數(shù)字檔案館建設(shè)的戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)模型分析

摘 要 數(shù)字檔案館的實(shí)施過(guò)程其實(shí)就是一個(gè)檔案館戰(zhàn)略與信息技術(shù)戰(zhàn)略不斷調(diào)整、動(dòng)態(tài)對(duì)應(yīng)的過(guò)程。本文從分析企業(yè)SAM模型出發(fā)，提出數(shù)字檔案館的戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)模型，為數(shù)字檔案館的發(fā)展提供了一個(gè)新的視角。

關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館 戰(zhàn)略 模型

中圖分類號(hào):G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

一、企業(yè)SAM模型思想解讀

企業(yè)的信息技術(shù)戰(zhàn)略與企業(yè)整體戰(zhàn)略規(guī)劃息息相關(guān)，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，信息技術(shù)對(duì)于企業(yè)的戰(zhàn)略價(jià)值不斷提高，Henderson和Venkatraman為了解釋企業(yè)戰(zhàn)略、信息技術(shù)戰(zhàn)略以及與之相應(yīng)的企業(yè)結(jié)構(gòu)和信息技術(shù)結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系，提出了戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)模型(Strategy Alignment Model)，簡(jiǎn)稱SAM模型。

SAM模型由企業(yè)戰(zhàn)略、組織基礎(chǔ)設(shè)施和流程、信息技術(shù)戰(zhàn)略、信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施和流程四大領(lǐng)域構(gòu)成。“企業(yè)戰(zhàn)略”指企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)性產(chǎn)品—市場(chǎng)領(lǐng)域的定位選擇問(wèn)題;“組織機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)、流程及文化”涉及支持企業(yè)定位選擇的企業(yè)內(nèi)部資源及其配置;“信息技術(shù)戰(zhàn)略”指企業(yè)信息技術(shù)相關(guān)的定位選擇，涉及信息技術(shù)規(guī)模、系統(tǒng)能力和信息技術(shù)管理等方面;“信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施和流程”指為傳遞必要的信息技術(shù)產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行的數(shù)據(jù)、軟件和技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施等方面的配置。企業(yè)戰(zhàn)略與信息技術(shù)戰(zhàn)略構(gòu)成了模型的外部區(qū)域，組織基礎(chǔ)設(shè)施和流程與信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施和流程構(gòu)成了內(nèi)部區(qū)域。

戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)模型最核心的思想就是戰(zhàn)略的成功實(shí)施和實(shí)現(xiàn)要求所有四個(gè)域的協(xié)同對(duì)應(yīng)，這種對(duì)應(yīng)通過(guò)戰(zhàn)略匹配和功能整合而完成。“戰(zhàn)略匹配”強(qiáng)調(diào)企業(yè)戰(zhàn)略與信息技術(shù)戰(zhàn)略的制定與執(zhí)行，通過(guò)“戰(zhàn)略匹配”可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)、外部環(huán)境之間的對(duì)應(yīng)和協(xié)調(diào)，取得好的經(jīng)濟(jì)效益。“功能整合”的目的在于解決當(dāng)企業(yè)受到信息技術(shù)沖擊時(shí)，如何將企業(yè)領(lǐng)域與信息技術(shù)領(lǐng)域間進(jìn)行正確整合的問(wèn)題，這種整合可分為戰(zhàn)略層整合與運(yùn)作層整合，通過(guò)“戰(zhàn)略整合”可以完成企業(yè)戰(zhàn)略和信息術(shù)戰(zhàn)略的整合，通過(guò)“運(yùn)作整合”則可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)層面的一體化。

二、數(shù)字檔案館戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)模型

目前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和電子政務(wù)建設(shè)的有序開(kāi)展，作為電子政務(wù)的有機(jī)組成部分，作為信息收集、處理、管理、開(kāi)發(fā)利用的機(jī)構(gòu)之一，檔案館面臨來(lái)自上級(jí)、同級(jí)檔案館的競(jìng)爭(zhēng)，以及政府內(nèi)其他部門(如信息中心)的競(jìng)爭(zhēng)，也面臨廣大民眾不斷增長(zhǎng)和變化的信息和服務(wù)需求。此時(shí)，戰(zhàn)略規(guī)劃及執(zhí)行將不再是企業(yè)所獨(dú)有，檔案館戰(zhàn)略和企業(yè)戰(zhàn)略一樣都需要管理高層的規(guī)劃和決策制定，因此相同的基本的決策制定原理被應(yīng)用于其中。數(shù)字檔案館的實(shí)施不只是某一次的技術(shù)行為，而是一個(gè)不斷改變的動(dòng)態(tài)過(guò)程，獲得這種動(dòng)態(tài)能力的關(guān)鍵不是一系列具體的、高級(jí)技術(shù)的應(yīng)用，而是檔案館應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案館業(yè)務(wù)流程的信息化及優(yōu)化重組，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館的轉(zhuǎn)型，為公民提供優(yōu)質(zhì)高效的信息和其他公共服務(wù)，為政府科學(xué)決策提供參考的理念。換句話說(shuō)，盡管高級(jí)的、先進(jìn)的技術(shù)可能會(huì)帶來(lái)優(yōu)勢(shì)，但是僅僅依靠對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用是不能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的功能的。只有實(shí)現(xiàn)了檔案館戰(zhàn)略與信息技術(shù)戰(zhàn)略的動(dòng)態(tài)對(duì)應(yīng)，才能最終成功實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館。因此，筆者認(rèn)為將戰(zhàn)略思想引入到數(shù)字檔案館的實(shí)踐中，可以有效地指導(dǎo)數(shù)字檔案館的實(shí)施，保證信息技術(shù)的投資效率。

