關于企業辦公系統流程優化的探討

摘要:隨著信息技術的飛速發展和日趨激烈的商業競爭，企業辦公流程優化將人從煩瑣、無序、低序、低端的工作中解放出來從事核心行政事務，可整體提高企業辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執行力，使管理趨于完善。

關鍵詞:辦公系統;流程優化;方案

中圖分類號:F270.7 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)17-0016-02

隨著信息技術的飛速發展和日趨激烈的商業競爭，企業已不再滿足于獨立、零散的辦公化應用，企業需要的是協同工作、綜合、集成化的解決方案。向管理要效益，通過持續改進提升企業管理水平、提高企業的競爭力，是每個企業都追求的目標之一。管理費用光削減是不行的，需要好好管理。降低管理費用是企業追求盈利增長的基本要素和基本手段，企業要在降低管理費用領域獲得最佳實踐，就要運用適當的方法，再造辦公系統管理流程，以及有效的管理變革。必須決定如何、何時進行集中控制管理，加強共享服務，以及改進工作流程。

一、優化辦公系統流程的宗旨

辦公系統流程管理是對辦公系統流程進行梳理、分析、完善和監控，通過對辦公系統流程的不斷優化，有效地降低辦公系統管理費用，提高辦公系統處理效率，進而提升企業決策反應能力。辦公系統流程的核心思想是持續性地流程分析和改進，對辦公系統流程的管理實質是管理者依靠人性化的理念、信息化的手段、現代化的方法，以企業管理為中心，通過不斷優化企業辦公系統，從而提高辦公系統資源整合的工作效率，最終實現以企業管理為中心的效益最大化。

二、辦公系統流程優化的思考

(一)辦公系統流程優化的重要性

相對于核心業務流程，辦公系統流程是輔助流程，但是，辦公系統流程決非次要地位，辦公系統流程涉及面廣，合理的辦公系統流程能夠促進企業更好地實現核心業務流程。否則，容易給企業增加各種負擔，造成內耗，影響企業核心業務流程的正常運轉。

目前，隨著我國企業的迅速發展，競爭壓力日趨沉重。多數企業只強調以客戶為中心的核心業務流程的優化，而忽略以管理為中心的辦公系統流程的優化，這是我國許多企業的管理落后于發達國家企業的一個原因。因此，優化企業辦公系統流程勢在必行。

(二)辦公系統流程設置的原則

企業辦公系統流程設置的原則是在為企業各科室提供直接、快速、全面服務保障的基礎上，支持、督導各科室日常辦公工作，努力為核心業務流程的效益最大化做貢獻，為降低企業管理費用獲得最佳實踐?？傊?，要將以職能劃分的金字塔型層級管理模式改變為以流程導向式的扁平化型的網絡型組織管理模式，形成首尾相接、完整連貫的辦公系統管理流程，加快內部事務的流轉速度和執行力度;全心全意為企業服務，為科室減負，只有這樣才能讓客戶滿意，讓員工滿意，讓企業適應市場的變化。

(三)辦公系統流程優化的設想

1.將各處分散的資源融合為一體

企業內部及外部辦公系統有各種資源，要利用好資源，首先就需要在思維上具有辦公系統資源整合的意識，然后從流程上支撐資源整合的實踐。從組織緯度看，企業從打破員工間界限，推崇團隊分享;打破部門間界限，推崇大力協同;打破企業間界限，推崇共生共贏。此時，設計具體、科學的流程就成為資源整合落地的重要環節，能對企業起到革命性的推動。

針對當前辦公系統資源存在的分散、重復、浪費和弱小等問題，如何打破系統間的條塊分割，將不同的系統、不同的資源整合到一起，實現歸并統一、內外互通，這也是將分散在各處或掌握在個人手上的資源、權利等，按新的要求重新進行歸類、分配，形成系統工程，確保原有的資源、權利等，得到更有效的使用，以增加附加值，達到企業降本增效的目的。

2.將各處并行的工作聯系在一起

并行工作可以通過減少每個環節的等待時間，提前進行相關問題的協調，從而大大提高整個系統的工作效率。網絡是解決由于物理距離造成的信息交流不暢、協商溝通不便的辦公瓶頸問題的最佳方式。企業網上辦公自動化通過對各辦公自動化要素的閉環整合，實現了工作流、信息流、知識流和辦公自動化系統的整合管理，提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，實現辦公自動化，并進行遠程辦公或在家辦公。

提高效率、信息共享、協同辦公是大多數企業實行無紙化辦公的最主要的出發點。電子政務的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜冗余的工作都在手指的點擊下輕松完成。無紙化辦公，主要是在內部局域網的基礎上建立起來的，通過采用網絡互聯后，實現信息共享和協同辦公。采用這種網絡辦公方式的主要出發點是提高工作效率。這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負擔。

除了“省力”外，“省錢”也是各企業采用網絡互聯辦公系統的一個重要原因。網絡互聯，在不知不覺眾為各企業節約了大量資源，削減了巨額辦公經費。既然是網絡電子文件，那么節約資源自然首先從節省紙張開始，使得紙質文件大量減少，同時也大大減少印刷、用紙等辦公費用。電子文件使用及網絡互聯的開通，節約了發送紙質文件所需的郵資、路費、通訊費和人力，不僅有效提高了辦公效率，而且節省了大量相關辦公開支。同時也使各企業在解決大量“文山”問題上節約了大量人力和空間。另外，電子政務的實現，也能使現有固定資產充分發揮效用，各盡其能。之前，盡管許多企業都配備了電腦，但由于沒有實現網絡互聯，許多電腦都淪為打字機或游戲機，電腦的功能發揮得極少。

