基于集團管控模式的辦公自動化系統開發實踐

吳曉峰，屈建，彭靖龍，曹永彬，車玉平

（1萊蕪鋼鐵集團有限公司自動化部，山東萊蕪271104；2濟鋼集團有限公司自動化部，山東濟南250101）

基于集團管控模式的辦公自動化系統開發實踐

吳曉峰1，屈建1，彭靖龍1，曹永彬2，車玉平1

（1萊蕪鋼鐵集團有限公司自動化部，山東萊蕪271104；2濟鋼集團有限公司自動化部，山東濟南250101）

通過分析山鋼集團各主要生產經營單位辦公自動化系統的現狀，結合集團管控模式和辦公業務需求，采用HA、SOA、SSO等技術，成功開發了地址簿共享，為集團公司戰略管控目標的實現打造了一個集信息交互、知識管理為一體的協同辦公平臺。

戰略管控；辦公自動化；地址簿共享

1 前言

隨著山鋼集團“四個中心”的成立和集團管控一體化進程的加快，需要集團公司各部門之間快捷、高效的業務協同。借助現代信息技術，構建統一、集成的協同辦公平臺，實現異地人員在同一平臺上辦公，是大型集團快速實現集團管控目標的有效途徑和必然選擇。因此，梳理山鋼集團信息流轉流程，整合子公司現有辦公自動化系統，構建山鋼集團統一的辦公自動化系統，打造一個數據共享、信息交流的平臺是非常必要的。

2 山鋼集團辦公自動化系統分析

2.1 系統現狀

目前，山鋼集團主要子公司辦公自動化系統的建設和使用情況：濟鋼、萊鋼使用了慧點的Indi.office；金嶺礦業、張鋼使用了用友的A6；其他單位未使用OA系統。濟鋼和萊鋼的辦公系統互相獨立，地址簿不能共享，郵件和公文不能互傳；Indi.office和A6互不兼容。

2.2 系統建設目標

1）基于統一的架構建立面向企業管理人員的協同工作平臺，實現安全有效的公文和各種項目的流轉、審批和監控，實現文檔管理一體化，應用平臺將覆蓋集團總部和各子公司的核心管理層。

2）在統一平臺和標準的基礎上，充分考慮并適應各成員企業自身的特點和業務特色，建立與各成員企業管理及業務特色相匹配的辦公系統，滿足各個企業的個性化需求和分級授權管理。

3）建立信息交換和發布平臺，實現集團內部各單位之間電子公文的安全分發和企業信息的快速發布，實現集團管控。利用最新的技術逐步實現協同辦公系統與集團業務系統的數據資源整合，建立集團內部便捷統一的大辦公平臺，實現營銷、物流等業務報表的傳遞，提高山鋼集團間文件、信息傳遞效率，加強集團內部文件跟蹤與反饋管理，提高集團管控及文件和報表傳遞的安全性、及時性。

整個信息化建設的過程將具有前瞻性和先進性，建設的系統要做到安全、規范、開放、靈活及可擴展。

2.3 系統建設內容

1）組建專網。組建山鋼集團同濟鋼、萊鋼、張鋼、萊蕪礦業、魯南礦業、金嶺礦業、鋼城礦業7個子公司的辦公系統專用網絡；其他單位和外出人員辦公采用VPN接入；同時，為了保證數據的傳輸安全，加密辦公系統相關的數據。

2）系統選型。考慮到Indi.office已在濟鋼、萊鋼等企業應用，選用慧點公司的Indi.office。對濟鋼、萊鋼OA系統在保留原有功能的基礎上進行升級和整合；礦業公司組成單位金嶺鐵礦、鋼城礦業、魯南礦業、萊蕪鐵礦掛靠到礦業公司的OA系統；其他下屬子公司、分支機構等單位均使用總部OA系統。

