信息化助力企業扁平化

◎ 中國水利水電第二工程局有限公司 杜慧鵬

一、背景概述

中國水利水電第二工程局有限公司作為中國水利水電建設集團的成員企業，自1958年建局以來，經過50多年的風雨歷煉，公司已從當初單純的水利水電施工企業，發展成為具有水利水電工程施工總承包一級資質、房屋建筑工程施工總承包一級、裝飾裝修和鋼結構安裝專業承包一級資質的現代化企業。

近年來，隨著公司國內外業務不斷拓展，已經有越來越多的項目轉移到外地省份甚至國外進行施工，由于地域分布廣，管理難度也隨之增加。由于公司原有的管理模式是一個垂直的組織機構，就更凸顯出對發展的不適合，無法調動全公司的資源，溝通嚴重不暢，效率大大降低，協調工作量增大，管理成本也逐步加大，并且效果還不理想，最終造成了管理難、決策難、成本控制難。

公司領導充分認識到這個問題的嚴重性，及時地進行了公司組織機構的調整，將原來的三級管理精簡為二級管理，并且重新梳理了各個業務流程，建立健全了各項管理制度和流程。拉開了企業扁平化的序幕。

但是在實際操作中發現，扁平化如果解決不好如何管理的問題是無法充分發揮其作用的。經過1年多的機構改革實踐。公司對企業扁平化管理碰到的問題進行了總結：

1、從全局角度來說，取消了分局，取而代之的是項目管理部，公司的管理戰線急劇拉長，公司總部的管理能力的極限能到哪里?

2、從財務角度上來說，原來公司經營時，只要管好和分局之間的往來結算即可；可是現在卻是要管到項目部的每一分錢的進出，公司需要從資金的預算、使用、審計角度去進行財務管理，又讓公司領導對在財務管理上是抓是放的權衡上頭痛不已。

3、從公司的具體管理上來說，項目部雖然由項目經理管理，但也不能把項目經理都當成“一方諸侯”，項目部的業務流程順不順，還和項目部經理的個人素質有關，項目部人員的各司其職，是否像項目部經理回總部匯報時說的這么好呢?公司領導想要對項目部看的更細一些，應該怎么辦?

4、公司的業績是靠項目部干出來的，而各個項目部的人員層次是參差不齊的，如何提高項目部人員的素養，如何在有限的培訓下，使項目部的技術、物資設備的負責人、職員都能夠成長的更快，公司總部的指導意見、指令、政策如何能夠快速下達并執行?這就要考驗公司總部及項目部的“耳朵”了，只有聽到甲方的需求，聽到市場的聲音，聽到上下各環節的需求，理解之后才能做出正確的反應，而今，項目部遠在外地，且甲方更是分布在各地，如何才能讓信息的層層傳遞直到高層而不失真呢?

5、公司總部的決策如何有效傳達到項目部，并且要讓項目部不會感覺到總部是在瞎指揮，而是在了解項目部的情況下做出的理智決策。雖然說總部的指令傳達到項目部是要求堅決執行的，但執行力除了與企業的執行文化有關，還是與指令被項目部的認可層度有關的，這也就是說明一個問題：總部如何能夠言之有理，做到令出如山。

總而言之，公司領導現在碰到的問題可以歸結為：手能不能伸得更長?眼能不能看得更細?耳能不能聽到更多?口能不能言之有理?

找到一個行之有效的辦法來解決上述困難，已成為我們工作的當務之急，而信息化作為現代企業的管理手段無疑將是解決上述問題的最好途徑。

二、探索信息化之路

面臨以上問題，公司上下堅定信念，開始探索信息化之路。

1、硬件基礎設施建設

由于要搞信息化建設，勢必要進行一些必要的投入，比如總部服務器的更新，軟件的升級等，但是比較難解決的是項目點的信息問題，因為項目的流動性很高，而且很多項目點地域比較偏僻，當地基礎通訊設施較差，國外的一些施工點甚至連固定電話都沒有，這就需要我們充分調動各種資源，以各種途徑解決通訊的問題，比如租用衛星電話、安裝地面衛星站等。

2、日常辦公軟件的推廣

公司原來有一部分軟件，但是不符合公司目前的發展戰略，所以大多沒有使用價值。現在推廣后第一步就是開始推廣日常辦公軟件。如把在國際合作部使用的OA辦公軟件，從2008年08月開始在全局強制推廣，所有的公文都是在OA上瀏覽，不再走紙質文件。

