芻議企業管理如何實現信息化管理

摘要 企業管理實行信息化管理是現今檔案管理工作的必然趨勢。文章介紹了企業檔案實行信息化的管理框架與機制，同時對企業檔案信息化管理的總體設想和實踐進行了探討，可為業內人士提供一些相關的參考。

關鍵詞 企業管理 信息化管理 管理框架 管理機制

概論

隨著世貿組織加入和計算機網絡技術發展迅速，社會文明的日益進步，檔案的信息化管理會越來越迫切，而且將不斷加強、不斷深入、不斷發展，檔案已不僅僅是文件化的歷史，它已經發展到了實時化的信息時代，它的現時作用將越來越明顯。檔案管理也不再停留在紙質檔案管理上，而是向多種不同載體檔案管理轉化，其中基于計算機網絡信息技術的電子檔案管理將是加入世貿組織后檔案管理的方向，也就是信息化管理，它不僅是切實可行的，同時也是現代企業在發展中所必不可少的。

1 企業檔案實現信息化的管理框架

1.1檔案的信息化管理已擺在我們檔案管理工作者的面前，但要實現它，卻并非易事。我認為檔案信息化必須：

1.1.1企業各級領導和檔案管理人員應樹立全新的檔案管理理念，有與時俱進、開拓創新的管理思路，有實行改革、推廣文檔一體化這種現代化管理模式的愿望等等，這些是檔案信息化建設的思想基礎。

1.1.2要建立必要的軟、硬件設備環境。檔案管理部門應盡快利用現代高科技手段武裝自己，建立現代化的電子檔案信息管理系統，進而提升管理水平，強化檔案信息的綜合功能和作用。一般這樣的系統應配置電子檔案信息管理軟件，制圖及修改軟件(EDD AUTOCAD)網絡服務器，計算機客戶端，大容量壓縮存貯載體，錄入設備(如掃描儀)，輸出設備(大型打印機、繪圖儀等)，數據備份裝置(磁盤陣列、外置硬盤)。

1.1.3配置相應的人力資源：檔案實現信息化管理除要有掌握檔案管理知識的人才外，還需要具有多方面專業知識的復合型人才，包括具有計算機信息技術、外語知識、網絡技術、保密技術、生產經營管理專業知識的人才等。而檔案管理部門人員的現狀是：知識單一，綜合素質較差。在一些單位，檔案室往往是“老、弱、病、殘、孕”的照顧棲身之所，或者是“領導”關系戶的安置地。據初步調查，以上情況在各單位比比皆是、見多不怪。但是，沒有強有力的檔案管理人員作基礎，沒有開拓創新的精神，沒有豐富的專業知識，檔案的信息化管理等于是一句空話。

1.2檔案實現信息化管理基本構架：

以我廠為例，企業投入大量人力物力建設了檔案信息化管理系統，經過多年的實踐，己日趨成熟，其基本構架模擬如圖：

2 企業檔案信息化管理的總體設想和實現

檔案信息化管理很重要的一環是使文書、科技、會計、特種載體等各類檔案管理達到文檔一體化，提高企業檔案過程管理效率，使檔案管理工作貫穿企業管理的全過程，從而使檔案管理部門能真正為企業的生產經營活動提供優質的綜合檔案信息服務。

對檔案管理一體化，必須進行深入的論證、研究，努力實現檔案信息的計算機電子化管理，并解決好下列問題：一是企業內部信息網絡化建設；二是辦公自動化系統與檔案管理系統的接口問題；三是收、發文流傳后即時歸到電子檔案庫及紙質檔案立卷改革；四是實現科技檔案的圖紙修改、再設計管理流程計算機化。根據我廠綜合檔案室的電子檔案管理實踐，在企業計算機網絡已建成的情況下，具體方案要點如下：

2.1用戶權限管理，根據本單位實際設置用戶，保證電子檔案能方便使用，又使檔案的密級能按規定管理。

2.1.1在電子檔案管理系統(簡稱SEAS系統)中用戶是按照部門、崗位來分配管理的，權限可以直接授予用戶本人，也可以授予用戶所在的部門或崗位，權限有繼承關系。

2.1.2實現科技檔案管理權限的特殊設置。與文書檔案管理相比，科技檔案管理對圖紙原件的管理更加嚴格，特別是圖紙的下載和修改權限，要由檔案管理部門來統一劃分授予。因此要求檔案管理人員可以在SEAS系統的權限管理中再對分類、案卷進行特殊授權，限制用戶訪問、瀏覽、打印、修改、下載圖紙原件等權限。