3）濟鋼和萊鋼的升級改造。對濟鋼和萊鋼的OA系統升級改造，實現萊鋼、濟鋼服務器和集團總部服務器的相互認證，做到數據同步、地址簿共享、郵件互發、公文相互審批和傳閱，達到信息共享的目的。同時修改地址簿結構，解決領導的跨單位兼職和多地辦公問題。通過一系列的整合，將原來各自獨立的系統，整合成統一的、適合山鋼集團戰略管控模式的集團型辦公自動化系統。

3 辦公自動化系統的技術實現

系統采用目前主流辦公自動化系統IBM Lotus Domino/Notes作支撐平臺進行系統的設計開發，充分考慮相應的安全策略，保證公文在存儲、流轉和傳輸過程的安全和保密。

3.1硬件架構

根據目前山鋼集團辦公系統的情況，系統分為OA應用服務器與郵件服務器，配置2個4C、8G的Power6刀片AIX小型機服務器，通過部署磁盤整列使用HA實現應用系統和郵件系統的失效轉移；金嶺鐵礦部署在獨立的網絡中，因用戶數較少，把OA應用服務器與郵件服務器合二為一作為總部系統的子系統；2套系統通過專線互相通信。辦公系統硬件架構見圖1。

圖1 山鋼集團辦公系統硬件架構

3.2 軟件架構

整個山鋼集團的辦公自動化系統是以山鋼集團辦公自動化系統為基礎，將目前的濟鋼、萊鋼的系統做互聯互通，實現關鍵業務和重要崗位業務公文的上傳下達、郵件互通等。在山鋼集團OA基礎上，部署金嶺鐵礦的辦公子應用系統，實現山鋼集團與下屬企業的集成，最終搭建成為一個統一的辦公管理平臺。自動化系統軟件結構見圖2。

圖2 山鋼辦公自動化系統軟件結構

3.3 軟件功能

1）郵件管理。電子郵件系統是辦公自動化系統中最基本的模塊，也是其他業務模塊的基礎。除員工通過郵件交流外，系統中的其他模塊如公文流轉、會議管理等也要通過電子郵件系統來發送通知。

2）公文管理。主要分為發文管理和收文管理。發文管理實現內部管理公文和業務的公文流轉，實現從擬稿到紅頭文件下發的一個完整流程的控制；收文管理是對上級來文的處理，完成上級來文的審閱和辦理，流程有來文登記、辦公室擬辦、文書辦理、領導批閱、部門辦理、來文轉發、歸檔等。對收文和發文的整個流程可全程進行跟蹤。

3）業務辦公。業務辦公主要處理企業和部門辦公事務，包括會議管理、車輛管理、工作安排、辦公用品管理、圖書管理、出差管理、網上報修等。

4）業務報表。業務報表系統實現了產量產值月報、技術經濟指標月報及綜合信息月報等報表的建設。全面利用分散的數據，生成各類報表，并對大量報表進行分類管理和數據匯總，匯總后的數據通過圖形展示，大大提高相關報表展示的直觀性。

5）系統管理。系統管理模塊提供數據庫和用戶管理功能，對系統內所有角色及其權限進行設置和維護。根據各個不同的工作流程要求，分配相應的用戶權限，使用戶能夠自行定義和更改公文管理和會議管理的工作流程。

3.4 安全策略

1）專線加密。山鋼集團辦公自動化系統服務器與山鋼集團各所屬企業辦公自動化服務器和用戶的連接，通過專線和VPN技術，實現了異地的安全網絡傳輸加密，保障了數據傳輸的安全、可靠。

2）郵件追查功能。為防止惡意郵件及垃圾郵件的泛濫，造成不良影響及給郵件系統帶來不穩定因素，系統具有郵件追查功能，利用該功能可追查到郵件的發送人及計算機的IP地址信息，確定到真實的發件人，為問題的處理提供了技術保障。

3）公文管理。為防止公文隨意發送，系統對其發文的范圍進行了控制。各業務部門在發文時只可選擇規定范圍內的部門，提高了辦公效率，避免了隨意發文的現象，還減輕了服務器的壓力。