3、其他軟件的綜合推廣

公司曾經在2002年買過PKPM、預算軟件等單機版的軟件。如何充分有效的利用這些單機版軟件，讓每個職工都能使用，曾經深深困擾信息中心的人員。公司最終想到了一個好的解決辦法，就是將這些單機版的軟件安裝在專業服務器上，通過Citrix等加速軟件，使得處于偏遠地區的可以撥號上網的項目部都能使用。這樣就以比較小的費用解決了大問題。

三、信息化建設的總結

1、信息化一定要和管理相融合

我們在這段時間的推廣過程中，很注意將信息化與公司的日常管理結合，并且為了保證源頭的一致，公司特地把信息中心放到了公司的政策制定部門中，從而保證各項管理制度和流程的出臺都有信息手段的支撐。

這樣的一個融合說起來容易，做起來困難。現實的情況是，各個企業的自身管理模式千差萬別，而軟件不可能完全適合，單獨定制又存在著費用大、時間長、不可控因素多等風險，所以在產品選型和二次開發上就需要公司特別關注。原則是選擇業內口碑好的公司，如果是上市公司最好，避免了投入大量資金之后，軟件公司破產，售后服務困難，導致前期投入浪費。

就以公司發文為例，公司2008年的機構改革的重心是加強對項目的管理，提高項目管理的效率。公司一般的發文都是上一級發到下一級，然后下一級再發到他的下一級，一級一級發。由于項目部是公司的最末一級，公司的關注點是文件什么時候發到項目部，項目部如何進行處理，所以公司的發文除了關注中間環節外，還增加了對項目部收文的監管。這些都是普通的文檔管理不能做到的，需要根據公司的自身狀況進行修訂。

2、信息化一定要加強引導和培訓

信息化自身也是企業管理的一項改革，從某種意義上也是將管理進行標準化和規范化，而且也是透明化。是對企業文化的一種再造。作為國有企業，公司有自己的慣性，如何以最小的代價取得最好的效果，是公司領導曾經的重點。所以在信息化的推廣過程中，培訓和引導是必要的。

3、信息化建設一定要量力而行

在信息化建設的初期很多人都很疑惑，花這么大的精力，特別是可能花很多費用，搞這個有必要嗎？公司在實施的時候，針對不同項目的情況，在項目策劃的時候都有一個專項的方案。比如上面提到的衛星電話，公司租用的這個衛星電話，除了打電話外，（從國外使用它打電話比使用當地的國際直撥還便宜），還增加了數據的功能，一個月2000-3000元，解決了項目數據傳送的問題，至少保證了總部的信息及時傳遞到項目，項目之間的信息也得以快速的傳遞。信息化的產品固然很多，但是在選型和推廣的時候一定要量力而行。

信息化需要考慮到一些項目部在偏遠山區或國外不發達地區網絡環境較差，公司為此搭建了citrix遠程接入系統，使得各系統在低帶寬環境下也可以遠程登陸使用，保證了全員都可以使用各業務系統。

4、信息化一定要人性化

信息化除了能夠為企業的日常業務管理提高效率外，還可以增加職工的交流，比如國外的職工和國內的職工的交流，國外職工和自己家屬的交流等，即穩定了職工隊伍，又節約了成本。特別是目前我們還通過視頻會議系統組織了跨越國界的視屏在線轉播，收到了較好的效果。

四、信息化建設的階段性成果

1、進一步統一和強化了幾個思想

業務管理流程化的思想；組織架構扁平化的思想；職責單一、責任明確的思想；面向市場、快速響應的思想。

2、建立了全方位覆蓋的通訊系統

隨著集團戰略規劃的全部布局，公司的海外事業也不斷拓展。為了解決公司業務地域跨度廣，以及國內外信息不暢的問題，公司著手建立了以RTX（騰訊通）、MYF AX（網絡傳真系統）、手機短信系統以及公司郵件系統（包括內部郵件系統及外部郵件系統）等為基礎的公司通訊系統，并通過該系統，實現了總部與各項目間跨地域、跨時空的全方位無障礙溝通 。自2005年底建成公司計算機骨干網絡之后，實施了內部電子郵件系統，該系統目前擁有用戶近700個，涵蓋了公司各級領導、管理和專業技術人員以及各個生產崗位，極大地提高了信息的傳遞水平，為最終實現OA辦公自動化提供了寶貴的經驗。