“檔案館戰(zhàn)略”指與檔案館執(zhí)行其職能相關(guān)的各項(xiàng)選擇，它包括檔案館的定位、服務(wù)能力和檔案館管理三個(gè)基本要素。檔案館的定位是指檔案館在社會(huì)及政府中所扮演的角色，如信息管理者或信息服務(wù)提供者;服務(wù)能力是指檔案館提供什么服務(wù)，以什么方式提供服務(wù)以及為哪些人提供服務(wù)等;檔案館管理是指檔案館在實(shí)現(xiàn)其定位和服務(wù)時(shí)，采取的管理手段或方法。“組織基礎(chǔ)設(shè)施和流程”指檔案館的內(nèi)部資源，它對(duì)檔案館的戰(zhàn)略提供有效的支持和運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。它包括管理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、員工知識(shí)和技能三個(gè)要素。管理結(jié)構(gòu)是指支持實(shí)現(xiàn)檔案館戰(zhàn)略而采取的管理組織結(jié)構(gòu)、人員安排和職能分工等。業(yè)務(wù)流程是檔案館部門的業(yè)務(wù)處理流程、程序和操作步驟。員工知識(shí)和技能是指檔案館工作人員完成工作和任務(wù)所必備的專業(yè)知識(shí)和在工作中的操作技能。“信息技術(shù)戰(zhàn)略”指檔案館在信息技術(shù)市場(chǎng)中的定位選擇。它包括技術(shù)范圍、系統(tǒng)能力和信息技術(shù)管理三個(gè)要素。技術(shù)范圍是指支持當(dāng)前檔案館戰(zhàn)略活動(dòng)或能形成新的檔案館戰(zhàn)略的信息技術(shù)組合，例如管理信息系統(tǒng)、局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、決策分析系統(tǒng)等。系統(tǒng)能力是指信息技術(shù)戰(zhàn)略的屬性，如系統(tǒng)可靠性、成本性能水平、互聯(lián)和靈活性等，這些屬性有益于創(chuàng)造新的檔案館戰(zhàn)略或更好地支持現(xiàn)有檔案館戰(zhàn)略。信息技術(shù)管理是指獲得所需要的信息技術(shù)能力的機(jī)制的選擇和使用。“信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施和流程”是檔案館的信息系統(tǒng)內(nèi)部資源，對(duì)檔案館的信息技術(shù)戰(zhàn)略提供有效的支持和運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，它包括信息系統(tǒng)架構(gòu)、信息系統(tǒng)流程和技能。信息系統(tǒng)架構(gòu)是指應(yīng)用程序的組合，軟硬件和通訊的配置等。信息系統(tǒng)流程是指信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施的運(yùn)作、開(kāi)發(fā)和維護(hù)流程等。信息系統(tǒng)技能是指技術(shù)人員熟練運(yùn)用信息技術(shù)、解決技術(shù)問(wèn)題的能力。

在數(shù)字檔案館戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)模型中，“檔案館戰(zhàn)略”和“信息技術(shù)戰(zhàn)略”構(gòu)成數(shù)字檔案館的外部域，“組織基礎(chǔ)設(shè)施和流程”和“信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施和流程”構(gòu)成內(nèi)部域。數(shù)字檔案館的戰(zhàn)略匹配通過(guò)“檔案館戰(zhàn)略”與“組織基礎(chǔ)設(shè)施和流程”之間，以及“信息技術(shù)戰(zhàn)略”與“信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施和流程”之間的對(duì)應(yīng)匹配來(lái)實(shí)現(xiàn);功能整合則是通過(guò)“檔案館戰(zhàn)略”與“信息技術(shù)戰(zhàn)略”之間的戰(zhàn)略整合，以及“組織基礎(chǔ)設(shè)施和流程”與“信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施和流程”之間的運(yùn)作整合來(lái)實(shí)現(xiàn)。數(shù)字檔案館戰(zhàn)略的成功實(shí)施需要所有四個(gè)域的協(xié)同對(duì)應(yīng)，好的戰(zhàn)略對(duì)應(yīng)管理能有效提升檔案館信息技術(shù)的投資效率，有效改善戰(zhàn)略規(guī)劃及實(shí)施之間的匹配，對(duì)檔案館基于宏觀戰(zhàn)略規(guī)劃的業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組以及檔案館面向信息化和電子政務(wù)的轉(zhuǎn)型提供理論參考和實(shí)踐的新視角。

(作者:河南滎陽(yáng)檔案館助理館員)