電子采購六步走

Harpal Mattu

電子采購一直是比較熱門的話題,英國眾多的公共事業組織已經開始運用電子采購來節約成本,而私營組織也在熱烈地討論如何引入電子采購這一高效的流程。

電子采購是把供應商通過電子信息系統整合到供應鏈中的一種模式,包含以下內容:

●供應商將其產品目錄放到安全的網站上。

●采購商登錄該網站以下達采購訂單。

●產生的電子訂單被傳送給供應商。

●采購商在收到貨物后在網站上發出已收貨通知。

● 與該訂單相匹配的電子發票被傳遞給采購商,采購商據此付款。

如果運用得當,這個流程可以極大地提升效率,以下是有效實施電子采購的六個步驟。

充分了解公司

戴爾公司曾聲稱,對價值鏈的充分理解是其制勝的關鍵。這使得它可以更準確地采購原材料,進而提高了整個供應鏈的反應速度。這對那些銷量大、毛利低的公司至關重要。

實施邁克爾?波特的價值鏈分析,對公司是非常有好處的,他的模型中的兩個關鍵要素—采購和物流,與電子采購高度相關。價值鏈中的采購環節是支持公司運轉活動中的一部分。管理者應該從戰略高度來考慮公司的采購模式。

戰略采購職能,是要決定企業該買什么。同時,要保證采購價格合理,并有合同支持。

進貨物流是提升效率的主戰場,此時電子采購系統可以派上大用場。一旦采購團隊選定了供應商并與之簽署協議,接下來就由電子采購系統來保證采購員可以從電子系統中方便地執行采購任務。

理解采購對象

電子采購是采購價格低、批量大的貨物的理想工具。如果公司試圖將所有的采購都通過電子采購系統來完成,最終將發現得到的收益要遠低于預期。

在這一步,你要考察公司過去采購產品和服務的費用,并分析它們的類型,比如文具、差旅、工服等。同時,也要考察每種類型的采購有多少供應商以及采購量分別是多大。要分析每個類型的采購金額及平均采購價值,有時還要對某些特殊的采購進行細分。

通常,大批量購買的貨物往往有較低的平均采購價值,這些貨物最適合使用電子采購方式。以下的問題對企業決定是否運用電子采購方式有幫助:

你們公司是否有多于一家的文具供應商?如果是,真的需要那么多文具供應商嗎?

員工是否遵守采購規定?例如,是否從沒有簽訂合約的供應商那里采購了貨物?

供應商出價是否和合同條款一致?

選定系統

盡管市場上有許多標準的系統,但建議最好還是使用公司ERP系統提供的電子采購模塊。大多數ERP系統,如SAP、甲骨文等都提供這樣的模塊。運用ERP系統里的電子采購模塊的好處是,你可以用主系統生成采購訂單,并接收供應商的電子發票。這樣,所有數據都整合在一個系統中,便于生成完全的財務報告和計劃。

讓員工適應變化

目前的采購流程可能是,采購員拿起電話告訴供應商要采購什么。為了更有效率,新的系統必須使采購更便捷。當亞馬遜的總裁Jeff Bezos談到公司的成功秘訣時,他不斷重復:“網站的便利性”,就是那么簡單。

對于一個公司來說,采用電子采購是一次公司文化的轉變,尤其對于那些對信息技術一竅不通的員工。因此,有效的培訓和管理計劃是非常重要的。

讓供應商適應轉變

采用電子采購對供應商提出了新的要求。他們能將其產品信息放入電子目錄,并與你們公司的系統對接嗎?如果他們不能,那你該怎么辦?這會迫使你只尋找能“電子化”的供應商嗎?

通常有兩種方法能將電子采購系統與供應商的產品目錄相鏈接。一種是與供應商產品目錄直接鏈接,這樣的好處是直接且成本低。但缺點是,如果有許多這樣的供應商與公司的系統相鏈接,管理起來就很困難,使用起來也容易混亂。

另一種方法是通過所謂的“集市”(第三方網絡平臺)作為鏈接公司和眾多供應商的媒介。“集市”負責將產品信息放入產品目錄,同時為一些沒有電子目錄的供應商提供簡單的解決方案,以幫助他們加入電子采購的變革中。

評估收益

一旦電子采購開始運行,定期評估其運行效果是非常重要的。典型的可供評估的收益體現在以下方面。

首先,在效率方面包括:1.減少了交易成本。通常,處理一單采購業務的成本在20~64英鎊之間。采用電子采購系統后,處理速度更快,差錯更低,可顯著降低交易成本。有公司統計其每筆交易的成本降低到10英鎊左右。但仍建議每個公司獨立分析一下自身成本的節約程度。2.規模經濟。所有的采購都在正規的采購框架下,適用合同價格。由于采購批量大,公司往往會得到更好的折扣。3.無需再管理產品目錄。通常,更新管理供應商的產品目錄是采購團隊的一項職責,而通過電子采購,維護和更新產品電子目錄的職責將交由供應商來處理。

其次,在有效性方面包括:1.采購合同化。確保產品和服務的采購都在法律合同的框架內,使員工沒有可能購買合同范圍外的貨物。例如,在一個采購管理制度松懈的醫院里,員工可能外購一些沒有被批準的供應商的藥品,這就可能影響對病人的醫療效果,甚至引發嚴重的法律問題。2.在恰當的時間采購正確的產品。電子采購系統要求供應商只顯示與公司有交易的產品,同時還列明了采購提前期。3.可提供準確詳細的報表信息。將電子采購模塊與ERP系統相鏈接,使得提供詳細的采購明細分析非常方便,為更好管理采購提供信息支持。

(本文首發于CIMA Financial Management雜志,本刊經授權編譯刊發)