淺論開發(fā)醫(yī)院檔案服務(wù)功能的新思路

摘要:面對(duì)目前檔案利用需求日益增強(qiáng)，范圍不斷擴(kuò)大，檔案管理者要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，利用檔案信息通過統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)等方法編寫資料提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;服務(wù);思路

中圖分類號(hào):C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)27-0193-01

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。如何緊緊圍繞醫(yī)院發(fā)展宗旨，主動(dòng)、扎實(shí)、高效地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作，這是醫(yī)院檔案服務(wù)工作面臨的新任務(wù)和新課題。

一、圍繞醫(yī)院中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作的憑據(jù)，醫(yī)院檔案工作者必須密切關(guān)注醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局，關(guān)心醫(yī)院中心工作，做到醫(yī)院中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，變被動(dòng)為主動(dòng)、變滯后為超前、變封閉為開放。

根據(jù)醫(yī)院的工作規(guī)劃與工作重點(diǎn)，預(yù)測(cè)工作要求，有針對(duì)地做好檔案編研工作，將零散的、雜亂的信息，轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)的、成專題的、分類有序的、可直接利用的信息資料，以便隨時(shí)主動(dòng)服務(wù)于醫(yī)院各項(xiàng)工作。如檔案室為領(lǐng)導(dǎo)提供系統(tǒng)性的專題資料，供領(lǐng)導(dǎo)參閱，為下一步工作提供依據(jù)和工作目標(biāo)。還可通過各種載體，把上級(jí)指令性項(xiàng)目、重要事項(xiàng)及工作完成情況，通過網(wǎng)絡(luò)、簡(jiǎn)報(bào)等形式反映給領(lǐng)導(dǎo)，為他們的民主決策、科學(xué)決策提供科學(xué)根據(jù)和咨詢服務(wù)，讓檔案工作逐漸從幕后走向前臺(tái)。

二、方便各職能部門，提供便捷的檔案信息

醫(yī)院檔案工作者應(yīng)該多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。以青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，自實(shí)行病案信息計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理以來，對(duì)門診、急診及住院病案近60個(gè)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)、量化分析，并將所得信息資源及時(shí)編寫匯總，提供給院領(lǐng)導(dǎo)、各科室及職能部門，在感染病史、醫(yī)療保險(xiǎn)、公費(fèi)醫(yī)保、公檢法、計(jì)生糾紛案件、傷殘事故等方面都發(fā)揮了重要作用。

三、參與課題研究，為科研工作提供智力支持

醫(yī)院檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，醫(yī)院檔案有利于醫(yī)學(xué)科研成果的開發(fā)、推廣和應(yīng)用。在臨床、教學(xué)、科研工作中，要想加快科學(xué)研究的過程，取得更多的科研成果，就必須擁有大量的充分可靠的資料。

在課題申報(bào)結(jié)束后，檔案人員立即到科教科了解課題項(xiàng)目及其項(xiàng)目負(fù)責(zé)人情況，把搜集到有關(guān)于此課題方面過去的、現(xiàn)有的、別人的科技成果匯集起來，經(jīng)過綜合分析、整理，提供給課題組，使他們能了解和掌握國(guó)內(nèi)外與此相關(guān)的科技水平、技術(shù)、成果和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，從而確定所擬項(xiàng)目要達(dá)到的技術(shù)水平、目標(biāo)和完成課題的論證工作。在課題研究階段，與科研人員建立良好的互動(dòng)關(guān)系，及時(shí)地掌握課題進(jìn)展情況，盡可能地通過各種渠道和途徑搜集相關(guān)信息，使研究者及時(shí)獲取攻關(guān)資料，避免重復(fù)勞動(dòng)。在臨近成果鑒定時(shí)，檔案人員要把課題的全部材料收集齊全，查看有無原始記錄和課題總結(jié)內(nèi)容不符，課題鑒定證書項(xiàng)目有無空白，格式是否規(guī)范等問題，及時(shí)反映給課題組，以確保歸檔文件材料的質(zhì)量，順利通過鑒定。

四、簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提高工作效率

檔案工作者必須運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案服務(wù)和利用的效率。借助現(xiàn)代化手段和高科技設(shè)備將依法解密的檔案資料提供給公眾查閱。在平時(shí)的工作中，深入到廣大職工中去，了解他們近期和遠(yuǎn)期的檔案信息需要，有針對(duì)地搜集相應(yīng)信息，然后檔案室和院信息中心聯(lián)合，將此類信息錄入計(jì)算機(jī)，通過網(wǎng)上查詢系統(tǒng)向用戶提供利用，并收集用戶的反饋信息，對(duì)其進(jìn)行分析研究，作為進(jìn)一步改善服務(wù)方式的依據(jù)。如實(shí)行工資改革，檔案室協(xié)助人事處將每位職工工資套改的相關(guān)信息公布在內(nèi)部網(wǎng)站上，供職工查詢，這樣檢索快速、使用率高，又免去了人事勞資部門的一一解答，節(jié)約了時(shí)間。

總之，檔案的價(jià)值無可置疑，但檔案的價(jià)值必須通過檔案工作來實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院檔案工作者要在工作中積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持有作為才有地位的理念，把握需求、明確目標(biāo)，使檔案工作融入大局、服務(wù)大局，不斷探索創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作的價(jià)值作用。[責(zé)任編輯 吳迪]