簡論如何在高校行政管理中推行電子校務

[摘要] 隨著網絡和信息技術的高速發展，信息化建設已經成為高校行政管理建設的重要組成部分。在學校管理中，電子校務的大力推行是一所大學國際化、現代化和信息化的重要標志。高校管理部門必須就此加大其管理和技術上的更新，使電子校務充分發揮作用。本文分析了電子校務對于高校行政管理的重大作用，探討了如何在高校行政管理中有效推行電子校務。

[關鍵詞] 高等學校 行政管理 電子校務

高校作為一個特殊的社會組織，其行政管理工作涉及大量的專業性管理工作，比如教學、科研、人事，甚至物資、總務等部門不僅承擔著指導、組織、協調工作，也擔負著對教育教學質量、科研成果等的評價和認定工作，其重要性不容忽視。可以說，高校的競爭力與行政管理的好壞是密切相關的。近年來，我國高校引進網絡技術，大力推廣電子校務，解決了很多行政管理方面的問題。但同時，新方法的運用也產生了一些新問題，需要管理者進一步的思考和解決。

一、電子校務的內涵和作用

1.電子校務的內涵

自20世紀90年代起，現代信息技術迅速發展，廣泛運用于高校教學活動中，深入滲透到高校生活的方方面面。在這種背景下，電子校務應運而生。

電子校務是電子政務在學校的具體化，是指學校通過現代化的管理理論與電子信息技術、利用計算機與網絡通訊等現代信息技術將學校外部和內部的管理和服務職能進行緊密集成，通過學校網站進行日常事務和行政管理，按照設定的程序在網上實施，從而打破時間、空間及部門分割的制約，全方位的為學校及自身提供一體化的高效、優質、規范、透明的管理和服務。

2.電子校務的作用

電子校務在高校行政管理中的應用是高校行政管理方式自身發展的客觀需要，對高校行政管理有著巨大的推動作用，是高校部門自身發展的一個必要的工具。

(1)管理信息變得更為透明化

高校管理部門是高校的信息中心，高校機構實現電子化、網絡化和信息化以后，師生可以通過校園網及時準確、快捷方便地了解到高校機構所制定和頒發的各類重要信息，豐富了師生獲取與交流信息的渠道與方式，加強了學校對外交流與宣傳的強度，有利于促進高校信息的透明化與公開化。

(2)管理效率更為高效化

電子校務通過運用信息及網絡技術打破行政機構的組織界限，構建一個電子化的虛擬機關，使得高校機關之間及高校與社會各界之間都可以經由各種電子化渠道進行溝通，并依據人們的需求、可以使用的形式、要求的時間及地點，提供各種不同的服務選擇，從而提高人員工作效率，減少工作人員負擔，加強高校行政管理職能的管控力度，有效提高了高校行政管理效率。

二、電子校務在高校行政管理中應用的現狀和問題

1.電子校務應用的現狀

隨著教育信息化的發展，很多高校建立了教學科研、教師、學生、學歷認證、招生、財務等信息數據庫和文獻、文件檔案庫，辦公自動化和管理信息化水平逐步提高，服務范圍不斷擴大。電子校務的發展實質是對傳統的高校行政管理體制和管理方式提出了挑戰，是深化行政管理體制改革，使得高校行政行為公開、公平、公正，行政權力運行公開透明，保障教職工的知情權，維護教職工的合法權益。同時，我們也應該看到，電子校務在高校的推行過程中，也存在一些弊端與困難，急需解決。

2.電子校務存在的問題

信息資源是網絡技術在高校行政管理應用中的核心，但是一些高校的電子校務處于起步階段，管理、監測工作量化程度普遍偏低，在管理和決策活動中，以客觀數據進行分析判斷的偏少，信息管理檔案不規范，未數據庫化或數據庫更新速度較慢，數據庫維護和信息服務工作不到位，為學生、教師和社會所需的網絡服務欠缺，如網絡課件、網上課程、網上申請財務資助等。

高校行政管理網絡化之后既提高了工作效率，但也不可避免地面臨著安全問題，管理工作中涉及到的數據安全顯得尤為重要，數據一旦被破壞則會影響全校管理工作的正常運轉。電子校務的應用是學校提高管理水平、工作效率的技術工具，必須有高層領導的高度重視，要從戰略高度來認識它和建設它。但在應用的過程中，領導往往容易傾向于對網絡硬件的要求，往往沒有充分利用網絡資源等因素，導致過量購買硬件設備，最終出現設備閑置等問題，導致資源浪費。

另外，各學校之間、學校內部在信息資源的開發上各自為政，缺乏必要的規劃和協調，導致了大量的低水平重復建設。同一個學校里面各個部門之間的數據常常是各部門獨享的，這樣會使大部分網絡資源庫成為信息孤島，嚴重地存在著互操作性和共享性等方面的問題，導致電子校務停留在對現有體制、管理模式以及業務流程實行“信息化復制”的水平上。很多高校的管理人員來自不同的崗位，有著不同的專業背景，多半并沒有接受過管理學、計算機網絡技術與應用等理論方面的系統學習，不能很好地將網絡技術與實際工作相結合，阻礙了網絡技術應用于高校行政管理的進程。

