規(guī)范設(shè)備物資采購(gòu)管理是企業(yè)降本增效的重要途徑

建設(shè)具有價(jià)值創(chuàng)造能力、技術(shù)創(chuàng)新能力、風(fēng)險(xiǎn)控制能力和可持續(xù)發(fā)展能力的管理體系，是現(xiàn)代企業(yè)突破管理瓶頸創(chuàng)造質(zhì)量效益的重要手段。作為資源消費(fèi)型的水利水電施工企業(yè)，物資設(shè)備消耗占營(yíng)業(yè)成本的比重在60％以上，因此，設(shè)備物資管理是施工企業(yè)開(kāi)源節(jié)流、降本增效的重要手段，也是持續(xù)改進(jìn)管理打造價(jià)值管理體系的重點(diǎn)，而通過(guò)管理流程再造創(chuàng)新，規(guī)范設(shè)備物資采購(gòu)管理行為，更是企業(yè)實(shí)現(xiàn)源頭防腐和源頭降本的重要途徑。

1 規(guī)范設(shè)備物資采購(gòu)管理的必要性分析

在現(xiàn)代建筑企業(yè)施工中，設(shè)備使用費(fèi)約占到施工成本的20-30％，其它原材料和物資大約占到50％左右。從目前行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的局面分析，施工企業(yè)利潤(rùn)空間在3-5％上下，只有將，設(shè)備、物資管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)能優(yōu)化配置，才能有效降低工程施工成本，提高整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。

下表是我局最近三年的物資設(shè)備消耗一覽表，總計(jì)物資消耗量達(dá)21.75億元，設(shè)備消耗量達(dá)11.26億元，物資設(shè)備總消耗量達(dá)33.01億元。據(jù)設(shè)備部門(mén)統(tǒng)計(jì)，最近三年設(shè)備采購(gòu)量1.2億元。經(jīng)項(xiàng)目調(diào)研分析，設(shè)備配件約占設(shè)備使用費(fèi)的15％，據(jù)此計(jì)算三年配件采購(gòu)量是1.69億元。以上總計(jì)物資消耗量、設(shè)備采購(gòu)量、配件采購(gòu)量三項(xiàng)3年采購(gòu)總量24.59億元，平均每年支出8.2億元。其中，還不包括項(xiàng)目?jī)?nèi)部分包后分包商自行采購(gòu)的材料和設(shè)備配件的數(shù)量。在如此大的采購(gòu)金額前提下，只要每年采購(gòu)價(jià)格降低一個(gè)百分點(diǎn)，就能夠減少820萬(wàn)元的采購(gòu)成本。也就是說(shuō)增加了820萬(wàn)的規(guī)模效益。況且，根據(jù)鐵路、電力等行業(yè)實(shí)施集中采購(gòu)后的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，成本下浮空間普遍在5％以內(nèi)；據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，世界上許多國(guó)家實(shí)行政府集中采購(gòu)，使采購(gòu)成本下降了10％至20％。因此，“集中管理、統(tǒng)一采購(gòu)”將是我局經(jīng)營(yíng)管理實(shí)施“集約化、精益化”的重頭戲以及采購(gòu)成本控制上的首選。

目前，我局設(shè)備配件、機(jī)電物資的采購(gòu)管理還處在分散狀態(tài)，設(shè)備采購(gòu)的管控流程還不規(guī)范。這種分散采購(gòu)組織管理的弊端：一是缺乏統(tǒng)一有效的采購(gòu)組織，效率低下；二是分散采購(gòu)不能形成采購(gòu)規(guī)模，無(wú)法獲得的供應(yīng)商的價(jià)格折扣；三是周轉(zhuǎn)材料和機(jī)具的重復(fù)采購(gòu)嚴(yán)重，而且過(guò)剩的物資不能在項(xiàng)目之間調(diào)劑，造成物資的嚴(yán)重浪費(fèi)；四是分散采購(gòu)機(jī)構(gòu)重復(fù)設(shè)置，采購(gòu)人員龐大，不能進(jìn)行有組織的培訓(xùn)，采購(gòu)人員素質(zhì)普遍較低；五是采購(gòu)機(jī)構(gòu)眾多，無(wú)法進(jìn)行有效的監(jiān)督和評(píng)價(jià)。

