試談紙質檔案與電子檔案的管理問題

隨著電子技術的迅猛發展和推廣，計算機技術在檔案工作中的應用范圍越來越廣泛，幾乎覆蓋了檔案工作的全過程和大部分工作環節。這就使檔案工作由紙質到光電介質載體發生了飛躍，從而給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。如何面對電子檔案的優點與不足，使檔案工作在網絡化、數字化的環境中生存與發展，已成為檔案管理工作中面臨的問題。筆者試從電子檔案的特點出發，比較紙質檔案和電子檔案管理中存在的不同，以探討現代技術下電子檔案的管理現狀。

一、 紙質檔案與電子檔案的特點

由于工作的持續和事業發展以及遺留后世的需要，人們把日后仍需考查的材料有意識地留存下來，這樣文書就轉化為檔案了。電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式儲于磁帶、磁盤、光盤等載體中，通過計算機進行閱讀、編輯、傳輸、存儲等處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件是伴隨著計算機技術的產生而出現的，是無紙化、自動化辦公的直接產物，進入電子時代后將是辦公的主角。隨著辦公自動化的發展和深化，過去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機關公文，以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息等，都可用電子計算機制作形成。電子文件大量的產生必然會逐漸改變傳統紙質文件的主導地位。為了保存歷史，為社會主義現代化建設服務，大量具有保存價值的電子文件必將轉化為電子檔案進行保存，以備提供利用。面對這一新的發展形勢，我們必須及時采取應對策略，保證電子檔案的長期保存，為社會主義各項事業服務。

二、 紙質檔案管理與電子檔案管理中存在的區別

目前，由于技術力量和實踐經驗等各方面的原因，電子檔案的保護技術和紙質檔案相比顯得很不成熟，它們在管理中存在以下區別:(1)紙質檔案與電子檔案歸檔時間的區別。傳統紙質檔案的歸檔時間一般規定，在文件形成后第二年的上半年向本單位檔案管理部門移交，以備查考利用。電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，由形成文件的各科室通過網絡傳送的方式傳送給本單位的檔案管理部門，并履行必要的交接手續，形成交接文據。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案的分類號，設定訪問的限制和級別，以便將來用戶查找、利用。隨時歸檔的好處，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率;另一方面也符合電子文件自身的特點，方便快捷，同時還可以避免檔案的流失和遭受病毒的破壞。(2)紙質檔案與電子檔案的歸檔方式不同。現在傳統紙質檔案歸檔采取的是“一事一卷軟卷皮、用盒裝”的方法，盡管比過去的立“厚卷”的方法有所改進，但仍然存在著文件分類難、程序多、要求細、工作量大等弊端。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留任何痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始性、憑證性辨別真偽變得復雜而又困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、身份驗證、信息認證和加密保護，以保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，確保檔案管理部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證效率。(3)紙質檔案與電子檔案在保管方式上存在著差異。目前以紙質檔案為主體的保護技術主要內容有:檔案制成材料的耐久性和優化檔案保存環境技術，它包括溫、濕度調節控制的技術、防塵、防光、防有害生物和防有害氣體等技術，對破損檔案進行修復的技術，如:去污、去酸、字跡恢復、紙張糊裱等方面，它們主要是圍繞構成檔案的物質材料自然損毀的原因和結果，而進行預防和治理的。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合。檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以統一、通用的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源的有效利用。(4)紙質檔案與電子檔案查詢、利用方式的不同。我們開展檔案工作，其目的是為了積累檔案的信息資源并為現實工作提供利用服務。紙質檔案的利用是指以利用者為服務對象，以提供檔案室庫藏檔案為手段，采用多種形式和方法，開發和提供檔案為利用者服務。但紙質檔案的查詢、利用存在場地限制，人工服務的弊端。電子檔案查詢和利用的方式，只要符合一定條件，利用者就可以注冊、登記成為電子文件中心的會員，就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

三、 現代技術下的電子檔案的管理現狀

當今社會產生電子文件的環境及工作方式，是隨著電子計算機及網絡應用的普及深化程度，而有一個逐步發展的過程。從我們單位的情況看，現代技術下的電子檔案的管理存在著許多的問題，這些問題如不及時得到解決，將會直接影響到電子文件的管理質量。歸納起來有以下四個方面的問題:一是草稿性電子文件存在著“自生自滅”的狀態。在現代辦公自動化極為普及的今天，多數科室起草文件都是應用電子計算機來起草，這些文件一旦打印出紙質的正式文件，作為草稿性的電子文件往往就會被人們忽視。第二，輔助性電子文件存在無人管理的狀態。在單位的辦公自動化網絡中，雖然紙質文件仍然是屬于正式文件，但也把電子文件作為輔助性的文件來使用，可是由各科室生成的電子文件則沒有及時地傳送到檔案管理部門歸檔保管，處于無人管理、各自保管的狀態。第三，有些電子文件的存貯載體不安全，信息記錄格式不標準。由于單位沒有制定統一的電子檔案管理的規章制度，對于電子文件的載體選擇難免帶有隨意性，單位各科室產生的電子文件只保存在各自的硬盤存儲器上，如果系統一旦出現故障或者是被病毒感染，那么就極容易造成數據的丟失。第四，電子文件生成的設備、環境、數據缺少登記，一些相關軟件參數也缺少妥善的保護措施。電子文件的生成環境是非常復雜的，而且對設備的依賴性特別強。一些科室在保管電子文件時，沒有注意保存其生成軟件及設備等方面的參數，如果某系統被毀，那么由其生成的電子文件就可能難以讀取，所以保留電子文件的同時，也應該特別注意保留其相關的軟件及設備等各種必要的參數。

(惠州市實驗中學)