“合作”和“禮貌”在外貿函電中的運用

摘 要: “合作原則”和“禮貌原則”是語用學的重要理論。本文通過分析“合作原則”和“禮貌原則”在和諧類、合作類、競爭類和沖突類外貿英語函電中的運用情況，表明了其在外貿函電寫作中的指導作用，為函電寫作者提供了語言學理論基礎。

關鍵詞: 合作原則 禮貌原則 外貿函電

隨著全球經濟一體化進程的加快，世界各國之間的國際商務關系不斷發展深化。商務英語在跨國商務和國際經濟活動中的作用也日益突出。而外貿英語函電作為商務交流的主要形式之一，對公司間商貿活動的開展起著舉足輕重的作用。因此，利用外貿英語函電進行有效溝通就顯得尤為重要。本文通過分析語用學中的兩個重要原則，即合作原則和禮貌原則在外貿英語函電中的體現，為函電寫作者提供語言學理論基礎，以提高其對外交流能力。

一、合作原則和禮貌原則

“合作原則”是由美國著名語言哲學家格賴斯(H.P.Grice)于1967年在哈佛大學的演講中提出的。格賴斯認為，在人們交際過程中，對話雙方似乎在有意無意地遵循著某一原則，以求有效地配合從而完成交際任務。他把這種原則稱為“合作原則”。格萊斯在“Logic and Conversation”(1975)一文中認為人們在談話中遵守的合作原則包括四條基本準則，即(1)數量準則(Quantity Maxim);(2)質量準則(Quality Maxim);(3)關系準則(Relevant Maxim);(4)方式準則(Manner Maxim)。

然而，人們在實際言語交際中，并非總是遵守“合作原則”，有時人們會故意違反合作原則，或者使用間接表達式。對于這些“合作原則”無法解釋的語言現象，Leech(1983)提出了“禮貌原則”，認為人們之所以會采取間接表達方式，違反合作原則，是為了禮貌。

“禮貌原則”有六條準則(Leech:132):

(1)策略準則(Tact Maxim，也叫“得體準則”):盡力縮小對方的損失，盡力擴大對方的好處。

(2)慷慨準則(Generosity Maxim):盡力縮小自己的好處，盡力擴大自己的損失。

(3)褒獎準則(Approbation Maxim):盡力縮小對對方的詆毀，盡力擴大對對方的贊揚。

(4)謙遜準則(Modesty Maxim):盡力縮小對自己的贊揚，盡力擴大對自己的詆毀。

(5)贊同準則(Agreement Maxim):盡力縮小與對方的分歧，盡力擴大與對方的一致。

(6)同情準則(Sympathy Maxim):盡力縮小對對方的厭煩，盡力擴大對對方的同情(和好感)。

合作原則和禮貌原則兩者相互補充，互為進退，對于解釋各種語言現象具有普遍適用性。

二、外貿英語函電中的合作和禮貌

Leech按言語行為對禮貌的要求將言語行為分為四類:競爭類(命令、要求、請求等)、和諧類(邀請、祝賀、感謝等)、合作類(公告、通知、報告等)和沖突類(威脅、拒絕、責備等)。依據外貿英語函電的不同功能和Leech的言語行為功能分類標準，我們可將外貿英語函電粗略地劃分為和諧類、合作類、競爭類和沖突類四大類。和諧類的指函電主要包括建交函、詢價函和訂單函等;合作類如報盤、信用證已開立通知、已裝船通知和裝船指示等;競爭類的主要包括促銷函和還盤等;沖突類的如拒絕函、催開信用證、投訴函、索賠函和催款函等。本文將具體分析合作和禮貌原則在這四類函電中的運用。

1.和諧類信函

Leech所說的和諧類言語行為指聽話人為受惠者的言語行為。在這種情況下，說話人和聽話人之間關系和諧，所以這種言語行為本質上是禮貌的。詢價函就屬于此類，因為賣方是潛在的利潤獲得者，即受惠者。

例:We are interested in tweed lengths suitable for skirt-making and would like to have details of your prices and terms.It would be helpful if you could supply samples.

例1是一封詢價函，完全遵循合作原則中的數量、質量、關聯和方式準則，簡單、明確地表達了所需信息。

2.合作類信函

合作類言語行為旨在交換信息，其焦點是如何快速有效地傳遞信息，所以與禮貌沒有太大關聯，如報盤、信用證已開立通知、已裝船通知和裝船指示等。

例2:Thank you for your inquiry of 1 March.

We can supply on FOB basis the following tweed lengths form stock:

Shade No.32 in 40m lengths @ $ 6.3/m

Shade No.38 in 30m lengths @ $ 7.5/m

Shade No.47 in 30m lengths @ $ 9.0/m

Shade No.58 in 60m lengths @ $ 12.0/m

All are suitable for skirt-making;samples of each are enclosed.

Our usual terms of payment are by confirmed irrevocable L/C available by draft at sight.

We hope you will place an order with us.

