淺談財(cái)務(wù)電算化在商業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用

摘要 科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)的企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的變革，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，也促進(jìn)企業(yè)了企業(yè)的管理變革。本文將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化在商業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用、積極效果、在應(yīng)用中應(yīng)當(dāng)注意的問題等幾個(gè)方面加以闡述。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化 商業(yè)企業(yè)

背景

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及、網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使得人們的生活發(fā)生了巨大的變化。就像人們已網(wǎng)上購(gòu)物、網(wǎng)上沖浪、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系等等作為日常生活的必要組成部分一樣，會(huì)計(jì)也搭乘了信息技術(shù)的快車。畢馬威會(huì)計(jì)合伙人Bob Eillort曾借用第三次浪潮形象地預(yù)言：“IT引起的變革浪潮正在沖擊著會(huì)計(jì)的海岸線，在20世紀(jì)70年代，它徹底沖擊了工業(yè)界，20世紀(jì)80年代它又蕩滌了服務(wù)業(yè)，而到了20世紀(jì)90年代，會(huì)計(jì)界將接受它的洗禮。”正如BobEillort預(yù)言的那樣，現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境正對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)理論、實(shí)務(wù)、教育和管理產(chǎn)生了巨大的沖擊。會(huì)計(jì)信息化、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用可以說是為企業(yè)管理增添新的羽翼。

1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化

“會(huì)計(jì)電算化”一詞是1981年中國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)在長(zhǎng)春市召開的“財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、成本應(yīng)用計(jì)算機(jī)專題討論會(huì)”上正式提出的。所謂會(huì)計(jì)電算化就是以計(jì)算機(jī)為主將當(dāng)代電子信息技術(shù)等應(yīng)用于會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是用計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，并部分替代由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過程。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化是融計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)和信息科學(xué)等為一體，是會(huì)計(jì)界的又一次重大的變革。

2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化在商業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用

商業(yè)企業(yè)是指專門從事商品買賣的企業(yè)。因此，對(duì)于商業(yè)企業(yè)來說如何降低采購(gòu)成本、如何實(shí)現(xiàn)存貨的有效管理、如何保持銷售渠道的通暢等問題是商業(yè)企業(yè)最為關(guān)注的焦點(diǎn)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化的產(chǎn)生、發(fā)生及其在商業(yè)企業(yè)的中應(yīng)用推動(dòng)了商業(yè)企業(yè)的發(fā)展。

2.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化在商業(yè)企業(yè)的應(yīng)用

商業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程主要是采購(gòu)商平和銷售商品。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化在商業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用如下圖所示：

如圖所示，商業(yè)企業(yè)首先根據(jù)需求預(yù)測(cè)和庫(kù)存臺(tái)賬確定采購(gòu)計(jì)劃，然后根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)商品，最后將商品銷售出去取得應(yīng)收款并進(jìn)行下一輪循環(huán)。ERP中的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在這個(gè)應(yīng)用過程中主要涉及到以下幾個(gè)模塊：應(yīng)收賬款模塊、應(yīng)付賬款模塊、庫(kù)存商品模塊等。商業(yè)企業(yè)根據(jù)需求預(yù)測(cè)和庫(kù)存臺(tái)賬分析預(yù)測(cè)最后確定采購(gòu)計(jì)劃，然后聯(lián)系供應(yīng)商與供應(yīng)商達(dá)成采購(gòu)契約，采購(gòu)商品支付款項(xiàng)，管理庫(kù)存商品，最后銷售庫(kù)存商品取得款項(xiàng)，整個(gè)業(yè)務(wù)流程在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中都有及時(shí)準(zhǔn)確的記錄了下來。如制定采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)商品時(shí)填制采購(gòu)憑證，在計(jì)算機(jī)上自動(dòng)登記賬簿，銷售商品時(shí)財(cái)會(huì)部門編制銷售憑證，計(jì)算機(jī)也將自動(dòng)記賬，同時(shí)存貨部門根據(jù)發(fā)貨單記錄，加強(qiáng)存貨的管理且以備日后查證。最后，總帳會(huì)計(jì)在總帳模塊輸入費(fèi)用、轉(zhuǎn)帳憑證等，期末，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就可以自動(dòng)生成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，這不僅減輕了會(huì)計(jì)人員大量的冗余工作，也為會(huì)計(jì)人員提供了更多的時(shí)間去實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、管理、預(yù)測(cè)和控制等職能，為商業(yè)企業(yè)高層管理人員提供了及時(shí)的信息。

2.2應(yīng)用過程中的積極效果

一個(gè)新生事物的產(chǎn)生和發(fā)展必然離不開其自身的特點(diǎn)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化擁有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，它在商業(yè)企業(yè)中應(yīng)用所帶來的積極效果，總體來說主要有以下幾個(gè)方面：