三、在高校行政管理中推行電子政務的有效措施

1.加強整體規劃

高校行政管理涉及到教務管理系統、科研管理系統、學籍管理系統、財務管理系統、人事管理系統、校產管理系統等多個系統。在管理中，電子校務的實施是一項非常復雜的過程，涉及面廣，信息量多，工作難度大。不但要涉及到管理體制、機構設置和管理方法等方面的變動，還要考慮到報表格式、數據分類及編碼統一等問題，這些都涉及到學校全局的問題。如果學校內各個子系統都各自為政，任意開發，使用自己的程序和數據，會造成工作相互重復，技術成本浪費與效益低下。因此，高校行政管理必須對全校的行政管理人員進行培訓，使行政管理人員都能掌握操作方法適應現代化管理手段，從而提高網絡技術的利用率，將不同業務系統整合為服務集成平臺，各部門系統都成為這個技術平臺的子系統，其中各功能再向下構成一層子系統，最終形成一個有層次的樹型結構，這樣既方便了各部門管理人員辦公，又給師生訪問校園信息服務提供了方便快捷的途徑。

2.整合信息資源

在信息資源共享過程中，管理人員要堅持探索創新，構建信息資源管理系統，打破各部門條塊分割的現狀，選擇那些有必要且有價值的信息資源進行共享。針對數量龐大的網絡資源，應該進行整理和分類，建立針對教學、科研、管理等不同內容的、具備強大搜索功能的門戶網站，使廣大師生以及高校行政管理人員能夠通過簡單操作即能獲得相關信息與服務。同時還要以數據鏡像的方式建立全球教育資源吸收系統，通過互聯網對一些高質量的圖書館、專業數據庫建立鏡像，為廣大師生提供更加專業、更加前瞻的教學、科研、管理等方面的資料。同時，在信息資源的開發、傳播及使用過程中，應注重個性化服務，使信息資源人性化，把印刷型的信息資源數字化，把內容稀少、簡單、枯燥的信息資源逐步豐富、個性、適用化，把以提供學習拓展知識為主的信息資源轉向以培養創新能力及滿足人們的多方面需求的信息資源。

3.提高管理人員素質

電子校務的應用既對學校行政管理人員的知識和技能提出了更高的要求，管理人員的專業能力在很大程度上影響到電子校務在行政管理中的施行情況。因此，高校要在管理干部中培養一大批熟練的使用人員，建立一支包括學校領導及各業務部門負責人在內的各類人員組成的操作使用隊伍，促進教育管理體制的改革和創新。根據不同要求，對現有的行政管理人員進行培訓，以使大家都能掌握操作方法，提高整個學校的計算機應用水平。學校還可以成立專門的電子校務工作小組，建立一支具有較高信息化素養、技術水平高、協調能力和服務能力強的管理隊伍，以建立健全電子校務通暢運行的管理制度，如日常管理制度、安全制度等，促進電子校務管理的規范化、科學化，發揮管理人員的工作積極性，強化信息服務的意識，將信息服務作為電子校務的重點之一，推動校務規范和校務公開，從而建設一支具有系統分析能力的骨干隊伍，以推動管理信息系統工作的不斷完善，發揮電子校務的最大效益。

4.完善制度建設

隨著電子校務在高校行政管理各個方面的不斷普及應用，各種相關的規章制度也需要建立和加以完善，以保證電子校務實施的目的順利實現。高校行政管理人員應當轉變觀念，改變傳統的處理、傳遞信息的方式與習慣，樹立起現代網絡意識，管理人員不僅必須接受和使用網絡技術，而且在使用的過程中，還必須有一種制度對人為的方式進行管理，制定有關的使用、授權、錄入、保密等制度。國家的教育信息化推進部門要盡快提出有指導性、約束性和可操作性的電子校務推進政策措施。地方各級政府要協調好與中央政府各部門教育信息化建設的責任與義務的關系。各教育部門或學校則要在已有的信息化建設基礎上，按照統一的標準和制度，整合現有的技術資源和信息資源。

5.加強安全管理

高校行政管理部門要進一步增強做好網絡安全工作的責任感和緊迫感，堅持積極防御、綜合防范，探索和把握網絡安全的內在規律，主動應對網絡安全挑戰，采取切實有效的對策措施，不斷提高防范和保障能力，努力創造良好的網絡環境。同時還要加強網絡安全技術平臺建設，盡快建立完善的網絡安全技術保障體系，實現對網絡安全運行情況的全方位監控，提高對網絡安全事件應對和防范能力。從實際出發，促進資源共享，重視災難備份建設，增強網絡基礎設施和重要網絡系統的抗毀能力和災難恢復能力。

四、結語

電子校務工作是一個不斷探索、逐步完善的過程，只有積極、主動、自覺地轉變高校行政管理，才能保證電子校務建設良性有序地發展，從而幫助高校打破傳統官僚體制和管理模式的束縛，建立和完善與信息社會相適應的高等學校內部管理體制和運行機制。高校的行政管理人員應該充分重視信息在整個高校建設中的地位與作用，發揮好電子校務工作引領、指導、交流和服務的作用，運用電子校務建立規范、透明、高效、廉潔的行政管理體制制度，提高行政管理效率，促進行政文化創新。

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