淺析拆遷檔案工作信息化管理

高 宇

[關鍵詞]拆遷;檔案工作;信息化管理

當今社會科學高度發展,信息化程度的提高為拆遷檔案實行信息化管理提供了良好的發展機遇,拆遷檔案工作應該跟隨時代的契機,積極應用信息技術,更好地為城市發展以及人民群眾服務。

一、拆遷檔案工作信息化管理的定義

拆遷檔案工作信息化管理是指在拆遷工作活動中形成的圖像、文字、聲音等信息用紙張以外的物質為載體加以整理、保存、利用的過程。

二、拆遷檔案工作信息化管理的作用

現今城市發展日新月異,拆遷工作是城市建設的先鋒,是一項關乎社會民生的大事,直接影響到老百姓的切身利義。拆遷檔案則記錄了城市建設的變遷過程,是珍貴的歷史記錄,它反映了城市區域的發展變遷,展現了城市發展的過去和未來,而信息化管理更能直觀形象的體現城市發展的每一個進程。拆遷檔案工作信息化管理的作用因而顯得尤為重要,信息化管理不但加強了城市建設過程中拆遷重要資料的管理和利用,為拆遷檔案的管理工作提供了良好的管理模式,同時也與經濟建設的發展、社會的穩定、人民群眾的工作生活息息相通。與此同時,拆遷檔案的信息化管理對見證歷史,審核拆遷活動,恢復歷史面貌,了解人文發展都有著極其重要的作用。

拆遷工作反映了城市發展的歷程,每年都有不同地段的幾十個拆遷工程,隨之而來的是成千上萬戶家庭以及大大小小不同性質、狀況的單位、集體的搬遷、變動。檔案管理科室承載著大量的個人、家庭、單位等房地產變遷的憑證,直接為拆遷行為糾紛案件,產權部門核發房屋產權證,契稅部門收取契稅,建設單位預算成本提供憑據,其復雜性、重要性可見一般。

三、拆遷檔案信息化的特點

由于拆遷檔案有別于其他檔案,在信息化中,檔案的實體化就尤顯重要。因為實體化拆遷檔案是信息化拆遷檔案的來源,在當今各種真假信息并存的情況下,它更依賴于前期的審核、查驗并確認其具有的真實性、準確性的原始資料。拆遷檔案的信息化管理是新的歷史條件下發展的一種管理新模式,是對傳統拆遷檔案管理模式的補充。拆遷檔案信息化管理與傳統拆遷檔案實體管理,兩者是相輔相成,作為拆遷檔案管理人員,既不能偏重傳統實體拆遷檔案管理而忽視拆遷檔案的信息化管理,也不能偏重拆遷檔案信息化管理而忽視拆遷檔案的實體化管理,更不能忽略紙質材料的原始性。只有這樣才能通過拆遷檔案信息化管理建立符合拆遷工作性質特點的方便快捷的數字化信息平臺。通過信息化建設、開發和利用拆遷檔案信息資源的儲存及調用功用,從而為提高拆遷檔案信息的利用率提供良好的物質保障。

四、如何做好拆遷檔案工作信息化管理

首先,要做好基礎性工作。從拆遷工作一開始調查摸底階段即利用攝像機和照相機進行實地拍攝,將動遷前的原有街道、路段、房屋、附屬物、裝飾裝璜等如實地記錄下來,確保記錄真實而準確。做好每一戶的家庭結構詳細情況、房屋建筑及附屬物的測繪、統計工作,并與該戶的影像資料保存在同一軟件文件中。特別是與所有者簽定補償協議、移交構筑物后,應立即對該戶的協議書等重要文件進行掃描,按時間的先后及資料的重要性整理建檔。其次是建立方便快捷的數字化信息平臺。檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。由此建立的檔案信息庫具備速度快、數據準,存貯量大的特點。拆遷檔案管理科室可以根據自身工作需要,建立符合拆遷行業性質特點的數字化信息平臺。本人所在的鹽城市房屋拆遷大隊根據拆遷實施單位拆遷業務檔案的特點,建立了各工程拆遷戶檔案信息庫,拆遷檔案管理系統,它涵蓋了日常數據信息維護、信息檢索,制作報表等功能,配置了掃描儀、刻錄機等硬件設施,按年度—工程分類掃描入電腦服務器中,再刻錄在光盤上進行存貯。因拆遷檔案不同于其他檔案,除規定格式化資料外,每戶還有個性化資料,無統一樣式,這就要求在信息化前務必審驗基礎資料的準確無誤。通過信息化建設、管理、開發和利用拆遷檔案,擴大了拆遷檔案的服務范圍,提高了拆遷檔案的利用率。以上一系列的做法,使得拆遷檔案在利用過程中,每一年份每一個項目的拆遷戶姓名、地址、面積、金額、經辦人,時間等等,一調即出,隨調隨用,加快了信息的傳遞和處理,還可以便于各類統計報表的處理,掌握相關數據統計,為拆遷或將要拆遷的項目提供決策與依據。

五、注重拆遷檔案信息化工作的安全性管理

拆遷檔案信息化管理還需要解決好安全性問題。信息化管理是拆遷檔案管理現代化發展的必然要求,要提高拆遷檔案為城市建設服務的質量和高效率,就必須加強拆遷檔案的信息化建設,即對拆遷檔案信息進行數字化網絡管理,建立一個相對開放式的拆遷檔案信息服務網。但是,拆遷檔案的特殊性又決定了必須特別注意它的安全性。因為拆遷檔案涉及千家萬戶的隱私情況,在當今法制社會中,人權隱私已得到相當的重視,它既牽扯到公民的家庭成員狀況、身體健康狀況,財產狀況等非常個人化、隱私化的記載,又是一個社會狀況的重要信息。在當前的信息社會環境中,檔案的信息化增加了檔案信息的不安全性,由于利用者的類型、范圍以及利用者的目的各不相同,從而增加了一定的安全風險。所以,我們應該注重拆遷檔案信息的安全問題。首先,堅持拆遷檔案工作制度,認真執行相關工作條例,維護拆遷檔案的機密安全。其次是選擇合適的應用系統,特別要強調應用系統的身份論證與授權,對各種行為規范進行分類管理,規定行為規范的范圍和時效,對不同類型,不同敏感度的信息建立相應的管理制度和使用方法,限制一些不安全的行為,做到保證拆遷檔案信息的使用既方便又安全。

以上是本人從事檔案工作的一些經驗、設想,有不足之處還望指正。拆遷檔案信息化能更加充分有效地開發利用拆遷信息資源,從而為推動城市建設,經濟繁榮與社會和諧發展服務。□

(編輯/丹桔)