(1).

[3]白曉軍.會計檔案工作中存在的問題及對策[J].檔案天地，2003,(1).

責任編輯：陳冬梅

G27

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1671-4288(2010)03-0147-02

2010-04-20

王珍（1980—），女，山東臨朐人，濰坊學院宣傳部教師。