電子文件對檔案管理工作的影響及對策

池紫芬

(廣州市商貿職業學校，廣州510163)

電子文件對檔案管理工作的影響及對策

池紫芬

(廣州市商貿職業學校，廣州510163)

在信息時代，隨著計算機技術和網絡技術的普遍應用，電子文件取代紙質文件是歷史的必然趨勢。它正逐步改變傳統文件的處理和檔案的管理方法，并將對今后檔案事業發展產生深遠的影響。

電子文件;檔案管理;影響;對策

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子圖紙、電子報表等。隨著計算機和網絡技術的普遍應用，電子文件在檔案工作中大量出現，用傳統的檔案管理方法已無法有效地管理全新的電子文件，它在收集、整理、鑒定、保管、提供利用、檔案信息編研等環節上的管理都與傳統紙質文件的檔案管理工作有一些不同之處。本文從五個方面談談電子文件給檔案管理工作帶來的一些影響和對策。

一、電子文件對檔案業務工作的影響

1.電子文件改變了傳統檔案歸檔立卷的方式。歸檔立卷是傳統檔案工作中的一項重要內容，它是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點。紙質文件形成后先由文書部門立卷后交檔案部門歸檔，每年集中歸檔一次，它已成為檔案業務工作的固定程式，而電子文件打破了這個固定程式。電子文件可隨時生成、更改，并及時存儲到辦公信息數據庫中，供檔案人員、技術人員和業務人員所共享。這使得文件與檔案之間沒有明顯的界限，也無須每年一次的立卷歸檔工作。

2.電子文件提高檔案整理、分類工作的效率。整理是傳統檔案工作的工作重點。它耗費了檔案工作人員大量的時間和精力，紙質材料文件逐件整理，分類明確，歸入適當的類目，費時又效率低。但在電子文件環境下，電子文件通過計算機信息管理系統迅速、有效、多角度地進行分類、整理，實現電子文件的高效管理。

3.電子文件內容的真實性影響檔案鑒定工作的難度。電子文件內容的真實性是其是否具有保存價值的前提。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大。根據傳統檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限。而電子文件一方面由于制作方便，產生比以往更多的文件，大大增加文件管理人員的鑒定工作量;另一方面由于用戶的需要，信息和數據可以重復地修改和添加，很難給電子文件劃定固定的保管期限，這些都是檔案鑒定工作所面臨的新課題。

4.電子文件改變傳統檔案的保管方法。傳統檔案的保管維護中，主要強調防潮、防塵、防蟲、防霉、防有害氣體等措施，要求保管的場地面積大，須具備大量的檔案架和鐵皮柜存放紙質文件。而在辦公自動化系統，由于電子文件信息存儲的高密度性，使檔案存儲方式由檔案柜轉變為用數字存儲器以及光盤、磁盤存儲，極小空間可存放大量的數字文件，有效緩解了傳統檔案保管中檔案數量龐大與庫房空間相對狹窄的矛盾，為保管工作提供便利。

5.電子文件的廣泛普及為傳統檔案工作的利用開辟了新的途徑。傳統檔案的利用必須在檔案館進行，且受開館、閉館時間的制約，無法隨時進行;同時文件的利用過程花費利用者大量的寶貴時間，包括路途時間、等候時間、檢索時間等，然而檔案館僅能提供閱讀、復制較單一的利用方式，利用效果差。進入信息時代，人們追求信息時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。電子文件充分利用現有網絡資源，集中管理網絡內各部門的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件，通過網絡傳輸使需求者不受時間、地點的限制，跨地區在電腦終端檢索、查詢和利用，實現電子文件信息資源的共享，體現了電子文件高效快捷、便利的使用特點。

電子文件利用帶來前所未有的優勢的同時，也帶來了紙質文件時代所沒有的安全問題。主要是文件信息的安全性難以控制，由于電子文件信息與載體的可分離性和易改性使電子文件信息在利用活動中隨時面臨著被修改、盜竊、甚至被銷毀的危險。此外，電腦病毒通過修改程序，并把自身的拷貝嵌入其中而實現對其他程序的傳染，導致網絡不安全隱患增加。

二、采取的對策

針對電子文件對檔案管理工作帶來的一系列影響，所采取的對策是:

