運用Excel函數VLOOKUP打印獲獎證書

[摘 要] 提高工作效率是管理人員永恒的話題，如何在現代信息化條件下持續(xù)提高辦公效率，優(yōu)化工作流程，是辦公室管理人員應該思考的問題。在辦公室日常業(yè)務中有大量格式文件需要打印，如“座簽”、“獲獎證書”、“獎狀”、“請?zhí)钡龋疚慕榻B了如何運用Excel函數VLOOKUP快速打印獲獎證書。

[關鍵詞] Excel函數; 辦公效率; 證書打印

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 14 . 027

[中圖分類號]TP317.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)14- 0071 - 02

提高工作效率是管理人員永恒的話題，辦公室是一個單位的綜合部門，起著承上啟下、聯絡左右、溝通內外的重要作用。如何在現代信息化條件下持續(xù)提高辦公效率，優(yōu)化工作流程，是辦公室管理人員應該思考的問題。

在辦公室日常業(yè)務中有大量格式文件需要打印，如“座簽”、“獲獎證書”、“獎狀”、“請?zhí)钡龋疚慕榻B運用Excel函數VLOOKUP快速打印獲獎證書。

一、函數VLOOKUP功能介紹

1. 功能

在表格的首列查找指定的數據，并返回指定的數據所在行中的指定列處的數據。

2. 語法格式

VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_

num ， range_lookup)

3. 參數說明

VLOOKUP函數有4個參數，分述如下:

(1) Lookup_value為“需在數據表第一列中查找的數據”，可以是數值、文本字符串或引用。

(2) Table_array 為“需要在其中查找數據的數據表”，可以使用單元格區(qū)域或區(qū)域名稱等。 如果 range_lookup 為 TRUE或省略，則 table_array 的第一列中的數值必須按升序排列，否則，函數 VLOOKUP 不能返回正確的數值。

(3) Col_index_num 為table_array 中待返回的匹配值的列序號。 Col_index_num 為 1 時，返回 table_array 第一列中的數值; Col_index_num 為 2 時，返回 table_array 第二列中的數值，以此類推。

(4) Range_lookup 為一邏輯值，指明函數 VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。

二、數據準備

獲獎者姓名、獎勵項目內容、獎勵等次、授獎單位等數據保存在Excel工作表“獲獎名單”中。為了清楚明了，表的第一行作為字段標題行，獲獎者姓名、獲獎項目、獲獎等次、授獎單位、授獎日期等獎勵數據，從第二行起輸入(見圖1)。

打印獲獎證書前獲獎名單一般已經確定，可從相關表彰文件中將獲獎人員名單轉換到Excel工作表中，避免重復輸入，以提高工作效率，減少重復勞動[1]。

三、證書打印表設計

證書打印表是打印證書的主要工作表，為了操作方便和界面友好，將工作表區(qū)分為打印區(qū)域和非打印區(qū)域，并在其上放置兩個按鈕，見圖2。本文著重介紹關鍵單元格及控件的設計。

1. 插入按鈕，單擊菜單“視圖”—“工具欄”—“控件工具箱”，彈出“控件工具箱”，選中命令按鈕在工作表任一處單擊，即可添加一個按鈕。右擊添加的按鈕，在彈出菜單中選“屬性”，將按鈕的Caption屬性值修改為“連續(xù)打印”。同理添加“打印預覽”按鈕。

2. 設置打印區(qū)域，選中B4:F9空白部分，單擊菜單“文件”—“打印區(qū)域”設置打印區(qū)域即可。

證書打印表設計的難點是獲獎者姓名、獎勵項目內容、獎勵等次等打印的內容要與實際獎勵證書位置一致。為了便于調試位置，在打印區(qū)域上方插入藝術字“榮譽證書”，需去掉“榮譽證書”藝術格式屬性選項卡中的“打印對象”單選處的鉤，在實際打印時才不會打印“榮譽證書”(見圖2)。

四、按鈕代碼設計

兩個按鈕的代碼均較簡單，在“獲獎名單”表有效數據范圍內用For循環(huán)加相應代碼即可。

1. 打印預覽，在打印預覽按鈕單擊事件“Click”輸入下列代碼。

Set bhrange = Sheets(“獲獎名單”).Range(“a2:a” Sheets(獲獎名單).Range(“a65536”).End(xlUp).Row)

For Each r In bhrange

Range(“b2”).Value = r.Value

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintPreview

Next

2. 連續(xù)打印，將上述第四行代碼改為如下代碼即可打印全部獲獎證書:

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1

五、結語

Excel是現代辦公最常用的工具軟件之一，其強大的數據分析處理功能極大提高了辦公效率。VLOOKUP有廣泛的使用范圍，全面理解運用VLOOKUP函數，將獲得意想不到的效果。

主要參考文獻

[1] 王光偉.WORD郵件合并功能在辦公事務中的應用[J]. 辦公室業(yè)務，2008(8):43-44.