2.2.1會(huì)計(jì)估計(jì)模型優(yōu)化

會(huì)計(jì)估計(jì)，是指企業(yè)對(duì)結(jié)果不確定的交易或者事項(xiàng)以最近可利用的信息為基礎(chǔ)所作的判斷。手工條件下，由于計(jì)算工作量大等原因，尤其是商業(yè)企業(yè)大數(shù)量、品種雜的商品使得對(duì)這些存貨的管理及核算存在困難。許多能更準(zhǔn)確的提供反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的方法被棄而不用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化使得這些方法成為可能。

2.2.2核算項(xiàng)目明細(xì)化

智能化計(jì)算機(jī)代替人工記錄，節(jié)省人力資源并能使得會(huì)計(jì)核算的項(xiàng)目細(xì)化。例如對(duì)商業(yè)企業(yè)存貨進(jìn)行單一計(jì)量，對(duì)固定資產(chǎn)折舊采用個(gè)別折舊法，甚至對(duì)人力資源等加以明細(xì)化。

2.2.3會(huì)計(jì)流程精簡(jiǎn)化

在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，對(duì)會(huì)計(jì)流程進(jìn)行了再造，原始的會(huì)計(jì)流程中，不能夠直接根據(jù)會(huì)計(jì)憑證編制會(huì)計(jì)報(bào)表，因此需要賬簿在中間起中介的作用，換言之應(yīng)該遵循“憑證到賬簿再到報(bào)表”的過程，然而隨著信息化程度的提高，由于計(jì)算機(jī)加工處理的速度非常快，存儲(chǔ)容量大，也就可以直接進(jìn)行憑證到賬簿、憑證到報(bào)表的生成過程，以數(shù)據(jù)流為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)處理流程。由此商業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)流程也得到精簡(jiǎn)，促進(jìn)了信息的共享性，減少不同部門不同公司形成的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的冗余。

2.2.4會(huì)計(jì)職能多元化

會(huì)計(jì)的基本職能是核算監(jiān)督。但會(huì)計(jì)職能并不僅限于此。傳統(tǒng)的手工條件下，會(huì)計(jì)人員被冗繁的計(jì)算、核對(duì)所淹沒，其基本的亦僅限于記賬、核賬。會(huì)計(jì)人員因此被稱為“記賬師”，會(huì)計(jì)的職能實(shí)際上也就限于核算和監(jiān)督。尤其是商業(yè)企業(yè)，面對(duì)品種繁雜的商品，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)人員往往只是記賬而已。計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度快、計(jì)算快，使得會(huì)計(jì)人員擺脫了冗繁的計(jì)算，從而有更多的精力對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析，從“記賬師”變?yōu)椤白稍儐T”，同時(shí)會(huì)計(jì)的職能也便拓展到了分析、預(yù)測(cè)、控制等。

2.2.5會(huì)計(jì)信息質(zhì)量?jī)?yōu)化

會(huì)計(jì)信息質(zhì)量要求：會(huì)計(jì)信息一定要能夠提供對(duì)于管理決策有用的信息，并保證真實(shí)性、可靠性和及時(shí)性。對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)處理模式，必須要遵循“會(huì)計(jì)憑證”到“會(huì)計(jì)賬簿”再到“會(huì)計(jì)報(bào)告”的會(huì)計(jì)流程，由此只有在中期或年末進(jìn)行相應(yīng)的考核，如要隨時(shí)得到符合當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的會(huì)計(jì)信息就必須要實(shí)時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的匯總，在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)處理方法中這樣做的成本是非常高的，而且具有一定不可行性。但是ERP中的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用完全能夠提供及時(shí)的、有用的會(huì)計(jì)信息，這主要是因?yàn)镃AIS(計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng))可以直接通過會(huì)計(jì)憑證得到所有的信息，包括外部環(huán)境等無形的指標(biāo)，然后可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的信息處理并得出相應(yīng)的報(bào)告以有利于管理者進(jìn)行決策，并可以幫助管理者根據(jù)環(huán)境的變化調(diào)整公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略。

2.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化在商業(yè)企業(yè)應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

2.3.1要做好備份工作。自動(dòng)每天備份外還要定期手工備份到移動(dòng)硬盤。

2.3.2加強(qiáng)信息安全管理。加強(qiáng)對(duì)員工的信息安全教育，嚴(yán)禁未經(jīng)受權(quán)人員上機(jī)操作，同時(shí)會(huì)計(jì)信息資料通過網(wǎng)絡(luò)傳遞時(shí)應(yīng)預(yù)防商業(yè)機(jī)密泄漏。

總之，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化在商業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用促進(jìn)了商業(yè)企業(yè)的不斷發(fā)展，為商業(yè)企業(yè)管理，尤其是財(cái)務(wù)管理提供了一個(gè)新的平臺(tái)。