高校檔案管理的創新與發展

摘要 創新與發展是高校檔案管理工作的生命和源泉，高校檔案管理工作創新發展需要做好思想觀念、管理模式、服務質量與方式、管理隊伍素質等方面的創新。

關鍵詞 高校 檔案管理 創新發展

高校檔案與高校的緣起和發展同步，真實記錄了高校在各項建設中取得的輝煌成就和經驗，涉及教學、科研、管理等各個方面，是學校發展的見證和高校精神的積累和延續，是高校管理和建設中不可缺少的重要組成部分。

與時俱進的創新與發展是高校檔案管理工作的生命和源泉，沒有創新與發展就不能更好地成長，甚至會逐漸被時代所淘汰。高校檔案管理工作創新發展需要做好以下幾方面創新：

1 思想觀念的創新

思想觀念的創新是各方面創新的基礎。現在全國各高校檔案管理工作水平不平衡，尚有高校和個人對于檔案管理工作存在誤區，諸如“檔案無用論”、“檔案管理差點不會誤事”、“只要投資了，檔案管理就能達到一流水平”等一些較為偏頗和錯誤的認識。

達到思想觀念的創新首先要增強四種意識。一是信息意識，即提高辨別能力和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需要。二是長期持續發展的意識，學院檔案管理的發展要納入學院長遠發展規劃，與學院的發展、時代的進步相適應。三是現代化意識，積極采用現代手段開展檔案服務，學習現代化設備的實踐技術，大力推廣信息技術在檔案管理中的運用，以適應社會發展的節拍。四是責任意識，學院應從上到下、從部門到個人提高檔案責任意識，積極推行檔案管理的校長負責制和部門領導首位責任制。

2 管理模式的創新

(1)管理方式創新。隨著現代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須做到檔案實體和檔案信息分離。傳統檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢，跟上現代化的步伐。只有進行檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，才能實現簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統計；而檔案信息檢索、傳輸的主要對象，脫離實體便于作深層次加工、貯存，才能實現計算機檢索和在網上傳輸。

(2)管理手段創新。檔案管理手段可從8個方面進行創新：保管條件的現代化；載體材料的現代化；翻拍、復印、彩色掃描、裝訂手段的機械化；檢索手段的自動化；信息交流網絡化；咨詢業務智能化；檔案管理標準規范化；管理工程程序化。

3 服務質量與方式的創新

改變傳統的檔案利用服務模式，逐步建立上門服務、電話咨詢、計算機聯網等檔案利用服務體系，實現多途徑、多渠道、全方位主動地為經濟建設和組織建設等各項工作服務。

(1)服務觀念要更新。檔案工作的服務性是檔案工作賴以存在和發展的基本因素。提高檔案的查閱率、查準率，創造幽雅的環境，提供周到的服務，是檔案館服務水平高低的標志。要做到這一點，就必須更新觀念，首先要采取積極有效的措施，擴大宣傳，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多的人利用檔案。其次要全面認識檔案的利用價值，不斷豐富館藏，特別是加強對科技檔案、專業檔案和特色檔案的收藏，給利用者提供更多的現實服務。再次要重視和加強對利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度地消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創新。

(2)服務的內容和范圍要創新。在檔案服務的范圍和內容上，特別要增強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性。首先要結合館藏內容，主動開展深層次加工，主動地為社會各方面服務；再次要結合黨和政府的中心工作，有針對性地為有關部門和社會各界提供文檔信息服務。

(3)服務的速度要創新。依托現代化設備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務的及時性。

(4)服務方式要創新。隨著高技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，服務方式應隨著形勢的變化不斷創新。首先讓公眾熟悉和了解檔案工作，擴大檔案工作的知名度；其次宣傳檔案意識和宣傳檔案工作，變“看攤守業，等客上門”被動式服務為“招客上門”主動式的服務。創特色，抓實效，使檔案服務真正走進社區，走近群眾。

(5)服務機制要創新。檔案工作服務機制的改革和創新，是檔案部門自覺實踐“三個代表”的重要內容。在當前，檔案服務機制的創新和改革應以領導決策，為經濟建設和各部門工作提供服務，為社會各界和人民群眾提供服務為主要內容；以開展能夠公開的現行文件的利用為主要方面，把為加強社會基層組織建設服務作為主要途徑，真正做到經濟建設和社會事業發展到哪里，檔案工作就服務到哪里，為經濟社會的全面發展進步做出應有的貢獻。

4 管理隊伍的素質創新

(1)培養敬業精神。愛崗敬業是創新精神的基礎。檔案工作者要熱愛事業，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，不斷進行檔案工作的探索和創新。

(2)培養獨立思考問題的習慣。首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各類檔案、各種載體檔案的管理方法，在夯實基礎上促進創新，成為一名既掌握科學先進的工作方法，又一專多能的檔案工作人才。

(3)培養求實的科學精神。準確把握檔案事業發展所面臨的新形勢、自身發展的新情況和所處的新環境，學習、總結一切創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神把握規律，勇于探索和實踐，有效且開創性地開展檔案工作。

總之，檔案館藏是我們開發研究的寶庫，對它的開發、利用沒有窮盡。檔案人員必須調整心態，創新工作理念，增強服務意識，以高漲的熱情和積極進取的精神努力去開拓高校檔案工作的新局面。