采購(gòu)是一種市場(chǎng)行為，人們普遍關(guān)注的問(wèn)題也很多，最典型的就是“商業(yè)賄賂”。從我局多年來(lái)項(xiàng)目財(cái)務(wù)審計(jì)情況分析，機(jī)電物資材料的失控造成項(xiàng)目虧損的案例不少，采購(gòu)價(jià)格參差不齊、價(jià)格懸殊的問(wèn)題普遍存在，常規(guī)材料如橡膠止水、銅止水、砼添加劑、輪胎及設(shè)備配件等，不同項(xiàng)目采購(gòu)價(jià)差異在20％-100％之間，這種現(xiàn)象甚至在同一施工區(qū)域出現(xiàn)，一些項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)熱衷采購(gòu)的現(xiàn)象長(zhǎng)期存在，采購(gòu)操作中缺乏透明和強(qiáng)有力的約束，的確存在一些賄賂現(xiàn)象。

綜上所述，設(shè)備物資采購(gòu)管理的規(guī)范化、科學(xué)化和程序化應(yīng)是我局持續(xù)改進(jìn)管理的重點(diǎn)之一，也是降本增效的突破口，是一個(gè)關(guān)系企業(yè)采購(gòu)管理能否健康發(fā)展、能否為企業(yè)把好關(guān)、為項(xiàng)目服務(wù)、為供應(yīng)商提供公平競(jìng)爭(zhēng)的采購(gòu)市場(chǎng)和環(huán)境的重要問(wèn)題。

2 集中和規(guī)范采購(gòu)在企業(yè)管理中的作用

2009年，中國(guó)水電建設(shè)集團(tuán)已改制為股份公司，我局作為成員企業(yè)成為集團(tuán)股份的成本中心，受行業(yè)巨頭聯(lián)合重組步伐不斷加快的影響，及集團(tuán)內(nèi)部戰(zhàn)略重組的推動(dòng)，我局提出了“堅(jiān)持以經(jīng)營(yíng)模式轉(zhuǎn)型為核心，推進(jìn)項(xiàng)目精益化管理，開(kāi)創(chuàng)質(zhì)量效益增長(zhǎng)新局面”的戰(zhàn)略目標(biāo)。在經(jīng)營(yíng)分析中，把“堅(jiān)持設(shè)備集中采購(gòu)管理，施行大宗材料和物資的統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)，降低項(xiàng)目成本費(fèi)用”作為改進(jìn)管理和落實(shí)EVA全面成本管理理念的重要舉措。據(jù)調(diào)研分析，集中和規(guī)范采購(gòu)在企業(yè)管理中的作用不容漠視。

2.1實(shí)施規(guī)范集中采購(gòu)制度，有效發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)，有利于提高局內(nèi)資金使用效益。

集中采購(gòu)制度把局資金管理部資金的集中與分配使用結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)了局內(nèi)資金由價(jià)值形態(tài)向?qū)嵨镄螒B(tài)的延伸管理，加強(qiáng)了對(duì)局內(nèi)資金使用的監(jiān)控，有助于實(shí)現(xiàn)節(jié)約資金、提高資金使用效益的目的。在集中采購(gòu)制度下，可以通過(guò)集中批量招標(biāo)采購(gòu)，引導(dǎo)供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，形成規(guī)模效應(yīng)，從而降低采購(gòu)成本。同時(shí)，在基本成本可控的條件下，類(lèi)似項(xiàng)目之間材料消耗類(lèi)別、材料消耗占成本的比重差異較小，成本核算有可比性，容易尋找項(xiàng)目管理不足。

2.2實(shí)施集中采購(gòu)制度，全局采購(gòu)事務(wù)集中，有效體現(xiàn)公開(kāi)、公平、公正和誠(chéng)實(shí)守信的原則，有利于規(guī)范市場(chǎng)行為，有利于降低監(jiān)督和管理成本。

集中采購(gòu)制度的核心內(nèi)容之一就是充分引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，按照公開(kāi)、公平、公正的原則，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)方式進(jìn)行“陽(yáng)光下的交易”，使集中采購(gòu)活動(dòng)在透明的環(huán)境中進(jìn)行，防止“暗箱操作”和“權(quán)力尋租”。建立在規(guī)范的采購(gòu)流程和采購(gòu)制度等方面監(jiān)督之下的集中采購(gòu)，是從源頭上治理腐敗的一項(xiàng)治本之策。

實(shí)行集中采購(gòu)，將原來(lái)多個(gè)項(xiàng)目分別實(shí)施的采購(gòu)行為集中由一個(gè)專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一組織實(shí)施，監(jiān)督部門(mén)只需對(duì)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)集中采購(gòu)行為的有效監(jiān)控，這樣既可以降低監(jiān)督成本，又可以改善監(jiān)督效果。另一方面，實(shí)行集中采購(gòu)能夠精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和人員，有利于集中精力培養(yǎng)一批熟悉市場(chǎng)規(guī)則和制度規(guī)范、了解產(chǎn)品服務(wù)的性能和價(jià)格、具備市場(chǎng)分析與判斷能力及對(duì)供應(yīng)商的觀察和監(jiān)督能力的采購(gòu)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，這不僅有利于降低管理成本，還有利于保證集中采購(gòu)的質(zhì)量，提高采購(gòu)的效率。

