網絡化對醫院檔案管理工作的影響

【關鍵詞】醫院;檔案;管理

【中圖分類號】R197.323【文獻標識碼】A【文章編號】1007-8517(2010)18-197-1

醫院檔案信息資料作為醫院信息載體，是醫院管理的重要組成部分，能否對其加以充分利用，將直接影響到醫院的生存與發展。醫院信息網絡化建設是以計算機、通信技術和數據庫為其基本構成要素，以資源共享和共同開發為目的，將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統一的檢索平臺和搜索引擎，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機網絡，隨時獲得信息資源。

1計算機網絡技術對醫院檔案工作的影響

(1)檔案收集的豐富化:收集是檔案管理工作的開端，是整個檔案管理工作的基礎。隨著信息網絡技術的發展，電子檔案有許多不同于紙質檔案的特點，它可以施行前端控制，可以通過網絡來傳輸，為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網絡技術，廣泛采集數據信息，不僅節約了時間，而且豐富了檔案的內容。

(2)檔案載體多樣化:隨著現代檔案工作的發展和辦公自動化的普及，檔案不僅以文字的方式出現，而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產生的電子文件檔案形式出現，如文本、圖像、聲音或影像等，檔案管理主要通過計算機來完成。

(3)檔案服務多樣化:互聯網的出現實現了信息資源的共享，通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務、公共信息網服務及視聽傳播服務，服務對象可多途徑地獲取檔案信息，節省了時間，提高了利用效率。

(4)檔案管理人員專業化:計算機網絡環境要求檔案人員必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經驗。檔案管理人員日常的業務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統，檔案工作不再是滯后、被動的，而成為關系全局的重要部分之一。因而，檔案管理人員必須樹立創新意識，培養信息處理能力和開發能力。

2醫院檔案實行網絡化管理的內容

(1)文書處理過程和歸檔實現網絡化管理

文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，設定傳閱時間和催辦時間，并對處理完畢的文件進行隨時立卷整理。發文處理過程也可通過網絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室簽發—信息中心歸檔，大大減少了工作量，減輕了檔案人員的負擔。

(2)病歷檔案實現網絡化管理

隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

(3)人事檔案實現網絡化管理

根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。

(4)醫院圖書館實現網絡化管理

在工作中形成的經驗和認識以及在各個環節中自然形成和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來形成檔案，并通過網絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業務檔案的再整合，為讀者提供更快捷更有價值的信息。

3檔案管理實現計算機網絡化的建議和方式

(1)領導重視是關鍵

檔案綜合管理是醫院現代化管理的組成部分。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識;調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。

(2)網絡設備先行是基礎

網絡化發展，硬件先行。要建立微機局域網絡，還應配備掃描、拷貝、打印等設備來方便信息的輸出利用。建立醫院局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，并在中心網絡平臺上編制一套綜合的檔案管理的自動化軟件，主要功能有文書處理、電子論壇、網上公布、檔案查閱等內容。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。

(3)人員素質的提高是必備條件

網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作?，F代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。而目前醫院現有的檔案專業人員知識結構較為單一，尤其是計算機網絡技術的應用能力較低。因此，檔案專業人才的培養也是日益顯得重要了。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，才能適應計算機技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。