校園數(shù)字檔案館建設(shè)的困難及對(duì)策

摘要:本文圍繞校園數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行了探討，就其面臨的問題進(jìn)行了總結(jié)，并針對(duì)性地提出了相關(guān)對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞:檔案館 數(shù)字化 網(wǎng)絡(luò)資訊

一、校園數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

近十年來我國(guó)的高校改革頗具成果，學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模多元化對(duì)學(xué)校檔案信息方面都提出了更高的要求。校園數(shù)字檔案館的建設(shè)也被提上日程。校園檔案館的建設(shè)是整個(gè)校園數(shù)字化的一個(gè)重要組成部分，首先要建立一個(gè)以數(shù)據(jù)庫為核心的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，依托校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各系院在本地即可查詢校內(nèi)檔案信息，再通過Internet為校內(nèi)外師生、科研人員、當(dāng)?shù)毓娨约胺植皆诟鞯氐男Ｓ烟峁n案信息服務(wù)。校園數(shù)字檔案館完全改變了傳統(tǒng)檔案資源的存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化儲(chǔ)存、檢索，拓展了信息服務(wù)領(lǐng)域，使檔案利用者不用再到校園檔案館進(jìn)行查詢，那些遠(yuǎn)離學(xué)校所在地工作的校友們也不用長(zhǎng)途奔波到學(xué)校檔案館來查詢自己當(dāng)年的學(xué)習(xí)檔案，大家足不出戶就可直接檢索、查詢。

二、校園數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的困難

校園數(shù)字檔案館的建設(shè)是項(xiàng)復(fù)雜的工作，它需要多種先進(jìn)的信息技術(shù)支持，同時(shí)需要大量人力、物力和資金的投入。這是校園數(shù)字檔案館面臨的主要問題。

1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作量大，短時(shí)間內(nèi)難以完成。校園數(shù)字檔案館最基本的要素就是數(shù)字化資源，這也是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的最大區(qū)別，大量的數(shù)字化資源是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的前提。若要將檔案館的館藏全部數(shù)字化，再加上每年新增加的紙質(zhì)館藏，將是一個(gè)巨大的數(shù)字，無論是人力、物力還是財(cái)力在短時(shí)間內(nèi)都很難實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

2.校園數(shù)字檔案館的建設(shè)還面臨一系列技術(shù)難題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，就面臨一個(gè)信息存儲(chǔ)的問題，例如載體問題，既要保障數(shù)字信息的方便利用，還要保證數(shù)字信息的長(zhǎng)期安全。雖然可以利用光盤儲(chǔ)存相當(dāng)?shù)臋n案信息資料而且光盤有儲(chǔ)存容量大、可以隨機(jī)讀取的優(yōu)點(diǎn)，但是長(zhǎng)時(shí)間的運(yùn)行使用會(huì)導(dǎo)致光盤數(shù)據(jù)的損失。還有是提供利用和信息共享。既涉及到網(wǎng)絡(luò)布線的問題，也涉及到數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)軟件的選用與后期維護(hù)等問題。

3.數(shù)字檔案館對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。與傳統(tǒng)的檔案館服務(wù)不同，數(shù)字檔案館的館員與檔案利用者不再是面對(duì)面，但是檔案查詢者在利用數(shù)字檔案時(shí)遇到的問題還是應(yīng)該由館員來幫助他們解決，這就要求檔案館館員在現(xiàn)有的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)上拓寬自己的知識(shí)面，提高計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力、檔案檢索能力和綜合素質(zhì)，且要有良好的溝通能力以及與軟件開發(fā)人員和其他同事之間有效的合作能力。

三、關(guān)于校園數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)建議

1.做好長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。校園數(shù)字檔案館建設(shè)不是一朝一夕的事情，是一件需要長(zhǎng)期發(fā)展和發(fā)揮作用的事情。因此，要做好校園數(shù)字檔案館建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，并要爭(zhēng)取將此列入校園數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃之中，保障基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作、數(shù)據(jù)庫開發(fā)、資金投入以及人才培養(yǎng)等的有效落實(shí)。

2.有計(jì)劃、有步驟地完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。要根據(jù)檔案的利用頻率、檔案的重要程度等有計(jì)劃地分批進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)于那些利用需求不大的檔案可以根據(jù)人員、資金等情況最后數(shù)字化或不進(jìn)行數(shù)字化，待有利用需求時(shí)再進(jìn)行數(shù)字化。

3.做好備份工作。鑒于光盤存儲(chǔ)不穩(wěn)定的原因，要做好備份工作，不僅要使用不同介質(zhì)進(jìn)行備份，同時(shí)為預(yù)防重大災(zāi)難的發(fā)生，有條件的高校還要做好異地備份工作。

4.加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作。加強(qiáng)檔案管理員業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高檔案管理員的計(jì)算機(jī)辦公軟件應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，提升管理員的遠(yuǎn)程服務(wù)能力，保證數(shù)字檔案館的信息資訊得到最大化的有效利用。

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作者單位:長(zhǎng)江師范學(xué)院鉤深書院