淺談會計電算化在超市的運用

摘要隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，超市已經(jīng)成為零售業(yè)發(fā)展的重要形式，為了加強(qiáng)管理，增強(qiáng)競爭力，采用電算化管理，已經(jīng)成為超市管理的必然趨勢。

關(guān)鍵詞會計電算化 超市 運用

中圖分類號:F23文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

超市作為一種商業(yè)形式，在國外已有70年歷史，我國在20世紀(jì)80年代中期出現(xiàn)了以百貨、食品為主的超市萌芽，90年代初期進(jìn)入初創(chuàng)期，目前超市已進(jìn)入細(xì)分差異化競爭階段。為了強(qiáng)化管理，超市普遍運用會計電算化進(jìn)行管理。它不僅運用電子計算機(jī)代替手工記賬、算賬、報賬，而且運用電腦代替人腦完成會計管理和輔助決策的過程。會計電算化不僅能減輕財會人員的勞動強(qiáng)度，為會計工作節(jié)省大量的人力、財力和時間;同時也由于會計電算化計算手段和會計管理決策手段的現(xiàn)代化，既提高了會計信息收集、整理、傳輸、反饋的速度和準(zhǔn)確度，也提高了會計的分析決策能力，更好的滿足超市管理的實際需要。

1 超市管理過程中常用的軟件

超市在管理的過程中目前還沒有一種軟件集管理功能和賬務(wù)處理為一體，根據(jù)管理的需要一般采用會計管理軟件和財務(wù)處軟件兩種軟件相結(jié)合。

1.1 超市管理過程中采用的管理軟件及管理功能

大中型企業(yè)通常選用“商友”或著“融通”等管理軟件。“商友”和“融通”都屬于數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理軟件，對數(shù)據(jù)庫的管理及報表的編制都比較完善。例如“融通”的數(shù)據(jù)庫管理平臺就包括數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、主數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一報表平臺、 數(shù)據(jù)開放平臺、業(yè)務(wù)報表、 靈活查詢、 決策儀表盤等多項管理功能;“商友”的管理功能和“融通”也基本差不多。一些小型的連鎖超市通常采用“佳為”、“速達(dá)”等一些專業(yè)的商業(yè)管理軟件，對商品的庫存及POS系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)管理。但無論采用什么樣的軟件，在超市管理軟件中都必須具備“進(jìn)、銷、存、”三種基本功能，但不同的企業(yè)可能會有不同的要求，這就需要軟件公司根據(jù)企業(yè)具體情況進(jìn)行增減相關(guān)的功能。

1.2 超市在財務(wù)核算過程中采用的財務(wù)軟件及核算功能

超市在進(jìn)行財務(wù)核算時，可采用的財務(wù)軟件比較多，小型超市通常采用如“管家婆”、“速答財務(wù)“、“金蝶KIS”迷你版等一些小型的僅僅具有核算功能的財務(wù)軟件進(jìn)行賬務(wù)處理。財務(wù)數(shù)據(jù)則通過管理軟件的導(dǎo)出功能導(dǎo)出，再運用手工進(jìn)行賬務(wù)處理，填制好記賬憑證，再把憑證手工錄入電腦，運用會計軟件的核算功能進(jìn)行核算，在會計核算的過程中基本能夠滿足會計核算的需要。

一些大型的超市通常還是會用“金蝶K/3”或著“用友U9”等功能更強(qiáng)大的財務(wù)軟件。“金蝶K/3”能為您提供包括財務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)制造管理、供應(yīng)商關(guān)系管理(SRM)、客戶關(guān)系管理(CRM)、分銷管理、人力資源管理(HR)、協(xié)同辦公(OA)、企業(yè)績效、商業(yè)智能分析等全面應(yīng)用系統(tǒng)，能有效整合企業(yè)內(nèi)外部資源。金蝶K/3擁有HR、財務(wù)、供應(yīng)鏈、基礎(chǔ)、制造等五大類模塊，其中HR中CEO平臺、考勤管理、人事管理、薪酬管理、等子模塊是人力資源管理的重要管理系統(tǒng);在財務(wù)模塊中有應(yīng)收款管理、標(biāo)準(zhǔn)成本、實際成本、資金預(yù)算、應(yīng)付款管理、費用管理、合并報表等子模塊是進(jìn)行財務(wù)管理的重要管理系統(tǒng);在供應(yīng)鏈管理中進(jìn)出口管理、存貨核算、質(zhì)量管理、采購管理、銷售管理、供應(yīng)商關(guān)系管理等子模塊是超市會計電算化管理中重要的組成部分。所以“金碟K/3”是大型超市財務(wù)軟件的首選。如果你更強(qiáng)調(diào)財務(wù)上的與總公司的合并功能，那么你可以選用“用友U9”。用友U9能夠提供全面的多組織財務(wù)管控體系，從全面預(yù)算管理，管控到資金，管控到費用，管控到資產(chǎn)，同時通過對多會計準(zhǔn)則多賬簿的支持，最后在財務(wù)合并中體現(xiàn)。在提供賬簿與組織間多重關(guān)系、總賬多賬簿、多會計準(zhǔn)則等特性上，完美支持多組織企業(yè)在財務(wù)管理方面的應(yīng)用需求。“用友U9”借助網(wǎng)絡(luò)的功能可以全面幫助總部對下面分店進(jìn)行直接管理。

