高校院系教學秘書隊伍的規范化建設與管理

摘 要: 高校院系教學秘書工作非常重要，但也存在管理制度滯后，管理不規范，隊伍不穩定，素質參差不齊，職業倦怠嚴重等問題。因此，對高校教學秘書隊伍進行規范化建設和管理非常重要。

關鍵詞: 高校院系教學秘書規范化建設 問題 途徑

高校以各個院系為教學執行單位和實體，各項教學、科研和為社會服務的功能都落在了院系一級。院系的教學秘書作為專職教學管理人員，肩負著重要的工作，是高校教學管理的樞紐[1]。院系教學秘書工作完成的優劣將影響到學校整個教學管理隊伍，影響到學校教學工作的推進。因此，對院系教學秘書工作進行規范化建設和管理，提高院系教學秘書工作的水平非常重要。

一、高校院系教學秘書工作的重要性

根據教育部2007年1號文件精神，把發展高等教育的重點放在提高教學質量上，而教學管理是順利實施質量工程的保證。原教育部副部長周遠清同志曾經指出:“教學管理并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有學術管理和行政雙重職能的一門科學，是一門需要長期學習和實踐才能掌握的一門科學，沒有一支過硬的教學管理隊伍就不可能有一流的教學水平和教學質量。各個學校都要建設好一支高素質、高水平的教學管理隊伍，要舍得把優秀人才選拔到教學管理的崗位上，還要制定有力的政策措施，保證這支隊伍的穩定和發展。”在整個教學管理過程中，院系的教學秘書作為專職教學管理人員，肩負著重要的工作:既要當好院系領導的助手，協助院系領導處理好日常教學管理工作，又要做好溝通與協調工作，做到上情下達，下情上達，保障信息渠道的暢通，還要完成對教學質量的評價與考核，做好教學質量的監控保障工作。

因此，教學秘書是高校教學管理的樞紐，是教學管理的生力軍，處于教學管理與改革的前沿，肩負著維持正常教學秩序，提高教學質量的重要使命。

二、高校院系教學秘書工作中存在的問題

1.管理制度滯后，管理不規范。目前高校中對專任教師的教學科研都有比較系統的管理制度，使高校的教學和科研工作能夠有序進行，但是高校對教學秘書工作的管理不夠重視。長期以來，教學秘書工作被認為是不重要的工作，什么人都可以做。教學秘書隊伍建設方面缺少成套的管理制度，管理不夠規范。這就造成教學秘書的工作比較繁瑣，責權不清。

2.隊伍不穩定，素質參差不齊。目前，很多高校認為教學秘書只是從事簡單勞動的勤雜工、師生后勤服務的附屬者，只有那些不能直接給學生授課的老師才從事此項工作。因此，學校一般把在學校其他崗位上干得不好的人員安排到教學秘書崗位上。這樣，教學秘書工作崗位就被認為是學校“最不好的”崗位。教學秘書的地位低，沒有人愿意從事教學秘書工作，教學秘書都會想方設法離開這個“出力不討好的工作崗位”，使教學秘書隊伍不穩定。很少人能潛下心來認真研究如何做好教學秘書這項工作，業務素質參差不齊。

3.工作任務繁雜，職業倦怠嚴重。高校教學秘書工作頭緒繁多，內容復雜，日常事務重復性強。有人曾列舉了教學秘書的日常工作內容，細數下來，多達60項。教學秘書不但要對教學過程進行監督管理，而且要處理好各種復雜的人際關系。沒有對教學秘書工作的規范化，教學秘書很難有條不紊地完成這么繁雜的工作。由于工作繁雜，工作壓力大，容易使教學秘書產生心理壓力，在工作中表現為抗拒和排斥心理，加之職業地位低下，很容易使教學秘書產生職業倦怠。與一般的任課教師相比，教學秘書隊伍的職業倦怠現象出現機率要高得多、程度要嚴重得多。