3、建立視頻會議系統

在自動化辦公高度發展的今天，視頻會議系統已成為自動化辦公系統不可或缺的一部分。借助信息化手段，公司越來越多的實現了跨地域的視頻會議及交流培訓等，解決了公司工程項目分布地域跨度大，召開會議人員集中難，會議成本高，會議精神不能及時傳達，影響信息傳遞和溝通的及時性等諸多問題；避免了差旅費和通訊費等巨額開銷支出，同時節約了時間成本。

4、推行無紙化辦公，掀起公司全方位變革

信息化建設作為實現企業管理理念創新，管理流程再造，對管理手段革新的管理手段，涵蓋了技術創新、管理創新和制度創新的方方面面。公司通過完善企業信息化系統，實現企業內部資金、物資、人才、技術等管理全過程的整合。利用信息技術及現代手段，實現了公司信息的及時傳遞，為企業管理層及決策層提供了決策依據。

5、企業門戶網站升級

企業網站作為公司對外宣傳、樹立品牌、發布信息的窗口，是公司電子商務的必需工具。但由于網站建站初期，信息量少，各部門間的合作與交流較少，信息相對閉塞，各方面還處于“ABC”的基礎開放階段。同時，又缺乏計算機專業技術人員，無法應對網絡宣傳的高要求。面對上述問題，公司領導給予了高度重視并對網站完善升級迅速達成共識，穩抓相關人員培訓工作，加快網站重建步伐，擴大全公司信息化的宣傳與應用力度，并制定了相應的宣傳獎勵制度，使公司企業網站舊貌換新顏，并逐步成為公司內聚人心，外樹形象的窗口。

6、基于網絡的項目監控系統

基于網絡的項目監控系統是公司在2008年03月開始實施的，已經擁有監控點5個，包括主要的生產現場點、環境監測點、交通道口點等，為公司領導以及專業管理人員、生產調度指揮人員提供了便捷的指揮和管理方式；目前項目監控系統的二期工程已經開始實施，將在一期基礎之上補充50個點左右，將項目監控系統的范圍進一步擴大。

7、打造先進的企業管理體系

目前，公司已全面推行企業運營系統，該系統采用成熟先進的管理技術和模式，規范項目管理的同時，提高企業管理水平。通過該系統，公司不僅可以實現項目個體的標準化管理，而且還可實現項目間的組織、資源協調；同時，公司管理層可以通過該系統，實時獲取項目施工過程的各種信息，如計劃執行情況、成本消耗情況、合同執行情況、資源配置情況等等，為公司管理層提供決策依據。系統集信息技術與先進的管理思想于一身，成為現代企業信息化建設的運行模式，反映了企業對合理調配資源，最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。

通過信息化工作的建設，增加了公司的企業競爭能力以及抵御風險的能力，可以說，信息化建設為公司插上了騰飛的翅膀。

五、發展與展望

建筑企業的信息化建設無疑是對傳統管理模式的一場革命，企業如何利用信息化提高公司管理水平，提高工作效率，減少辦公成本，對于公司今后的發展有著重要的意義。公司將信息資源作為企業的戰略資源，并逐步進行科學開發、合理配置，使之得到充分有效的利用，可以說，信息化技術的廣泛應用不僅提高了公司的技術手段和自動化程度，同時提高了公司管理水平和市場競爭力。

從企業角度來講，實現企業的信息化建設并非一蹴而就。應從時代的、戰略的高度審時度勢，主動求變，才能跟上信息飛速發展的浪潮。面對國內外市場的激烈競爭，公司將把信息化建設與企業戰略有機地結合起來，把最新群件技術和信息技術有機地結合起來，借助現代信息技術和資源，通過信息網絡和計算機技術提高企業綜合運作能力。

特別是對于扁平化的組織機構而言，信息化就是一把有利的工具，而且是必要的工具，這樣才能使公司在國際的大舞臺上更好的發展。

目前，公司正處在企業轉型的關鍵時期，所以，能否實現與國際企業接軌，能否保證企業的可持續發展，需要我們逐步完善公司的信息化管理系統，提高公司的信息化管理水平，并以此為平臺助企業騰飛。