2 超市進(jìn)行賬務(wù)處理的流程

超市進(jìn)行賬務(wù)處理時，通常通過管理軟件對商品的“進(jìn)、銷、存”進(jìn)行管理，在管理軟件里對商品的直接成本及收入進(jìn)行核算，通過財務(wù)軟件對整個超市的成本、費用及利潤等進(jìn)行核算。

超市對大部分的商品一般采用配送中心進(jìn)行配送，但不論是門店自行采購還是總部集中進(jìn)貨，都應(yīng)該建立和完善計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，通過計算機(jī)對每種商品的單品進(jìn)行系統(tǒng)的進(jìn)銷存分析，形成計算機(jī)決策為主、人工修正為輔的進(jìn)貨決策系統(tǒng)，對所有商品不定期進(jìn)行完善，堅持優(yōu)勝劣汰，以保證所有商品都是有市場競爭力、有價格優(yōu)勢和質(zhì)量有保證的。這就需要管理軟件的有力的支持。

商品送達(dá)后先對商品進(jìn)行入錄，編好大中小分類，內(nèi)容包括國際碼、店內(nèi)碼、品名、規(guī)格、大小包裝(子目貨號)、銷售單位、進(jìn)價售價、供應(yīng)商、庫存等等。然后由管理人員進(jìn)行監(jiān)管就可以了。在進(jìn)行庫存管理時，還可以根據(jù)商品屬性不同，在電腦里設(shè)定周轉(zhuǎn)天數(shù)，安全庫存量，負(fù)庫存可銷，低庫存提醒等，每天訂單也錄入電腦，并跟蹤到貨情況，這樣我們就能對庫存有很好的控制。

在銷售的過程中對所有商品應(yīng)歸集到單品進(jìn)行核算，在銷售的同時應(yīng)該通過POS收銀系統(tǒng)自動生成銷售收入，自動接轉(zhuǎn)商品的直接成本，在大型的連鎖超市還應(yīng)該自動生成應(yīng)交稅額;一些中小型超市也是由收銀系統(tǒng)自動生成銷售收入，自動生成商品的直接成本，應(yīng)交稅額則用財務(wù)軟件進(jìn)行核算。財務(wù)人員通過規(guī)管理軟件的導(dǎo)出功能把相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)入財務(wù)軟件，然后進(jìn)行賬務(wù)處理，完成整個單位的會計核算。

3 超市運用會計電算化取得得競爭優(yōu)勢

計算機(jī)不僅具有高速、穩(wěn)定、方便、快捷的特點，還有很強(qiáng)的邏輯判斷和邏輯分析能力，采用會計電算化不但可以大大減低會計人員的工作強(qiáng)度，而且可以大大提高他們的工作效率;現(xiàn)代會計的主要職能，不僅要求會計人員深入研究資金、成本、價格與利潤之間的變量關(guān)系，努力提高經(jīng)營效果和經(jīng)濟(jì)效益，更重要的是要參與企業(yè)經(jīng)營決策，預(yù)測企業(yè)未來的發(fā)展趨勢，并實現(xiàn)由單一核算向全面核算的過渡。

3.1 采用會計電算化能夠降低超市的成本，提高經(jīng)濟(jì)效益

(1)超市采用會計電算化可以大量減少會計人員。超市的多種類、系列化的零售業(yè)態(tài)體系的特點決定了會計人員每天的核算工作的繁重，采用會計電算化可以減少手工操作下會計人員大量的會計核算工作如商品銷售收入、商品的直接成本、編制科目匯總表、及總賬和明細(xì)賬的核對。原手工操作下核算工作在采用電算化后轉(zhuǎn)移到計算機(jī)內(nèi)了，電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外，基本核算工作主要通過會計軟件來實現(xiàn)的，也就大大減少了超市對財務(wù)人員的需求量，減少了相關(guān)的人工費用。