1.建立健全電子檔案管理工作的各項規章制度。檔案工作的開展，需要有相關法規、制度的保證。建立健全各項規章制度，如:電子文件歸檔制度、保密制度、鑒定制度、電子檔案備份制度、網上利用者身份確認制度和網絡安全制度等，這樣有利于檔案管理工作有條不紊地進行。

2.檔案部門介入電子文件的運作和管理。一些發達西方國家將檔案管理延伸到文件管理中。比如加拿大的《文件保管期限表》，提出“電子文件從生成時就建立檔案管理”的要求，這說明前端控制的重要性。從電子文件的形成，運行到歸檔管理，由主管部門或負責人統一協調，指定檔案部門人員負責。如為確保電子文件的完整性和有效性，應從電子文件形成起就進行妥善管理;定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯機傳輸，在計算機網絡上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上;具有保密要求的電子文件，上網時必須符合國家或部門的規定，要做好嚴格的安全保密措施，嚴防涉密電子文件在網絡開放。

3.對電子文件憑證價值法律效力的確認。電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、復制的特征，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在，以至于難以確定其真實性、合法性、有效性，憑證價值失去基礎，由于一系列技術和立法問題尚未解決。因此，目前大多數國家對電子文件的法律效力問題仍沒有很明確的解決方案。我國把這個問題包含在計算機信息系統的整體法律認定上。筆者認為解決好電子文件的憑證性，必須要從管理制度、行政法規抓起，并強調以嚴格的技術措施來保障。

4.對電子文件內容真實性的保護。影響電子文件內容真實性的因素主要有兩方面:一是電子文件信息的易改性，極易不留痕跡地改動文件信息;二是對軟硬件的依賴性，由于軟硬件升級換代，為了保證電子文件的可讀性，必須對文件遷移，在遷移過程中造成文件部分信息的變化或失去。此外，人員素質對電子文件內容也有一定影響。因此，保證電子文件真實性需要從管理措施和技術措施兩方面進行:首先，在管理上加強對參加電子文件制作和管理的人員進行嚴格的審查，從人員素質、綜合能力、政治要求等方面多角度地選擇，在源頭上保證電子文件原始性、真實性。其次，在技術上通過運用電子印章或電子簽名等方法對電子文件進行簽發處理;在辦公自動化網絡中，自動對每份電子文件的修改、存貯、傳輸等任何操作都進行實時登記，以密碼形式存貯并有防刪改措施;提高軟件平臺的兼容性，能夠讀取多種文件格式，以保證文件遷移內容的真實性。

5.電子文件利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的，與紙質檔案的利用相比，電子文件利用安全措施更加難以控制。因此，在電子檔案的利用中，應采取以下方式:⑴提供利用時，應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。⑵依據電子檔案內容的密級進行分層管理。通常情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用。對于提供利用的拷貝件制作，必須在有效監控下進行。⑶信息在傳輸過程中，必須對信息內容進行加密，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。⑷不論采取何種利用方式，系統都應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關的記錄，作為對利用工作查證的依據。⑸利用系統應有較強的容錯能力，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

6.加強培訓，提高檔案人員的綜合素質。要通過各種方式對檔案人員進行檔案業務及現代化信息技術知識培訓，使檔案人員在掌握好本專業的同時，掌握計算機知識和操作技能，積極參與檔案管理軟件的開發工作，培養出復合型管理人才，以適應檔案現代化管理的需要。

［1］馮惠玲.電子文件管理教程［M］.北京:中國人民大學出版社，2001.

［2］王煒，劉軍.電子文件對檔案工作的影響及對策［J］.北京檔案，1999，(4).

［3］易碧榮.電子文件的歸檔管理和有效利用［J］.檔案學研究，2004，(4).

The Influences and Strategies of Electronic Documents to File Management

CHI Zi-fen
(Guangzhou Trade Profession College，Guangzhou 510163，China)

Computer technology and network technology have been widely used in this information age.It is a inevitable tendency that electronic documents will take the place of paper documents.This trend gradually alters the way that we deal with the documents and manage the files，which influents the development of archival undertaking fatherly and widerly.

electronic documents;file management;influence;strategy

G276

A

1001－7836(2010)02－0183－02

(責任編輯:喬瑞雪)

2009－11－26

池紫芬(1971－)，女，廣東梅州人，助理館員，從事檔案管理研究。