選用秘書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)

我選擇秘書(shū)向來(lái)不太注重外在形象，當(dāng)然人都是愛(ài)漂亮的，但是從工作的角度來(lái)說(shuō)，我不主張選擇太漂亮的秘書(shū)。因?yàn)槲覀€(gè)人認(rèn)為(很可能是個(gè)人偏見(jiàn))，漂亮女性克制力比較差，勤奮度也差，尤其經(jīng)不起打擊。我用秘書(shū)真正概括應(yīng)該是兩個(gè)字，一個(gè)是“嚴(yán)”，一個(gè)是“細(xì)”，因?yàn)槲易约涸o一位廳級(jí)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)過(guò)秘書(shū)，深有體會(huì)。

實(shí)際上，秘書(shū)的所有的事情都是瑣碎的，因此她(他)必須嚴(yán)謹(jǐn)，不然上司就非常尷尬、非常麻煩。我當(dāng)總經(jīng)理時(shí)也曾禮節(jié)性地請(qǐng)我的秘書(shū)吃了一次飯，我說(shuō):我個(gè)人并不重要，下了班以后我們?cè)谝黄穑憔褪谴肺乙蝗矡o(wú)所謂，但是我作為一個(gè)總經(jīng)理是很重要的，因?yàn)槲沂沁@個(gè)企業(yè)管理的核心，我是這個(gè)企業(yè)管理的靈魂，所以你為我服務(wù)必須比別的崗位要更嚴(yán)謹(jǐn)、更到位。我們可以算一下賬，企業(yè)每年為我付出的成本是你的34倍，企業(yè)花了這么大的成本請(qǐng)我，因此同樣一件小事情你做秘書(shū)的用30分鐘做，我一分鐘可以搞定。但是細(xì)節(jié)上的事情，應(yīng)該更多的由你去做。

聘用秘書(shū)的目的，說(shuō)白了就是為了解決上司的時(shí)間效率的問(wèn)題，秘書(shū)是為了提升上司的時(shí)間效率，使上司的一些重復(fù)的、簡(jiǎn)單的事情盡可能讓秘書(shū)為他做好，他的效率才更高。比如說(shuō)，我每天早上八點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)到辦公室，秘書(shū)要在我之前7點(diǎn)30分到達(dá)。我的文件有一個(gè)詳細(xì)的清單，分四類(lèi):必須馬上批復(fù)的文件、必須看但不一定要回復(fù)的文件、可看可不看的文件、沒(méi)必要看的文件。大量的文件需要幫我把它分為四類(lèi)，詳細(xì)的清單放在桌頭上，我必須知道我要處理哪些文件，次序是什么;再一個(gè)，要為我的筆記本電腦打開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，上我們的局域網(wǎng)、外網(wǎng)，要把昨天晚上到我今天沒(méi)上班之前的那一段時(shí)間網(wǎng)上給我的全部信息有效地整理成一份文檔，而不能讓我自己去上面看，我是會(huì)用計(jì)算機(jī)，但是你作為秘書(shū)必須給我準(zhǔn)備好。我跟我的部下談事情，在寫(xiě)字板上不斷地寫(xiě)，因?yàn)槲也惶敢庥煤?jiǎn)單的語(yǔ)言，但是我非常討厭我的筆寫(xiě)著寫(xiě)著就因?yàn)闆](méi)有墨水而寫(xiě)不出來(lái)了，秘書(shū)必須考慮這個(gè)問(wèn)題，事先給我把筆充滿墨水。

大家可能認(rèn)為我太苛刻了，但是必須對(duì)秘書(shū)提出高效的要求，有一個(gè)高效的秘書(shū)才有一個(gè)高效的總經(jīng)理。你要知道，你在這個(gè)企業(yè)總經(jīng)理的崗位工作效率差，整個(gè)企業(yè)的效率就一定會(huì)差。總經(jīng)理是企業(yè)管理者，如果你不去注意秘書(shū)的工作效率，你要提高企業(yè)效率是癡人說(shuō)夢(mèng)。和經(jīng)理打交道最多，跟經(jīng)理工作最密切的人是秘書(shū)，同時(shí)秘書(shū)崗位又是一個(gè)什么信息都了解的崗位，因此我對(duì)秘書(shū)的要求是苛刻的。秘書(shū)早晨上班要比我早，早走那不可能，必須在我之后下班;我走，秘書(shū)才能走;我不走，你是不能走的。如果你要考慮你自己還有很多事情，你沒(méi)有那么多的時(shí)間在班上，那你就不適合做一個(gè)秘書(shū)，而秘書(shū)做得好，也是可以迅速成為一個(gè)管理人才的。如果你有這種志向，就要付出比大家更多的努力，所以必須嚴(yán)格地訓(xùn)練秘書(shū)。

不論是秘書(shū)崗位還是其他崗位，企業(yè)對(duì)員工的要求有三方面:一是完成本崗位規(guī)定的事情;二是協(xié)助其他崗位出色地完成了工作任務(wù);三是工作之外還能努力學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)取以求未來(lái)。作為企業(yè)一般員工，我認(rèn)為只要在法律要求的工作時(shí)間內(nèi)，能滿負(fù)荷地工作，能做好崗位內(nèi)的事情，就是合格的員工;如果能有效地協(xié)助其他崗位工作，拉動(dòng)了團(tuán)隊(duì)，應(yīng)該算優(yōu)秀員工。

我做過(guò)幾年總經(jīng)理，對(duì)—般員工并不苛刻，完成崗位任務(wù)就合格。人的工作是為了生活，我并不主張所有人都玩命工作，更不贊成“女人當(dāng)男人用，男人當(dāng)牲口用”，而且明確反對(duì)“狼性管理”。我選用的直接下屬，在上崗前會(huì)先問(wèn)一個(gè)問(wèn)題:你愿意成為一個(gè)合格的員工，還是想成為一個(gè)優(yōu)秀的員工?有人會(huì)說(shuō)，那肯定回答“成為優(yōu)秀員工”。別，你應(yīng)該在聽(tīng)完我的分析后再鄭重回答我。想成為一個(gè)優(yōu)秀的員工需要有超過(guò)一般員工的付出，上班時(shí)間就很難控制在八小時(shí)內(nèi)，有些復(fù)雜的場(chǎng)合可能需要出席，同樣的工作可能要求比別的員工嚴(yán)格;成為一個(gè)合格的員工則沒(méi)有以上那些要求，你可以按時(shí)下班回家接孩子、給老公做飯，社會(huì)活動(dòng)只要你不樂(lè)意將不安排、不強(qiáng)求，但同時(shí)我也會(huì)告訴你，刻意培養(yǎng)你的機(jī)會(huì)也會(huì)少，各種學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)也不多，上升的機(jī)會(huì)也相對(duì)少一些。我會(huì)等你認(rèn)真思考后給我答復(fù)了，再?zèng)Q定對(duì)你的使用，決定給你壓力的大小。

對(duì)女秘書(shū)，我當(dāng)然更需要先問(wèn)清楚。相對(duì)高的壓力和要求，一定是你自己選擇的，對(duì)待男秘書(shū)也同樣如此。

(摘自《人力資源》)