(2)超市采用會計電算化可以降低商品成本。超市采用會計電算化可以運用管理軟件的管理功能對商品的“進(jìn)、銷、存”進(jìn)行管理，超市里繁多的商品一般采用物流公司供應(yīng)或者采用配送中心進(jìn)行配送，加大采購量降低采購成本;通過計算機(jī)對商品銷售監(jiān)控來確定商品的銷售情況，以確定商品的最低庫存量，減少積壓與斷貨現(xiàn)象，降低庫存成本。

3.2 采用會計電算化能夠加強(qiáng)超市經(jīng)濟(jì)決策，增強(qiáng)競爭力

傳統(tǒng)的會計手工操作對超市經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果的反映比較緩慢，而且使許多科學(xué)的管理方法無法應(yīng)用。企業(yè)成本核算、銷售分析、經(jīng)營考核等工作都無法做到及時與準(zhǔn)確，會計數(shù)據(jù)利用價值低，不便于進(jìn)行事后分析，會給超市經(jīng)營活動帶來巨大影響。超市實施會計電算化后，可以有效減少人為的誤差，大大增加會計數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性，同時可以使會計信息實現(xiàn)及時、快捷的傳送，對超市了解市場行情，增強(qiáng)市場競爭力加速經(jīng)濟(jì)決策等起到積極作用。

4 會計電算化在超市運用過程中存在的難點

4.1 不少中小型超對電算化的認(rèn)識還很膚淺

他們運用電算化的目的僅僅是為了減輕會計工作人員的工作負(fù)擔(dān)和提高會計核算效率，沒有建立完整的會計信息系統(tǒng)，也未能從根本上意識到會計電算化對超市生存和發(fā)展的重要性，由此導(dǎo)致信息的傳遞不及時、不充分，從而使信息在企業(yè)決策和管理服務(wù)中的作用性大打折扣。

4.2 缺乏合格的會計電算化人才

實施會計電算化后，需要大量既懂的超市管理，又能熟練使用計算機(jī)，同時還懂得會計知識的全面人才。然而，我國的電算化人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來的，即使有一部分人經(jīng)過培訓(xùn)，通過了會計電算化考試，也僅僅只是掌握了一些計算機(jī)應(yīng)用方面的基本知識，他們對財務(wù)軟件處理會計數(shù)據(jù)的許多功能還不能靈活運用，也不能熟練地運用軟件去對信息進(jìn)行加工整理和分析，也就不能有效地滿足各方面對財務(wù)信息的需求。

4.3 超市在實施會計電算化后，降低了會計工作所要求的職務(wù)相分離的原則

實施電算化后，由于會計電算化系統(tǒng)操作的高度集中，致使許多在傳統(tǒng)會計中的許多崗位合并，會計工作人員的大大減少，使一些不相容的職務(wù)得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力;并且由于崗位設(shè)置混亂、權(quán)限不明、串崗操作，有的單位由于人手缺乏，將計算機(jī)的維護(hù)、數(shù)據(jù)的輸入與修改、憑證的審核交給同一個人完成。這樣就導(dǎo)致在會計電算化的實際工作中不能很好地遵循職權(quán)不相融的原則，也就大大增加了企業(yè)會計信息的差錯和作假舞弊的可能性。

4.4 軟件本身存在的問題

目前，市面上還沒有對超市集管理和財務(wù)核算為一體的軟件。大多數(shù)軟件是由計算機(jī)專業(yè)程序員開發(fā)編制的，由于這些編制和維護(hù)計算機(jī)人員對超市具體的管理方面及財務(wù)核算的知識知之較少，軟件編制者和使用者之間就不能很好地進(jìn)行溝通配合，雖然專業(yè)計算機(jī)人員編制的軟件也能實現(xiàn)用戶對數(shù)據(jù)的處理要求，但由于其對管理知識、財務(wù)知識的欠缺，他們編制的軟件在實際運用中集成化程度低、通用性差，使這些軟件很難使用，導(dǎo)致不少實行電算化的單位仍要會計人員對會計數(shù)據(jù)做部分的人工輔助工作。同時，這些會計軟件大多也只是實現(xiàn)了簡單的會計核算功能，僅僅是減少了會計人員的工作量，而并沒有滿足全面管理和預(yù)測要求，也就談不上實現(xiàn)真正的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益。

所以， 隨著超市飛速發(fā)展，采用會計電算化進(jìn)行管理，運用電腦代替人腦完成會計管理和輔助決策已經(jīng)成為一種必然的趨勢，我們只有加強(qiáng)會計電算化在超市運用，才能在競爭中立于不敗之地。

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