例2是例1的回復和報盤，信中第一句“Thank you for...”遵守了關聯準則，提示對方這封信的主題，同時也遵循了方式準則，清楚地告訴對方是回復3月1日的詢盤，使讀信人容易進行確認。隨后，根據關聯準則和方式準則，針對例1中提出的“tweed lengths suitable for skirt-making(適合做裙子的花呢布料)”的價格和條件，還有寄送樣品一一作出詳細、清晰的答復。全文很好地遵循了數量準則。值得注意的是盡管例1中對“terms”沒有具體規定，但例2中根據一般情況就“交貨條件”和“支付條件”分別進行了回復，正是對數量準則的運用典范。

3.競爭類信函

競爭類言語行為在本質上是不禮貌的，因為這種言語行為的目的是讓聽話人按照說話人的意圖行動。所以說話人必須注意禮貌，以維持雙方的友好關系。而外貿英語函電中的還盤是典型的競爭類信函，它的目的就是讓對方降低價格，利益受損，所以在寫這類信時要適時運用禮貌原則。

例3:We appreciate the exceptional quality of your product and the way in which you have handled our enquiry.We would like to take this opportunity to conclude some transactions with you but I am afraid the price you quoted is not competitive enough.We would therefore suggest that you make some allowance，say 10% on you quoted prices so as to enable us to introduce your products to our customers.

此信故意違反數量準則和方式準則，在提出要求前，寫信人首先運用了褒獎準則，稱贊了對方產品的質量和處理詢盤的方式。接著根據贊同準則，說明與對方達成交易的意愿。然后才話鋒一轉，提出降低價格的要求。其間還運用策略準則，擴大對方的好處，即降低價格是為了“enable us to introduce your products to our customers(能夠把你們的產品介紹給我們的顧客)”。

而對還盤的回復，如果是拒絕函，在本質上也是不禮貌的，要注意運用禮貌原則，減少無禮的情況。

例4:Thank you for your order，No.HT200-96.We have noticed with interest that you are asking for a 35% discount.

As a matter of fact，the price we have quoted you is very competitive，compared with quotations from other suppliers.Furthermore，we are working on an extremely narrow margin，so 25% is the most generous discount we can give our customers under the present situation.

However，considering the long-standing business relationship between us，we are prepared to let you have a special discount of 30% if you will increase your quantity to XXX.

信的第一段體現了關聯及方式準則，以便對方再次確認。第二段運用慷慨準則和策略準則告訴對方，自己的利潤已經很低，價格與其他的供應商相比已經很優惠，25%的折扣已經是給顧客的最大幅度的折扣。在對方認為還盤可能失敗時，第三段又在贊同準則的基礎上給出了一個提議，看似給對方很大利益，實則既沒接受又沒拒絕，掌握了談判的主動權。

4.沖突類信函

沖突類言語行為在本質上非常不禮貌，因此它需要其他言語行為的協助以最大程度降低雙方之間的沖突。例4也可看成是一封沖突類信函，除此之外，我們看看其他幾種沖突類信函。

例5:We would refer to your consignment of leathers(Order No.120-05)which arrived this morning.

On opening the cases we found that we had received the wrong goods，the shipment apparently being intended for another buyer.

Please advise us when we can expect to receive our order，as some of our customers have been waiting for up to six weeks.

Please also let us know what we are to do with the leathers now in our possession.

例5這封投訴函首先運用關聯及方式準則，方便對方確認。然后再陳述事實，尋求解決途徑。全篇完全遵守數量、質量及方式準則，僅在詢問對方何時能拿到自己的貨時運用了慷慨原則，告訴對方自己和客戶的利益受到了損害，暗示對方及時處理。雖然是投訴信，由于過錯完全在對方，禮貌原則的運用相對較少。而催款函則不同，雖然不按時付款是對方過錯，但賣方收不到款，處于弱勢。

例6:We have always been relying on you paying promptly.However，to date，no payments have been received from you and we are curious to know why，perhaps it is merely an oversight.If there are other reasons we should be aware of，please let us know.Otherwise may we have your check for $ 1295.35?

在此催款函中，我們看到賣方首先運用褒獎準則稱贊對方一直付款及時，再運用贊同準則猜測對方只是一時疏忽，并不是故意不付款，然后又運用同情準則詢問對方是否有其他原因，最后才說出自己的真實意圖。全文犧牲了數量準則和方式準則，就是為了更加禮貌。如果遵循數量和方式準則，開門見山、直截了當地表明意圖，就會引起對方反感甚至厭惡，影響雙方貿易關系。

三、結語

通過對以上幾封函電中合作和禮貌原則運用情況的分析，我們發現，在外貿英語函電中，和諧類和合作類函電經常全面執行合作原則的四條準則，而忽略禮貌原則。而在競爭類和沖突類函電中，寫信人總是遵循合作原則中的關聯準則和質量準則，而為了表示禮貌而違反數量和方式準則。合作原則與禮貌原則總能相互補充，以最大化實現交際意圖。

參考文獻:

[1]Leech，G.N.Principles of Pragmatics[M].London:Longman，1983.

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