如何在信息化時代做好檔案保密工作

楊金昱

[摘要]隨著社會經濟的快速發展，信息化時代的到來，使得檔案管理工作逐漸的從傳統的紙質管理像電子檔案轉移，特別是在大數據的時代背景下，信息化檔案管理不僅僅給檔案管理人員帶來了極大的方便，而且也使得檔案保密工作更加讓人放心。這些年來，隨著信息化檔案管理工作的逐漸展開，可以明顯的發現取得了很多的成效，但是在實際工作過程中仍然存在著一些問題以及需要改善的地方。本文就信息化時代如何做好檔案保密工作展開敘述。

[關鍵詞]信息化 檔案保密 管理

一、信息化時代的檔案保密管理形勢

檔案保密管理工作不僅僅是國家所面臨的問題，同時也是社會上各個組織機構普遍要面對的問題。所以要做好檔案保密管理工作，就必須要能夠建立一個檔案保密預防機制，特別是在信息化時代檔案管理的軟件和硬件與檔案的安全性有著緊密的關系。在信息化時代，我國的各行各業都承受著互聯網的巨大沖擊，但是也因此將很多的新型技術應用到了具體的實踐當中。檔案管理也逐漸的開始使用信息化的技術，傳統的檔案管理都是由紙質的檔案進行歸納整理，但是在信息化時代的檔案管理更多的是通過信息技術以及相關的網絡平臺就可以完成信息的傳輸與建立，特別是許多的保密信息也可以直接進行存儲，這比傳統的檔案管理在安全性上面提高了很多。但是同時，雖然提高了檔案管理工作的質量水平，但是對于當下的檔案管理的保密性與安全性提出了更大的挑戰。

當下互聯網的遍及，很多關于用戶信息的泄露事件時有發生，各行各業各個領域都有信息泄露的狀況發生，很多甚至對人民的生命財產安全造成了嚴重的威脅。所以，在信息化時代做好檔案保密工作則更為重要，不僅僅是個人的檔案保密工作，同時還有國家檔案保密工作。作為檔案管理人員，應當不斷的提高自己的檔案管理工作水平，在信息化時代不斷的進行自我學習，對于將來所面臨的挑戰做好準備。

二、信息化時代的檔案保密管理方法

（一）加強檔案信息化管理的安全保密意識

雖然在檔案管理的保密性和安全性上這些年逐漸的提升，但是最為重要的則是檔案管理工作人員的安全保密意識。所以無論是企業還是其他的機構組織檔案管理人員必須要不斷的加強信息化檔案管理的安全保密意識，對于公司或者企業內部的檔案管理條例也應當深刻的把握，對于信息化管理的形式要做到時刻的了解，這樣才能夠更好的做好檔案保密和預防工作。同時不僅僅檔案管理工作人員要加強意識，同時企業事業單位的管理層也應當正式檔案管理條例以及相關的規范措施，通過在日常的信息化檔案管理過程中不斷的完善和補充管理漏洞。

（二）加強檔案信息數據庫自身的安全保障

隨著網絡科學技術在信息檔案管理中的應用和發展，使得檔案信息數據庫自身的安全保障更加的受到重視。雖然很多的檔案信息數據庫都有一定的密鑰管理，但是仍然存在著許多的漏洞，一些網絡黑客則可以根據這些漏洞而攻破企業事業單位數據庫，從而導致信息泄露。所以對于數據庫我們一般可以進行雙重密鑰加密，或者采取其他更加高新科技的密鑰，這樣就可以有效的提高整個數據庫系統的保密性和安全性。還可以在涉密電腦上引用三合一保密產品，通過在受控主機上安裝代理程序與部署控制器，對受控主機的USB移動存儲介質進行授權認證管理和審計，對受控主機可能的信息外泄渠道進行封堵，對信息通過USB移動存儲設備向涉密計算機傳輸進行物理層的單向控制，這樣才可以有效的防止涉密信息，在信息傳輸過程中反向的牛肉USB移動存儲設備，這樣就可以有效的避免了病毒軟件對于涉密信息所帶來的危險。

（三）提升檔案信息管理人員的綜合素質

無論是傳統的紙質形式檔案管理，還是在如今信息化時代的檔案保密管理，檔案管理的保密性和安全性最終還是取決于檔案管理人員在工作中所采取的措施。所以檔案信息管理人員的綜合素質備受關注，相關的企業事業單位也應當針對專門的檔案信息管理人員制定一系列的規章制度，在聘用檔案信息管理人員時應當注重其自身的綜合素質，特別是檔案管理人員在工作過程中的態度、責任和能力。對檔案管理人員在實際過程中的培養工作也應當做到多樣化，特別是在如今新時代各工作各崗位人員的需求也在不斷的發生變化，最終的目的都是為了能夠培養出來高素質、高技能的專業信息檔案管理人員。

三、信息化時代的檔案保密工作技巧

（一）明確責任、強化管理

檔案管理工作最核心的環節就是檔案管理工作人員，所以在日常的檔案管理工作培訓當中應當加強檔案工作人員的保密意識，培養工作人員良好的保密習慣。特別是很多的檔案管理人員認為存儲涉密檔案材料的電腦都是安裝了一定的防護系統，所以這就使得檔案管理人員認為答案的信息不會遭到泄露，這樣的意識應當在培養工作過程中堅決的避免，消除這種誤區。要將因為信息檔案泄密所帶來的不良后果讓工作人員有所了解，特別是很多信息的泄露，涉及到人民財產安全，造成的后果不堪設想。最后還要強化檔案管理人員的能力培養，不斷的提升檔案管理人員的工作技能，制定一定的考核制度，明確管理工作人員的責任和義務。

（二）升級軟件硬件設施，強化后勤保障

隨著高新科技的快速發展和普遍應用，很多的企業事業單位對于檔案室的檔案保密軟件和硬件設施進行了升級處理。大多都配建了防火防潮和防蟲等安全設施，很多的企業也配備了電子保密柜、報警器、計算機等檔案設備，不僅僅使得信息化的檔案管理更加的便捷，而且也使得檔案的保密性得到了進一步的提升。同時也應當在涉密檔案管理的電腦中安裝一定的殺毒軟件，防止因為病毒木馬的出現而對檔案信息的泄漏造成了威脅。同時在進行檔案信息傳輸的過程中，也應當有專門的檔案管理人員來進行答案文件信息的傳輸，強化安全性的保障。

四、結語

信息化檔案保密工作越來越受到重視，信息化檔案管理工作也有傳統的紙質管理方式逐漸的向網絡時代信息檔案管理方式轉變，在實際的檔案保密管理的過程中，不僅僅要加強工作人員的保密意識，也應當加強檔案保密管理方法的多樣性，從各個方面來避免檔案信息的泄露，給信息的保密性和安全性提供有力的保障。