2.2在OA界面上設置接口，文件是屬于工程或項目的，流轉結束后，可以直接轉到科技檔案文件庫待立卷。

2.3在OA界面上設置接口，使OA中的工作流(收發文附件流轉)，完成檔案中的部分流轉程序。如從收文開始，通過表單的填寫、確認、審批等，最終將所有檔案歸檔到電子檔案管理系統中。文書檔案不立卷可以到文件庫，以原OA的管理方式管理，也可以保存在SEAS系統的文件庫中，以“件”形式保存；科技檔案則根據保證其成套性原則，在SEAS系統中立卷，同實物相對應地以“案卷”、“卷內文件”、“卷內圖紙”形式保存，這樣既統一、規范，又便于對整個綜合檔案管理進行檢索、統計和利用。

2.4檔案管理工作由檔案管理部門來完成，所以檔案管理人員可以在OA中進行所有檔案的管理工作，也可以在SEAS系統中進行所有檔案(包括文書檔案)的管理工作。如：

2.4.1根據本單位檔案管理的具體需要進行檔案庫結構的定義(包括案卷和文件的結構)和類的劃分。

2.4.2進行案卷的著錄、文件的編目和原件的增加，提供數據的批量導入功能(如DBF、XLS、MDB等文件)和錄入時自動復制上條記錄信息的功能；可以對流轉結束后歸檔過來的文件和原件直接利用組卷到SEAS系統中。

2.4.3借閱根據申請在網絡上進行。在檢索查詢瀏覽方面，可以通過分類樹的方式看到所有檔案的案卷、文件和原件的信息，也可以通過檢索工具模糊查詢出所要尋找的案卷、文件和原件信息等，然后可以方便地瀏覽到對應的原件“電子文檔＆”。

2.4.4在報表打印方面，可以通過自定義的模板打印出本單位想要的多種表單，如案卷封皮、全引目錄、案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表、各類統計報表等。

2.4.5為了數據的再利用，可以將檔案庫中的分類、案卷、文件等信息轉換成標準通用格式的文件(如DBF、XLS、MDB、TXT等)。

2.4.6檔案銷毀根據設定的條件在計算機內自動進行，并存放到銷毀庫，如果需要還可以恢復。

2.5SEAS系統中，引入圖紙的修改管理工作流程和實現一些更復雜的工作流程，如：實現圖紙的“修改－核對－修改－批準－替換－發放”管理流程，并留有痕跡，保證電子檔案庫的檔案資料始終是“最新版本的”標準竣工圖。

3 企業檔案信息化管理的管理機制

3.1組織機構方面，要建立相對獨立的綜合檔案管理部門，能夠協調整個企業的檔案信息化建設和管理工作，能對企業各部門在生產經營管理過程中產生的各類信息進行管理，依照檔案管理的程序收集歸到電子檔案庫。

3.2管理職能方面，作為企業檔案管理的職能部門，應承擔實施檔案信息化的建設和后續管理、維護、升級、服務工作，使傳統檔案管理職能隨著加入wro的新形勢而轉變、進步。

3.3考核制度方面，企業檔案管理的信息化建設要作為一項重要基礎工作來抓，檔案信息的管理好壞將直接影響到企業的生產、經營管理及經濟效益，而且檔案信息是與每位職工息息相關的。所以，要相應地制訂嚴格的考核制度，對信息的錄入、利用、流程的管理、權限和密碼等都要有規范化的制度規定，凡是違反規定原則的必須有一定的考核措施加以約束。

3.4服務企業主體、實現社會價值。加入世貿組織后，各行各業的經營管理理念都在發生變化，職能部門的角色定位也有很大的調整，淡化權力意識、強化服務功能。檔案管理也一樣，要以服務中心工作為重點，積極配合企業的戰略評估，幫助企業進行適應性的戰略調整。檔案管理要基于信息化建設成果并不斷創新，向企業乃至社會，提供適時可用的信息資源。

結束語

自我國加入世貿組織之后，市場競爭日趨激烈，企業、產業乃至各政府部門都將經歷整合改革的劇烈陣痛，全社會都會對信息產生高標準、高速度、大容量的需求，所以，檔案的信息化管理將成為各行各業在生產、管理及辦公標準化、規范化、系統化、自動化得以實現的基礎。實現檔案信息化管理，首先，會減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率；其次，能確保檔案的準確率、完整率和歸檔率；第三，實現檔案信息資源共享，提高檔案的現代化管理水平，與國際接軌。