三、高校院系教學秘書工作規范化建設的重要性

相關專家學者對如何提高高校教學秘書工作水平，解決高校教學秘書工作中存在的問題進行了很多探討，提出了很多解決的方法。但高校秘書工作水平不高，歸根到底還是高校對院系教學秘書工作管理制度不完善，管理不規范造成的。因此，高校院系教學秘書工作規范化建設對于該問題的解決開了一劑良方[2]。教學秘書工作規范化建設就是要把教學秘書的工作任務、工作方法、評優評獎、升遷聘用等制度加以規范。高校教學秘書工作規范化建設的重要性體現在如下幾個方面:

1.教學秘書工作規范化有利于提高學校的教學管理水平。高校院系教學秘書工作的規范化建設使教學秘書明確了自己的責任和義務，熟悉了完成各項工作的工作方法，他們的各項工作都依照相應的規范有條不紊地完成。這樣就會大大降低教學管理中的失誤，使各項教學工作高效優質地完成。因此，教學秘書工作規范化有利于提高學校的教學管理水平。

2.教學秘書工作規范化有利于高校教學工作的順利進行。教學工作的連續性和周期性決定了教學管理過程必須連續進行，任何一個環節出現問題都將影響到整個教學進程。因此，教學系統的順暢運行依賴于對每一個細小因素的有效監管控制。院系教學秘書工作規范化管理應細化到教學管理的各個細節，教學管理中的每個環節都應有相應的制度加以規范。這樣能有效規避教學事故的發生，使各項教學工作有序順利地進行。

3.教學秘書工作規范化有利于提高教學秘書的工作積極性。教學秘書的規范化管理明確了教學秘書的權與責，讓教學秘書很快理順了自己的工作關系。同時，教學秘書工作的規范化還能有效地規避教學事故的發生。另外，教學秘書規范化建設還明確了教學秘書的升遷和聘任制度，使教學秘書有了奔頭，提高了教學秘書的地位。這些都降低了教學秘書的心理壓力，提高了教學秘書工作的積極性。

四、高校院系教學秘書工作規范化建設的途徑

高校進行院系教學秘書工作規范化建設應該由學校層面在管理制度，在人事制度上進行改革和建設。以下幾點對高校院系教學秘書工作規范化建設具有重要意義。

1.完善的管理制度是教學秘書工作規范化建設的起點。教學秘書工作的規范化建設應該在學校層面進行。學校應該制定完善的教學秘書管理制度，細化教學秘書的工作任務和方法。管理制度的制定可以對教學秘書的工作進行規范化，而且制度不隨人變。無論誰做院系教務秘書都要按照管理制度規定的方法完成相應的工作，這樣就可以有效提高學校的教學管理水平。

2.專業化是教學秘書工作規范化建設的必由之路。建立專業化的教學秘書隊伍的建設，在院系教學秘書規范化建設中具有至關重要的作用。關于教學秘書專業化建設有很多的論述[3]。有一支專業化的教學秘書隊伍，學校的教學管理工作才能有序進行。教學秘書隊伍的建設要求維持教學隊伍的相對穩定性，這就要求學校真正重視院系教學秘書工作，提高教學秘書地位，給教學秘書提供良好的工作環境。

3.培訓是教學秘書工作規范化建設的重要途徑。有了完善的管理制度就要認真地貫徹執行。對教學秘書進行定期培訓，使教學秘書掌握工作方法和途徑，對教學秘書工作進行規范化是必不可少的。

4.人事制度是教學秘書工作規范化建設的保障。“既讓馬兒跑，又讓馬兒不吃草”。要提高教學秘書的工作待遇，建立良好的升遷制度，讓教務秘書看到升遷的希望。

總之，院系教學秘書的工作是高校整個管理運行的重要組成部分，對院系教學秘書工作進行規范化建設，才能解決目前教學秘書工作中存在的具體問題，積極發揮教學秘書工作的積極性，促進高校教學工作的順利開展，進而提高高校的教學管理水平，最終提高教育教學質量。

參考文獻:

[1]袁丹，周昆.高校教學秘書隊伍建設:應然與實然[J].重慶文理學院學報(社會科學版)，27，(1):14-16.

[2]王云.規范高校教學秘書管理工作的探索與實踐[J].石油教育，2008，(2):76-78.

[3]彭志瓊.淺議高校教學秘書隊伍建設[J].中國科教創新導刊，2009，(26):241-242.