強化服務功能,提高圖書館檔案管理水平

【摘要】從圖書館檔案管理、分類、服務渠道角度，分析圖書館檔案管理的收集、整理、利用為實行科學管理，從實踐的角度探索圖書館檔案管理的思路。

【關鍵詞】圖書館;檔案管理;服務機制;服務渠道

檔案管理是圖書館管理工作的重要組成部分，是辦好圖書館的重要基礎性工作，是衡量一個圖書館管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結開展讀者服務工作經驗，探索、掌握圖書館業務工作規律方面，還是在維護圖書館讀者服務、學術研究和管理人員合法權益方面，都具有不可估量的作用。尤其在競爭越來越激烈的今天，檔案工作在擴大圖書館影響力和知名度、爭創服務品牌、促進圖書館和諧發展、推進社會文明建設等方面具有不容忽視的作用。

圖書館檔案是圖書館各項日常工作中形成的第一手資料，經過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是圖書館開展各項工作的見證，是反映圖書館歷史的真實資料。內容主要有黨政行政工作檔案、業務工作檔案，囊括了上級有關文件、圖書館黨務和行政管理、業務管理、學術研究、讀者管理、后勤管理等各個方面。檔案工作的根本目的在于利用，在于通過認真收集、保存好第一手資料，為圖書館做好詳實的歷史記錄，積極開發利用檔案資源，為圖書館各項工作提供更加便捷的服務。具體來說，要從以下幾個基本方面體現檔案的價值和服務功能:

1.強化服務功能，創新服務機制

1.1 為領導決策服務

現代管理的實踐證明，科學的決策和管理離不開信息。圖書館的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓，記錄著圖書館員工作和活動的方方面面，反映著圖書館事業發展的歷史過程?？茖W合理開發圖書館檔案資源，不僅可以為圖書館的改革和發展提供理論支持，也可以把握發展趨勢，為深化圖書館改革、強化內部管理、提高服務效益等提供參考資料，為領導正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據。

1.2 為學術研究服務

檔案信息的分享性為實現學術研究信息資源的共享提供了平臺。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術和現代信息技術，對學術研究檔案信息進行深層開發，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉換成新的載體形式，將會進一步擴大學術研究檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的學術檔案信息。實現學術檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高學術檔案信息的服務功能。

1.3 為各類咨詢查證服務

憑依檔案資料的權威性，本著對歷史負責、對圖書館負責、對廣大圖書館員負責的原則，在管理要求范圍內，通過查詢有關文件、記錄、圖紙、票據、照片、錄音、錄像等資料，為圖書館員、讀者和社會有關方面提供服務。如圖書館員專業技術人員業務資料查詢、考核情況查詢、讀者借書證資料查詢、讀者活動資料查詢等。

就圖書館檔案的服務功能而言，還可根據服務對象、服務內容和服務形式的不同，從不同角度進行具體闡釋。但不管怎樣，都要求圖書館檔案工作要積極適應形勢發展的需要，不僅要強化對服務功能的認識，還要在進一步完善和提高服務功能，不斷發揮其應有的作用上下功夫。要緊緊抓住“利用”這重要環節，圍繞圖書館中心工作，創新服務機制，積極進行檔案利用工作的探索，不斷提高檔案工作服務的及時性、針對性和有效性。

2.提高管理素質，拓寬服務渠道

2.1 要轉變思想觀念

由于長期受檔案神秘的影響，大家對檔案資料的開發利用不同程度存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了圖書館檔案服務功能有效發揮，圖書館有關方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時俱進，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，主動樹立服務意識，主動開發服務功能，努力為圖書館科學決策服務，為圖書館員、讀者服務，為社會各界服務。

2.2 要立足服務，改革檔案管理方式

2.2.1 要著眼發揮服務功能，健全和完善檔案管理制度，對檔案收集、整理、歸納、利用實行科學管理，使之規范化、制度化。

2.2.2 要利用現代信息技術，提升管理水平，依托圖書館信息化建設平臺，有重點、成體系、分步驟地開發利用計算技術、復制技術、光盤技術等現代化信息技術，提高檔案信息服務水平或效率，著力改革信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。

2.2.3 要及時收集資料信息，及時編排歸檔。圖書館各部門資料信息繁雜，頭緒多，尤其是行政工作檔案和業務檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求各不相同，讀者服務部門量大面寬，讀者活動、學術交流和專家講座的偶然性等，都要求檔案工作人員必須加強平時收集工作。

2.3 要提高檔案管理人員的現代化管理素質

檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還必須要求檔案員真正樹立“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面要注重檔案人員的繼續教育，積極組織他們參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論;另一方面建立檔案工作網絡，著力選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任圖書館專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使圖書館的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為圖書館讀者服務，為學術研究和其他工作服務。

2.4 要加強編研工作

做好信息編研工作是檔案開發利用的前提，確實改變過去那種看攤守業現狀，拓寬服務渠道，改善服務功能，用前瞻的眼光研究利用者的需求，積極主動地提供方便、快捷的優質信息服務。在充分了解館藏和用戶需求的基礎上，通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務等方式，有針對性地開展圖書館檔案編研工作，如編制《圖書館沿革》、《大事記匯編》、《學術研究成果匯編》、《專業技術職稱匯編》、《讀者活動匯編》和專題文件資料索引、學術動態、學術思想或部門的史料等，從而更好地提供優質高效的服務。

2.5 強化檔案工作的條件保障

對照《檔案法》，要把檔案工作納入到圖書館建設的整體規劃當中，認真開展調查研究，查找不足，規劃好圖書館檔案工作的未來，采取切實有效的措施，加強對檔案工作的領導，加強檔案工作的隊伍建設、制度建設和基礎設施建設，為圖書館檔案工作的發展提供充分的條件保障。在此基礎上，建立完善檔案工作管理體制及組織機構，建立健全切合實際的《圖書館檔案條例》、《查閱利用制度》等，從體制上暢通服務渠道，以便能全方位、多途徑、多角度地利用好圖書館檔案資源，強化檔案服務功能，為促進經濟社會發展進步和社會和諧穩定發揮自身不可替代的作用。

參考文獻:

[1]祝玲娟.圖書館學科館員現狀與發展方向[J].圖書館管理與實踐，2005(4).

[2]呂鴻.以教學工作水平評估為契機，促進高校教學檔案規范化建設[J].中國大學教學，2007(6).

[3]岑淑兒.高校二級學院檔案管理初探[J].浙江檔案，2005(6).

[4]馬玉杰.本科教學評估與高校檔案管理工作研究[J].檔案學研究，2006(6).

[5]王琳.從教育教學評估看高校檔案價值的體現[J].北京檔案，2004(5).

[6]林東青.知識管理理論與實務[M].電子工業出版社，2005.

作者簡介:王啟祥，浙江省東陽市圖書館副館長、館員。