淺析檔案利用是完善檔案工作的有效途徑

摘要：本文介紹了檔案利用在檔案工作中的重要性和檔案利用開發(fā)的發(fā)展方向，闡述了檔案利用是檔案工作自我宣傳、自我完善和發(fā)展的有效途徑。

關鍵詞：檔案利用 發(fā)展方向 有效途徑

0 引言

隨著人們對檔案利用工作的重視，開發(fā)檔案信息資源不斷向廣度和深度的發(fā)展，檔案的利用工作已由一般地接待利用向著廣泛地、系統(tǒng)地、多形式開發(fā)傳遞檔案信息方向轉變。檔案利用上出現(xiàn)了新的特點：一是利用者要求查閱的檔案數(shù)量大，來館利用檔案的人員多；二是利用者要求查閱的檔案范圍廣、時間長、時間急；三是利用者要求高，不僅要求檔案部門全面、系統(tǒng)地提供檔案信息，而且還要求提供“半成品”，提供經(jīng)過加工的檔案素材。而目前相當部分檔案館、室的工作還很薄弱，管理制度繁瑣，方法落后，人員素質不高、思想僵化，檔案收集不完整、不齊全、整理不系統(tǒng)、編目不條理，鑒定不準確，保管不科學，檢索不及時。

針對檔案利用工作出現(xiàn)的新特點和檔案工作存在的問題，我們要明確服務方向，加快改革步伐；依法治檔，加強檔案利用工作的法制建設；正確處理檔案提供利用與保密之間的關系，處理好利用工作與基礎工作的關系。同時要適應新形勢，形成檔案功能開發(fā)與利用的新思維。第一，確定新的檔案開發(fā)思路。伴隨著改革開放的不斷深入和社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展，檔案工作應緊緊圍繞著為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設服務這一中心，結合各檔案部門的具體情況，根據(jù)不同時期的重點確定工作思想。第二，形成新的選題意識。選題是檔案開發(fā)工作中的一個重要環(huán)節(jié)，在新形勢下應形成選題的超前意識、計劃意識、參考意識、跟蹤意識、效益意識，要克服“坐、等、靠”思想。第三，樹立現(xiàn)代檔案開發(fā)觀。隨著科學技術的發(fā)展，逐步采用現(xiàn)代科技手段管理、傳遞檔案信息，電子文件將逐步改變傳統(tǒng)的文件存在形式。這需要檔案工作者做好以下幾個方面的工作：

1 利用是檔案工作最富有成效的自我宣傳

通過利用使社會和群眾更了解檔案，使檔案發(fā)揮其憑證依據(jù)性的價值和作用。利用者是查閱檔案的受益者，對檔案工作最有發(fā)言權，是最有說服力的宣傳員，他們會以自身查閱檔案所產(chǎn)生的效力、所解決問題的實例說服、鼓勵、引導他人去利用檔案。這實際上就起到了我們檔案工作人員利用板報、報紙、廣播宣傳檔案工作所起不到的宣傳作用，從而增強了社會群體的檔案觀念，擴大了檔案工作在社會中的地位。

2 利用為檔案注入了活力，帶來了生機，使其價值得以再展示

利用使檔案重現(xiàn)其價值，開展提供利用檔案則幫助人們解決疑難問題、研究歷史、信息分析、市場預測、科學決策等。讓人們另眼看待檔案，從心中認識到檔案的珍貴價值，從而利用檔案、積累檔案、支持重視檔案工作。利用為檔案生輝創(chuàng)造了契機，注入了活力，帶來了生機，使檔案的價值得以再展現(xiàn)。

3 利用促進了檔案工作的自我完善和發(fā)展

3.1 利用是實現(xiàn)檔案工作自我完善的根本途徑。通過利用使我們發(fā)現(xiàn)在收集、整理、保管、統(tǒng)計等各基礎環(huán)節(jié)工作中的不協(xié)調、不科學、不合理、不完善的地方和存在的問題，從而加以改進和解決，使檔案的基礎工作做得更扎實、更科學、更完善。

3.2 利用為開展檔案的基礎工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境，促進了檔案基礎工作的順利進行，推動了檔案工作的發(fā)展。實踐證明，哪些地方提供利用檔案工作開展得好，檔案的利用率高，那里檔案價值的有效性就明顯，檔案工作的知名度就高，檔案工作的地位就越顯得重要，領導、群眾就越支持檔案工作，檔案工作開展得就越順利，搞得越好。反之，哪里的利用工作開展得不好，那里的群體檔案觀念就差，工作就被動。

4 利用需要檔案工作者適應新形勢、新觀念

4.1 進行檔案工作者的“思想改造”工作。這是檔案功能開發(fā)與利用取得新進展的前提。檔案工作管理部門要通過座談會、專題講座等形式，介紹新形勢和要求，幫助檔案工作者破除陳舊思想，提高認識，明確緊迫性，樹立現(xiàn)代檔案功能開發(fā)和利用的新觀念。

4.2 檔案工作管理部門由靜態(tài)管理模式逐步向動態(tài)管理模式轉變。在對整個檔案工作的改革、發(fā)展，特別是信息資源的開發(fā)利用工作的目標、模式、基本套路上，建立一個明確的整體構想。通過檔案信息的不斷傳遞和輸出，使之處于經(jīng)常的動態(tài)服務利用之中。檔案工作者要根據(jù)社會和利用者的需求，不斷增加對檔案信息的整理、分析、加工、綜合成“半成品”或成品，提供多種服務。

4.3 制度建設。制度建設是檔案功能的開發(fā)與利用工作順利發(fā)展的重要保證。過去檔案系統(tǒng)普遍存在著獎勵少、“標準”少的問題。要改變這種情況，必須層層建立獎勵制度，建立科學的考核標準。有條件的可以設立獎勵基金，在獎勵方式上要靈活多樣，如設立檔案利用科研獎、檔案功能開發(fā)獎等，并將其同提職、晉級、年終評優(yōu)掛鉤，形成一套激勵機制，從而提高檔案工作者工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性。

4.4 建立現(xiàn)代化檔案檢索體系。檔案功能開發(fā)與利用工作中，現(xiàn)代檔案檢索體系的建立和先進的檢索工具的采用起著關鍵性的作用。目前檔案部門的檔案檢索體系總的來說是很不健全的，有的檔案檢索工具設置過于簡單，案卷目錄一本賬；有的設置不甚合理，重復交叉現(xiàn)象比較嚴重；有的沒有發(fā)揮其檢索的整體功能等。檔案部門要采用先進科學多樣的檢索工具，建立齊全配套的檔案檢索體系，更能充分檔案資源的效用。