4）痕跡保留功能。公文在系統內流轉審批過程中，各部門相關人員及領導都會涉及到批改公文，而公文在批改的過程中如果能記錄下所有人員的批改痕跡，則對領導決策會起到有利的輔助作用。痕跡會在人員批改過程中自動保留，并記錄下痕跡的生成時間及操作人姓名。對于不同人員批改的痕跡，系統會以不同的顏色進行區分。在最終發文時，系統會對痕跡進行清理，并保留在痕跡稿中歸檔保存。

4 系統技術特點

4.1 HA（雙機集群）

辦公自動化服務器與郵件服務器采用HA技術能夠實時監控運行狀態，借助負載均衡和故障切換技術構建高可用系統平臺，當一臺服務器出現問題不能正常為用戶提供服務時，HA系統會將該服務器的相關服務程序自動切換到另一臺服務器上，繼續為用戶提供服務。系統所有的數據都存儲在磁盤陣列上，最大限度地保證了數據的安全。

4.2 多服務器認證

通過SSO技術，構建多臺服務器交叉認證，實現了集團總部、濟鋼、萊鋼和金嶺等辦公自動化系統相互認證。通過地址簿共享，按照山鋼集團的戰略管控要求和組織機構的現狀，設計了覆蓋整個山鋼集團的組織架構目錄樹，實現了公文在全集團范圍內的自動轉發。同時，系統具有跨服務器的公文跟蹤功能，能夠實現對集團公司下發的文件進行監控，查看文件的實時辦理狀態。

4.3 企業運營數據統計分析

采用潤乾報表系統開發，基于html的OLAP在線分析，無縫嵌入到OA中。充分利用OA的用戶管理和權限控制，規范報表的填報任務逐級下發、數據逐級上報和數據的審核流程，并實現統一的界面風格。利用API接口、動態庫表關聯、非線性報表模型等技術，實現了多源關聯、多維度變換、行列自由切換、圖表旋轉、Excel導出、PDF導出等功能。設計開發產量產值月報、技術經濟指標月報及綜合信息月報等多種報表，并進行企業運營數據的分類、匯總、分析和展示。

4.4 基于SOA架構的接口模塊設計

SOA（Service-Oriented Architecture）是面向服務的架構。利用SOA的設計模式，分用戶接口層、應用邏輯層、物理數據層開發各接口服務模塊，實現快速、高效、標準化集成移動辦公、短信通信、報表數據分析等應用，提高系統的可維護性和集成性。

4.5 短信提醒

為進一步提高公文辦理的效率，系統實現了辦公短信的實時提醒功能，以防辦公人員延誤公文的處理。利用移動和聯通的短信平臺，借助Web Service技術，自主開發系統接口，實現了辦公自動化系統與移動和聯通短信平臺的無縫集成。系統具有收發文提醒、短信群發、回信自動處理、流量統計等功能。

5 結束語

山鋼集團辦公自動化系統的建成和投運，為山鋼集團提供了一個清晰的組織結構圖；建成了一個集信息交流、知識管理為一體的企業文化平臺；使得內部的信息交流與共享更為便利，大大縮短了信息傳遞的周期，提高了企業管理水平和辦公效率。

Research and Development of Office Automation Based on Group Control

WU Xiao-feng1,QU Jian1,PENG Jing-long1,CAO Yong-bin2,CHE Yu-ping1
（1 The Automation Department of Laiwu Iron and Steel Group Corporation,Laiwu 271104,China；2 The Automation Department of Jinan Iron and Steel Group Corporation,Jinan 250101,China）

Through analysis OA’s current status of Shandong Iron and Steel Group’s main production and operation company, combining with group control mode and business requirements,adopting HA,SOA and SSO techniques,address book sharing were successfully developed,and a co-operation office platform integrated information exchange and knowledge manage were constructed for the purpose of the group strategy control.

strategy control;office automation;address book sharing

TP393.2

A

1004-4620（2010）03-0061-03

2010-03-13

吳曉峰，男，1962年生，1983年畢業于華東冶金學院自動化專業。現為萊鋼自動化部副主任，研究員，從事信息化、自動化的設計、開發、管理工作。