提高檢驗原始記錄的準確性 保證檢驗報告質量

權 凱

[關鍵詞]檢驗報告;原始記錄;準確性;審查和管理

檢驗報告是我們依據產品技術標準對產品進行全項目(或部分項目)測試,再經過數據處理等整理歸納工作后出具的產品質量性能的技術報告,是檢驗機構向有關部門和生產企業反映質量信息的重要技術資料,關系到企業的生存和發展,觸及廣大人民群眾的切身利益。提高檢驗原始記錄的質量是保證檢驗報告質量的重要手段。提高檢驗原始記錄質量,是一項重要的基礎工作,也是檢驗工作實現規范化管理的需要。

一、檢驗原始記錄必備的內容

檢驗原始記錄的內容應完整。應做到凡涉及或影響檢驗報告中檢驗結果、數據和結論的都必須完整、詳細地記錄;應能使未參加檢驗的同專業人員能從記錄上查得校核檢驗報告所需要的一切資料。因此,它必須包括:1.受檢樣品名稱、型號規格、批號及供樣單位名稱。2.來樣時間和來樣方式(送樣,抽樣)及數量。3.檢驗項目。4.檢驗日期、報告日期及報告單編號。5.檢驗性質(如監督抽查、委托、仲裁等)。6.檢驗依據,包括方法標準和判定標準(標準號及標準全稱)。7.使用的主要儀器設備名稱、型號、編號及準確度。8.與檢驗有關的環境條件,如溫度、濕度、壓力等可能影響檢驗數據的環境參數。9.檢測參數:①與檢驗有關的數據來源在化學分析中主要有:滴定分析用標準溶液濃度、雜質測定用標準溶液濃度及稀釋倍數、標準樣組成含量及其他參照物、標準曲線、圖表等;②從檢測量器和儀器儀表上直接讀得的數據及檢測現象、終點情況(溶液顏色深淺、外觀、狀態、氣味);③滴定管、移液管、容量瓶等的刻度校正值,標準溶液隨溫度變化所需要的體積變化校正值 ;④有關計算和數據處理包括計算公式及符號,計算的中間值,最終值、修約值、數據處理應舍去的異常值。10.檢測過程中發生的與檢測有關的異常現象,如停水、停電、儀器故障及處理情況。11.檢測者及校核者簽名,簽名必須是真實姓名,不用代號或姓氏。

現在有些檢驗機構的檢驗原始記錄內容還有缺項,較普遍的是沒有檢驗條件(或記錄不清)、和使用儀器設備的準確度,沒有校正值和計算公式,檢驗結果沒寫單位以及無檢測者和校核者的簽名等現象。這樣的原始記錄是低質量的,使未參加檢驗的同專業人員難于從記錄上查得校核所需的資料。將嚴重影響檢驗報告質量,應引起重視。

二、檢驗原始記錄的基本要求

檢驗原始記錄的基本要求,最重要的一點是它的原始性和真實性。當前有些單位的原始記錄仍存在著檢驗原始記錄記在零星的紙上,隨意涂改和撰抄記錄的現象,有的甚至偽造檢驗原始記錄。這些錯誤做法必須糾正,應做到記錄要真實,改錯要規范。

1.精心操作,如實記錄,一是一,二是二。

2.記錄填寫要清晰、易于辨認,利于數據歸納處理,并留有更改余地。

3.記錄錯誤需要更改時,應采取杠改的辦法,在旁邊寫上正確的內容,不得在錯處涂改,以致辨認不清原有的字符。必要時,可用不同于檢驗原始記錄顏色的筆更改。

4.記錄應用鋼筆或圓珠筆填寫,不得用鉛筆填寫 。

5.記錄應填寫在專門的檢驗用原始記錄紙上,按其編號填寫,不缺項、不缺頁、漏頁。記畢應存檔。

三、原始記錄的審查和管理

如前所述,檢驗原始記錄是檢驗報告的依據。而未經嚴格審查的檢驗原始記錄,就無從保證其自身的質量。這樣往往會致使檢驗報告不能實事求是地反映產品的質量水平。從而喪失檢驗報告的科學性。因此,檢驗原始記錄的審查是提高其自身質量的重要保障,一般應遵循以下審查的步驟:

1.校核:首先是檢查檢測人員填寫檢驗原始記錄的完整性,填寫的內容是否有缺項、漏頁等不足之處,其二,是檢查原始記錄的正確性,主要包括:①試驗環境條件、試驗儀器選用的正確性;②各個試驗步驟、各個環節的計算,以及和檢測有關數字、表格、符號、文字的正確性;③數據修約的正確性,數據應采用阿拉伯數字 ,一般不用分數,而用小數表示。數值的有效位數應全部寫出,并符合數字修約規則;④法定計量單位及非法定計量單位的換算的正確性⑤檢測過程中引用的標準曲線、圖紙資料和其他檢驗原始記錄數值的正確性;⑥檢驗所依據標準的正確性,必須使用現行的標準,已經被淘汰的過時標準不能作為檢測的依據。有些產品各個受檢項目的質量標準出現在兩個或兩個以上的標準中這些標準都應完整的填寫在檢驗依據欄中;⑦檢驗結果文字敘述時,不允許用符號代替符號名稱或文字說明,檢驗結果應該用數據表示的要用數據表示,而不應用符合或不符合標準這樣籠統的文字表示;⑧檢驗報告結論應簡潔、準確、規范化。結論必須概念明確,不應出現一些含糊不清的甚至是混亂的概念。還要注意檢驗報告中使用的文字的規范性,不應出現簡化字、錯別字;⑨校核者簽名并簽署意見,對出現的差錯和疑問可與試驗或計算者協商認定后改正,若有爭議時,提交審定者裁定。

2.審定:①檢查校核工作的準確性和完整性,檢查選用的檢驗依據是否合理、正確,特別是在新老產品標準更換交替時。②檢查從檢驗原始記錄提供的出具檢驗報告的所有數據、表格、文字、符號與檢驗報告內容是否相符。③解決校核中提出的未定問題,并進行最終裁定。

此外,檢驗結束后的原始記錄,應隨檢驗報告存底一并整理歸檔,應和檢驗報告單合并裝訂成一單元,并按檢驗報告單編號順序依次存放。利于規范化、制度化管理。可使檢驗原始記錄這一重要基礎資料得以成為判斷質量的第一手資料。還有一點可以影響到原始記錄的準確性,那就是檢驗人員的素質。質量檢驗工作是一項技術性很強的工作,要求質量檢驗人員不但有比較扎實的理論基礎知識為先導,而且還要有豐富的實踐經驗和高尚的職業道德做后盾。嚴格標準規范化操作,步步以標準為依據進行檢驗,做到數據準確、可靠。質量檢驗人員必須養成科學認真、細致的工作習慣,讀取數據、記錄數據要認真、避免讀錯數、記錯數的事情發生。盡量按標準要求去控制條件,不能憑想象主觀、隨意地改變實驗條件。

只有確實地加強以上幾個方面的工作,才能夠有效地提高檢驗原始記錄的質量,為出具高水平的檢驗報告奠定堅實的基礎。檢驗記錄質量如何,直接關系檢驗報告質量,提高檢驗原始記錄質量是加強檢驗機構建設的至關重要的環節。因而應引起質檢機構、質檢人員足夠的重視,并采取切實可行的措施,加強對檢驗原始記錄的管理,提高我們的工作質量,拿出高質量、高水平的檢驗原始記錄,以保證檢驗報告的質量。□

(編輯/永安)