淺談建筑工程監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料管理辦法

隋 晶

[關(guān)鍵詞]監(jiān)理資料;內(nèi)容;要求;移交存檔

一、監(jiān)理資料管理一般性規(guī)定

1.監(jiān)理資料的形成應符合國家相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、工程質(zhì)量驗收標準和相應規(guī)范、設計文件及有關(guān)工程合同的規(guī)定。

2.監(jiān)理資料管理的基本要求是收集整理及時、真實有效、完整齊全、分類有序,具有可追溯性。

3.總監(jiān)理工程師為項目監(jiān)理機構(gòu)資料的總負責人,并指定副總監(jiān)或辦公室主任主管,資料由專業(yè)監(jiān)理工程師及資料員具體管理。

4.專業(yè)監(jiān)理工程師應隨著工程項目的進展負責收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料,進行認真檢查,不得接受經(jīng)涂改過的報審資料,并于每月編制月報之后將審核整理過的資料交與資料員存放保管。

5.資料應保證字跡清晰,簽字、蓋章手續(xù)齊全,簽字應符合檔案管理的要求。計算機形成的工程資料應采用內(nèi)容打印,手工簽名的形式;要長期保存的應采用針式或噴墨打印,不能用激光打印,紙張采用A4或A3紙。

6.項目監(jiān)理機構(gòu)應建立監(jiān)理文件資料的收文、傳閱及發(fā)放制度。

7.在監(jiān)理工作過程中,監(jiān)理資料應按監(jiān)理資料分類建立案卷盒,分專業(yè)存放保管,并編目錄,以便于跟蹤檢查。

8.對于已歸資料員保管的監(jiān)理資料,如本項目監(jiān)理機構(gòu)或其他人員借用,須按一定程序和規(guī)定,辦理借用手續(xù),資料員負責收回。

9.利用計算機建立監(jiān)理資料管理的系統(tǒng)文件,長期保存的文件應及時形成電子文檔形式,歸檔時刻錄成光盤上交。

二、內(nèi)容及其要求

1.施工準備階段

(1)監(jiān)理機構(gòu)組織形式、人員構(gòu)成和總監(jiān)理工程師及主要監(jiān)理人員名單,以監(jiān)理單位進駐現(xiàn)場報告給建設、施工單位;監(jiān)理站標準化建設,圖表、制度上墻。

(2)監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實施細則。

(3)設計文件、施工圖紙審核中有關(guān)問題的報告。

(4)承包單位報送的施工組織設計(方案)審查意見。

(5)工程開(復)工審查報告。

(6)建立健全各類監(jiān)理工作臺賬:單位工程開工報告臺賬、工程進度臺賬、驗工計價臺賬、安全監(jiān)理臺賬、環(huán)水保工程監(jiān)理臺賬、設計變更臺賬、監(jiān)理見證及平行檢測試驗臺賬、施工單位(含分包單位)及主要人員資質(zhì)審核臺賬、監(jiān)理指令臺賬(停、復工令;質(zhì)量問題通知單;監(jiān)理工程師通知)、監(jiān)理人員培訓考核臺賬、工序檢查及質(zhì)量驗收臺賬等。

(7)監(jiān)理站文件收發(fā)文登記、轉(zhuǎn)閱記錄。

2.施工階段

(1)簽報承包人月、季、年驗工計價表;編報監(jiān)理月報、季報、年報。

(2)承包人編制的年、季度計劃和控制工程進度計劃或計劃變更的審查報告。

(3)工程項目造價目標風險分析及防范措施的報告。

(4)監(jiān)理日志、施工工序檢查及質(zhì)量驗收記錄登記資料。

(5)有關(guān)監(jiān)理工程質(zhì)量、進度、投資、安全等問題的專題報告及重要工程例會紀要。

(6)工程質(zhì)量嚴重問題停工、復工報告;監(jiān)理各類指令資料。

(7)工程質(zhì)量事故報告。

(8)由建設單位規(guī)定或授權(quán),對工程設計變更的有關(guān)報告審核。

(9)承包單位要求費用索賠,在調(diào)查研究的基礎上向建設單位提交詳細的有關(guān)資料或報告。

(10)承包單位申請工程延期,在調(diào)查研究的基礎上,向建設單位提交報告。

3.工程竣工驗收階段

(1)全部單位工程驗收合格后,簽署工程初驗報審表,同時提交竣工報驗單及驗收記錄。

(2)在工程初驗前提交本標段工程質(zhì)量評估初步意見。

(3)按建設單位要求督促承包單位上報工程竣工文件及檔案資料,上報監(jiān)理竣工文件及檔案資料。

(4)按《委托監(jiān)理合同》的規(guī)定,提交竣工結(jié)算審批表,簽署有關(guān)工程驗交證書。

(5)監(jiān)理工作總結(jié)、安全工作總結(jié)。

(6)總監(jiān)參與工程竣工驗收,會簽“工程竣工驗收報告”。

4.工程質(zhì)量保修期

(1)根據(jù)委托監(jiān)理合同的約定和有關(guān)規(guī)定,審核質(zhì)量缺陷返修工程的數(shù)量和費用,簽署返修工程驗工計價表報建設單位審定。

(2)檢查督促完成竣工文件,完成其中監(jiān)理文件的編制(含移交建設單位及監(jiān)理公司的監(jiān)理資料)。

(3)經(jīng)審查合格并辦理了交接手續(xù),總監(jiān)會同建設單位、接管單位共同簽發(fā)“工程質(zhì)量保修終止書”。

三、監(jiān)理資料移交存檔

1.移交給建設單位存檔的資料:監(jiān)理工作總結(jié);工程質(zhì)量評估報告;工程質(zhì)量事故處理資料;工程開工/復工報審表;工建設單位要求的其他資料。

2.移交給本監(jiān)理公司存檔的資料:監(jiān)理工作總結(jié);工程質(zhì)量評估報告;工程質(zhì)量事故處理資料;項目監(jiān)理機構(gòu)受獎或受處罰文件原件資料;監(jiān)理指令(包括暫停施工指令、復工令、質(zhì)量問題通知單、監(jiān)理工程師通知)資料;監(jiān)理日志;監(jiān)理見證及平行檢測試驗資料;重點(特殊)工程設計圖紙及相關(guān)資料;來往文件及會議紀要資料;監(jiān)理月報及季報的電子文檔;工程施工工序監(jiān)理檢查臺賬;工程質(zhì)量驗收臺賬等。

3.竣工文件中的監(jiān)理文件按建設單位的規(guī)定及時提供,在工程竣工后按時移交監(jiān)理資料。項目監(jiān)理機構(gòu)完成監(jiān)理工作后,撤銷駐地監(jiān)理機構(gòu),監(jiān)理資料按移交給本監(jiān)理公司存檔的資料要求整理好,移交給本監(jiān)理公司存檔。□

(編輯/李舶)