2.3實(shí)施集中采購(gòu)制度，統(tǒng)一控制配置標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范項(xiàng)目資金的物化過(guò)程，有利于強(qiáng)化國(guó)有資產(chǎn)的管理。

在施工企業(yè)，周轉(zhuǎn)材料和機(jī)具(電焊機(jī)、鋼木設(shè)備、維修設(shè)備等)使用占項(xiàng)目成本一定的比重。實(shí)施項(xiàng)目法管理的過(guò)程中，這些機(jī)電物資甚至含項(xiàng)目庫(kù)存材料，在項(xiàng)目終結(jié)時(shí)，項(xiàng)目往往采用自行處置的方式，低價(jià)處理，造成國(guó)有資產(chǎn)浪費(fèi)。通過(guò)集中采購(gòu)管理制度和相應(yīng)的臺(tái)帳管理，可以健全流轉(zhuǎn)順暢的產(chǎn)權(quán)交易規(guī)則和監(jiān)管制度。減少了項(xiàng)目之間資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置，促進(jìn)了資產(chǎn)的合理配置，節(jié)約了經(jīng)費(fèi)支出，增強(qiáng)了保障能力。

2.4實(shí)施集中采購(gòu)制度，建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，發(fā)揮互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)，有利于在合同簽訂中爭(zhēng)取供應(yīng)商更多的優(yōu)惠政策。

通過(guò)長(zhǎng)期的誠(chéng)信合作，利用品牌客戶和優(yōu)質(zhì)客戶的優(yōu)勢(shì)，在合同供應(yīng)上，可以約定貨物品種的供貨周期和供貨價(jià)格，在貨款支付上，可以約定分期付款、批量結(jié)算的優(yōu)惠，在供貨方式上，可以約定直供、計(jì)劃供應(yīng)、余料回收的條件，更重要的是這種形式能形成可觀的管理利潤(rùn)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化，物流市場(chǎng)快速發(fā)展，聯(lián)盟重要性不言而喻。戰(zhàn)略聯(lián)盟可以減少渠道沖突，快速傳遞信息，降低渠道成本，突出共同價(jià)值和未來(lái)發(fā)展。

3 對(duì)我局規(guī)范設(shè)備物資采購(gòu)管理的建議

設(shè)備物資的采購(gòu)管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要健全的管理機(jī)制，也需要采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)方案、采購(gòu)資金和采購(gòu)紀(jì)律等管理流程的完善，只有這樣才能規(guī)范物資采購(gòu)管理，降低采購(gòu)成本，保證物資質(zhì)量，杜絕物資采購(gòu)中的舞弊行為，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)源頭防腐和源頭增效的管理目標(biāo)。

3.1成立十五工程局設(shè)備物資集團(tuán)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組。由專(zhuān)業(yè)組織統(tǒng)一負(fù)責(zé)工程局的設(shè)備物資采購(gòu)工作，實(shí)現(xiàn)技術(shù)與商務(wù)分離、計(jì)劃與執(zhí)行分離的設(shè)備物資采購(gòu)原則。

3.2做好我局設(shè)備物資動(dòng)態(tài)、靜態(tài)信息數(shù)據(jù)庫(kù)和設(shè)備物資供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作。借此促進(jìn)項(xiàng)目設(shè)備物資資源的合理調(diào)劑和優(yōu)化配置，為設(shè)備物資的采購(gòu)管理的信息化、透明化并實(shí)現(xiàn)其計(jì)劃性、科學(xué)性奠定基礎(chǔ)。

3.3完善采購(gòu)工作的系統(tǒng)工程，規(guī)范采購(gòu)工作的工作流程和審批權(quán)限。采購(gòu)工作的系統(tǒng)性包括計(jì)劃編制、計(jì)劃審批、采購(gòu)控制、采購(gòu)招標(biāo)程序、評(píng)標(biāo)程序和辦法以及采購(gòu)紀(jì)律的流程控制。按照“集大放小”的原則，采用集中采購(gòu)和分散采購(gòu)相結(jié)合的方式，明確采購(gòu)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)及審批權(quán)限，并編制集中采購(gòu)目錄和分散采購(gòu)目錄。集中采購(gòu)的設(shè)備及大宗物資，由局層面采用公開(kāi)或者邀請(qǐng)招標(biāo)的方式邀請(qǐng)合適的供應(yīng)商投標(biāo)；分散采購(gòu)的物資由分公司或項(xiàng)目層面執(zhí)行，局職能部門(mén)出臺(tái)“項(xiàng)目物資采購(gòu)管理辦法”，規(guī)范其物資計(jì)劃、審批程序、采購(gòu)程序、驗(yàn)收及領(lǐng)用程序等各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)控流程，使招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)始終處于受控狀態(tài)。