(四)辦公系統流程優化的實施方案

辦公系統流程優化要突出專業化、精細化和高效率，變獨立、分散個體系統為統一、集中運作系統。實施兩個統一(辦公用品統一采購、印刷品統一印制)、兩個定點(車輛定點維修、接待定點安排)、一個平臺(依托OA系統為平臺，向無紙化辦公邁進)的“221”方案，促進企業辦公系統流程優化、共享，以達到向管理要效益的目的。

1.兩個統一

對企業所需的辦公資源進行集中統一集中采購，充分利用采購量大的優勢，以降低采購成本。真正能夠達到這一目標，在具體操作上還需要探討和實踐。

(1)辦公用品統一采購。辦公用品集中統一采購供應是企業強化管理、降低成本的一項重要措施。將各處分散采購辦公用品改為集中統一采購，為保證采購質量，通過競爭性談判的采購方式進行公開招標，擇優確定價廉、服務優的企業。主要辦法:(1)重環保，體現節能意識。要求產品遵循經濟節約原則，采用環保材料及制作工序，最大限度地體現社會效益和經濟效益。(2)重質量，體現采購效用。堅持“公平、公正”原則，組織專家對供應商提供的樣品進行嚴格評審，兼顧美觀和實用，保證辦公用品的質量。(3)重服務，體現人性化管理。采購招投標中心與中標供應商簽訂定點供貨協議，要求其承諾服務條款，按時按質供貨，保證最終產品與樣品一致。

(2)印刷品統一印制。建立印刷品統一集中印制流程，通過網上招投標統一定價，在流程平臺上實行“陽光操作”，印刷品目錄、價格、信息、印制質量、付款情況、時限承諾、服務等均可實行同步監管。統一印制印刷品，減少印制的中間環節，降低印刷費用，減輕企業費用負擔。

2.兩個定點

(1)車輛定點維修。進一步推進公務車輛定點維修工作的有序開展，打破目前一些違規維修企業和送修單位之間無形的“潛規則”。一是，對定點維修企業定期進行公開招標。在定點協議期滿后，對維修企業定點資格應采用招標方式重新確定，通過定期的輪換競爭，使定點維修企業一直面臨著競爭壓力，促使其長期提供更優質的定點服務。二是，定點維修費用可全額包干。目前，大部分地區公務用車定點維修都采用維修費用按實結算方式，送修前需辦理申報、鑒定手續，修理后進行核算、填寫清單、簽字確認等，程序復雜、效率不高，且存在價格欺詐、吃拿回扣等問題。為此，可對公務用車日常保養、維修實行費用全額包干。即在包干年度內，車輛保養和維修全部由定點維修廠承擔，發生的維修費用從包干費用中支出，超支不補，節余歸定點修理廠。三是，日常監督管理要及時到位。用車單位要增強監督意識，對維修進行全程跟蹤監督，維修時駕駛員要全程參與，防止維修人員暗箱操作等舞弊行為。對定點維修單位既要進行事前監督和事中管理，更要重視事后檢查，督促維修企業兌現承諾措施，并將承諾情況記錄在案，作為費用結算、下一輪招標入圍的依據。條件成熟時，可建立車輛數據庫，在管理部門、用車單位、維修企業三者之間建立一個網絡平臺，把有關資料輸入電腦，實行網絡實時監督。對違反服務承諾的行為，要根據有關協議規定進行處理，直至取消其定點維修資格。

(2)接待定點安排。切實加強管理，深挖潛力，在保證接待服務質量的基礎上，努力降低成本，對定點接待的會務、飯店所提供的價格優惠、服務質量等進行實時監督。

3.一個平臺

以信息化來武裝企業，目前已經是大勢所趨。依托OA平臺，打造協同辦公系統，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。OA系統也是每個企業信息化初期就開始投入建設的基本系統。從C/S結構到B/S結構，從最初桌面辦公軟件的應用、收發郵件到后來公文流轉、車輛管理、會議管理、網上審批等功能應用，OA已經是我們日常使用最多、最頻繁的一個基本系統。

協同工作平臺:通過實時通信、在線感知、團隊協同等，將企業的傳統垂直化組織模式轉化為基于項目或任務的“扁平式管理”矩陣模式，使普通員工與管理層之間的距離縮小，提高企業工作人員協作能力，最大限度地釋放人的創造力。

企業通信平臺:建立企業范圍內的電子郵件和網絡通信系統，包括Web Mail、網絡會議、實時通訊、手機短信、WAP和傳真自動收發，使企業內部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。

信息發布平臺:為企業的信息發布、交流提供一個有效的場所，使企業的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項及時傳播，使企業員工能及時感知企業發展動態。

行政辦公平臺:實現辦公事務的自動化處理。通過公文流轉改變了企業傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，真正實現無紙化辦公。

企業辦公系統流程優化的重點在于建立一個企業管理為導向的流程管理系統，在于對流程的所有者、流程的目標進行重新定義。唯有如此，我們才能借助于現代信息和網絡技術，實現流程的高效率，才能使企業在風云變幻的市場經濟環境中，永遠充滿活力。

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