Excel在事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用研究

[摘 要]事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理是財務(wù)管理中的一個重要組成部分。針對當(dāng)前事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理捆綁軟件的局限性、專業(yè)管理軟件與一般工作人員可操性的突出問題，運用Excel軟件對事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理進(jìn)行了實踐性探討和研究，提出了詳細(xì)的實施方法和步驟，并取得良好效果。

[關(guān)鍵詞] Excel軟件;事業(yè)單位;固定資產(chǎn);管理

doi : 10 . 3969 /j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 14. 005

[中圖分類號]F232;F810.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)14- 0013- 03

事業(yè)單位固定資產(chǎn)是指事業(yè)單位占有或者使用的單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用年限在一年以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。它是事業(yè)單位開展各項業(yè)務(wù)活動的基本條件，也是事業(yè)單位賴以生存發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著我國2006年《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》的正式實施，我國事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理進(jìn)入了一個全新的歷史階段[1，2]。但是在信息技術(shù)和會計電算化不斷發(fā)展的今天，如何利用信息技術(shù)和相應(yīng)軟件，規(guī)范和強(qiáng)化事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理，進(jìn)一步提高管理效率，實現(xiàn)國有固定資產(chǎn)保值增值總體目標(biāo)，是一個亟需解決的問題。

一、事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理軟件概況

目前在市場上能實現(xiàn)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理功能的軟件很多、很雜。如有與財務(wù)軟件捆綁在一起的管理軟件，也有自成一體的專業(yè)管理軟件。然而這類與財務(wù)軟件捆綁在一起的管理軟件，存在一定的使用局限性，很難實現(xiàn)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫的共享;而那些專業(yè)管理軟件價格不菲，操作專業(yè)性較強(qiáng)，一般的工作人員難以掌握它。Excel是大家平常工作中比較熟悉的軟件，是美國Microsoft公司開發(fā)的Office辦公軟件的一部分[3]，它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析功能，既能單獨運行，也能與Office其他組件部分相互調(diào)用數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，成為財務(wù)、會計和審計人員工作中不可缺少的工具軟件，但在實際工作中Excel軟件的強(qiáng)大功能沒有并被多數(shù)使用者完全認(rèn)識和掌握[4]。運用Excel建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)事業(yè)單位固定資產(chǎn)的管理，不僅適用范圍廣、操作簡便，而且信息傳遞靈活，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)共享。

二、運用Excel實現(xiàn)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理實施步驟

現(xiàn)結(jié)合本單位工作實踐簡要介紹Excel軟件在事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中的實際應(yīng)用。

1.建立事業(yè)單位固定資產(chǎn)檔案卡片

事業(yè)單位固定資產(chǎn)項目種類很多，日常的管理和核算工作量非常繁重，運用Excel軟件來建立事業(yè)單位固定資產(chǎn)檔案卡片來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的固定資產(chǎn)明細(xì)賬可減少財務(wù)人員繁重的工作量。事業(yè)單位固定資產(chǎn)檔案卡片指按事業(yè)單位固定資產(chǎn)項目開設(shè)，用以進(jìn)行固定資產(chǎn)明細(xì)核算的賬簿。在事業(yè)單位固定資產(chǎn)檔案卡片中，除了列明固定資產(chǎn)編號、類別、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位、啟用日期、詳細(xì)配置等之外，還應(yīng)設(shè)置使用部門、折舊方法、保管人員、存放地點、備注等記錄。具體實施過程如下:首先打開Excel軟件，根據(jù)固定資產(chǎn)的基本信息設(shè)置出如圖1所示的卡片格式。

2.制訂各類固定資產(chǎn)明細(xì)表格

首先設(shè)定如圖6所示的明細(xì)表格式。

其中“卡片編號”、“固定資產(chǎn)名稱”、“數(shù)量”、“原值”、“開始使用日期”、“保管部門”等需填入的內(nèi)容與固定資產(chǎn)卡片上的內(nèi)容完全一致，可以使用INDEX(reference， ROW())這樣的公式實現(xiàn)資源共享，將上面的明細(xì)表內(nèi)容還原成公式形式，如圖7所示。

以此類推，利用電子表格的復(fù)制功能和自動填充功能，利用拖拽的方法，將公式復(fù)制到各欄的其他行，從而進(jìn)行數(shù)據(jù)的成批錄入，省略了大量繁重的錄入工作。根據(jù)各事業(yè)單位不同的需求，利用以上公式，還可以做出固定資產(chǎn)清單、固定資產(chǎn)總表、固定資產(chǎn)匯總表等一系列表格。這樣運用三維地址引用生成的表格，設(shè)定好公式后，可自動計算出各類固定資產(chǎn)的匯總數(shù)據(jù)，并保持?jǐn)?shù)據(jù)處理結(jié)果的動態(tài)更新，既快捷又準(zhǔn)確。

三、運用Excel實現(xiàn)事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的優(yōu)點

運用Excel軟件進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，在備份文件、打印以及安全性等方面具有很多優(yōu)點。首先，備份的文件可以在任何裝有Office辦公軟件的計算機(jī)上打開，這樣就大大方便了使用者，在沒有專業(yè)軟件時也能看到數(shù)據(jù)[5];其次，在打印方面，數(shù)據(jù)的字體和字號大小，行或列的寬度，可以隨意調(diào)節(jié)，令整個表格整齊、美觀，還能給數(shù)據(jù)定義不同的顏色，便于查閱修改;最后，在安全性方面，各類數(shù)據(jù)表格可以設(shè)置密碼，在不知密碼的情況下只能查看到數(shù)據(jù)，不能隨意修改數(shù)據(jù)，提高了事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的安全性。

主要參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國財政部.財預(yù)字[1997]286號——事業(yè)單位會計準(zhǔn)則(試行)[S] . 1997.

[2]中華人民共和國財政部.財預(yù)字[1997]288號——事業(yè)單位會計制度[S] . 1997.

[3]劉克勝. 淺析Excel函數(shù)在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用[J].齊魯珠壇，2007(2):34-37.

[4]汪漢榮，景秀.用Excel實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2005(10):93-95.

[5]宋燕，劉丹. Excel 實用財務(wù)系統(tǒng)設(shè)計[M].北京:電子工業(yè)出版社，2007.