評(píng)標(biāo)工作是采購(gòu)活動(dòng)的中心，建立評(píng)標(biāo)專(zhuān)家?guī)觳㈦S時(shí)完善，評(píng)標(biāo)人員應(yīng)在專(zhuān)家?guī)熘羞x擇，按“生產(chǎn)上適用，技術(shù)上先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)上合理”的原則，制定定性與定量評(píng)審相結(jié)合的評(píng)標(biāo)辦法，并依據(jù)“公正、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)”的原則和招標(biāo)文件的要求進(jìn)行評(píng)標(biāo)活動(dòng)。

3.4加強(qiáng)項(xiàng)目的工程進(jìn)度計(jì)劃和設(shè)備物資需求計(jì)劃的協(xié)調(diào)管理。各項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃制定合理的設(shè)備物資需求計(jì)劃，并相對(duì)準(zhǔn)確地將設(shè)備物資的型號(hào)、規(guī)格，進(jìn)場(chǎng)時(shí)間，所需的數(shù)量等詳細(xì)列出。特別是對(duì)于某些保質(zhì)期較短的物資(如混凝土外加劑以及火工材料等)，應(yīng)制定合理的采購(gòu)時(shí)間計(jì)劃。與此同時(shí)，采供部門(mén)通過(guò)整合供應(yīng)商資源，充分利用其供應(yīng)鏈條和現(xiàn)代物流渠道，準(zhǔn)確、及時(shí)的按需求計(jì)劃為項(xiàng)目提供保障服務(wù)，并防止庫(kù)存積壓或物資缺乏，降低庫(kù)存成本和資金壓力，杜絕物資浪費(fèi)甚至報(bào)廢現(xiàn)象。

3.5完善設(shè)備、設(shè)備配件及周轉(zhuǎn)性機(jī)具物資的采購(gòu)管理。設(shè)備及周轉(zhuǎn)性機(jī)具物資采購(gòu)方面，要貫徹“先內(nèi)部調(diào)劑、后租賃采購(gòu)、優(yōu)先使用內(nèi)部資源、避免重復(fù)購(gòu)置”的原則。特別是周轉(zhuǎn)性機(jī)具物資，是項(xiàng)目成本的重要支出，若做到固定供應(yīng)商協(xié)議采購(gòu)、內(nèi)部使用流轉(zhuǎn)，其規(guī)模效益非常顯著。

設(shè)備配件的消耗在項(xiàng)目的使用中既涉及使用成本的管理與控制，又是生產(chǎn)進(jìn)度的物質(zhì)保證。因此，配件的采購(gòu)工作既要考慮成本控制和減少庫(kù)存對(duì)資金的占用，又必須保證的設(shè)備完好率。

3.6以點(diǎn)帶面，逐步提高我局設(shè)備物資管理水平。在項(xiàng)目管理鏈條中，設(shè)備物資是最具挖掘潛能的優(yōu)勢(shì)板塊，由于整體基礎(chǔ)差，在降本增效方面存在很大的空間。但另一方面，冰凍三尺，非一日之寒，長(zhǎng)期以來(lái)積累的問(wèn)題，以及與先進(jìn)企業(yè)的巨大差距，不可能一蹴而成，只能采取持續(xù)改進(jìn)、積小成成大成的方式。我局目前的區(qū)域管理和直管項(xiàng)目模式，為深化設(shè)備物資管理提供了最大的可能，采取重點(diǎn)項(xiàng)目試點(diǎn)，個(gè)種物資統(tǒng)購(gòu)帶動(dòng)，有2-3年的時(shí)間，就能看到設(shè)備物資集中管控的效應(yīng)。

設(shè)備物資采購(gòu)是設(shè)備物資管理中的一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。集中采購(gòu)整合供應(yīng)鏈，直接面對(duì)供應(yīng)商，引入公開(kāi)透明和公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，無(wú)形中擔(dān)負(fù)起了反賄第一道防線的責(zé)任，也給不同地區(qū)、不同性質(zhì)的供應(yīng)商提供平等競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，這樣不僅有利于打破市場(chǎng)壁壘，形成統(tǒng)一市場(chǎng)，也有利于沖擊和瓦解行業(yè)協(xié)定及其壟斷價(jià)格，尤其是優(yōu)化了采購(gòu)環(huán)境和采購(gòu)質(zhì)量，對(duì)企業(yè)降本增效具有重要意義。