社會公共機構的分類采購控制方法

摘要：社會公共機構的運作也要追求效率，強調投入產出比。采購作為社會公共機構的重要領域在成本運營上占有重要的比例。本文從社會公共機構的采購物資分類入手，采購部門可以根據物資采購金額和采購難易程度將物資劃分為四類，分別為戰略采購物資、集中采購物資、瓶頸采購物資和正常采購物資，其中戰略采購物資和集中采購物資是重要的少數，需要重點管理。通過分類，鑒別出管理的重點，從而達到有效分配資源，降低采購成本的目的。

關鍵詞：采購管理 物資分類 二八規則

0 引言

社會公共機構密切涉及人們的日常生活，它主要包括：教育、科技、文化藝術、醫藥衛生、體育等公共事業機構。這種類型的機構與全體社會成員的切身利益和日常生活聯系最緊密，同時這部分社會公共事務管理是直接以全體社會成員為實施對象，因此它所顯示的社會公共性也最強。

采購成本在社會公共機構中運營成本中占大約40%的比重。因此采購成本的控制，是社會公共機構中體現效率的重要方面，也是早日實現全面現代化的重要保障。

1 物資分類

依據物資重要性程度以及供應獲得的難易程度，可以歸為以下幾類：集中采購物資、戰略采購物資、正常采購物資和瓶頸采購物資。

1.1 集中采購物資是指價值比例較高，但很容易從供應商處購得的物品，例如辦公電腦、空調等。

1.2 戰略性物資是重要程度高，供應獲得難得物資。是指價值比例高，產品需求量大，重要程度高，保證供應率要求嚴格，同時又只能依靠個別供應商供應的物資。例如管理軟件的訂購。實驗室的構建，圖書館的裝修。這類采購金額大，需求描述較為復雜系統，采購周期較長。

1.3 正常采購物資包括辦公用品、維修備件、標準件以及其他價值低，有大量供應商的物資。例如日常的辦公用品，園藝維護等。

1.4 瓶頸采購物資是指價值比例雖然不高，但供應程度難以預測的物品。例如一些臨時突發性的物資。

一般來說，采購物資中會普遍存在二八規則，即重要的少數和次要的多數原則。它包含兩層意思：一是通常數量或種類為80%的采購物資只占20%的價值（次要的多數），因此剩下的20%的物品數量或種類則占有80%的價值（重要的少數）；二是在采購總量或總品種中有50%的物品數的價值在2%以下。二八規則的普遍性為我們管理采購成本提供了重要的啟示。即采購成本控制的重點應該放在價值80%而數量20%的物資上，這些物資就是上面分類中的戰略采購物資和集中采購物資。

負責采購職能的部門，應該首先將該機構的采購物資進行分類，分類依據首先按照采購金額，其次根據供應商獲取難易程度，將所有物資進行統計分類，方便日后的分類管理。

2 分類策略

2.1 戰略性物資采購 對于戰略性物資采購，首要的策略就是找到可靠的供應商并發展同他們的伙伴關系，通過雙方的共同努力去改進產品質量、降低產品成本、提高交貨的可靠性，并組織供應商參與機構的產品開發。對于這類物資采購，通常采用公開招標或者議價的方式來尋找合適的供應商，并對合作過程中的供應商應實行質量跟蹤和控制。合作之后也應保留供應商的資料。以后再次有類似采購，就能更快的找出目標供應商。節省采購準備時間，提高采購效率。

2.2 集中物資采購 對于集中采購物資，由于供應充足，產品的通用性強，其主要著眼點是想方設法降低采購成本，追求最低價格。通常可以采用兩種做法：一是將不同時期或不同單位的產品集中起來統一與供應商談判；二是采用招標的方式組織不同的供應商參與競價。需要注意的是，在追求價格最低化的同時要保證物資質量和供應的可靠性。一般情況下這些物資不宜簽訂長期合同，且采購時要密切關注供應市場的價格走向和趨勢。對于這類物資，負責采購的職能部門一方面應該建立順暢的采購需求收集渠道，令一方面應掌握大量的供應商列表，每次需要采購的時候，就能迅速向供應商們索取報價列表，從而大大的縮減比較的成本。

2.3 瓶頸采購 瓶頸采購物資的主要策略是要求供應商確保產品供應，必要時甚至可以提高一些價格或者增加一些成本，采購行為是通過風險分析機制制定應急計劃，同時與其它供應商改善關系以確保供應。

由于瓶頸采購要求的實時性較強，而且一般由局部提出采購要求。也可以對采購進行分類審核，對于一定金額以下的，可以交給需求部門進行自行采購，或者通過安排，轉化為戰略性物資采購。

2.4 正常物資采購 正常物資采購僅占總價值的20%以下，在采購管理不善的情況下，采購人員往往花費大量的時間和精力，因此這類物資的采購策略主要是提高工作效率，采用程序化、規范化、系統化的作業方式等。主要措施有：提高物品的標準化，通用化程度以及減少物資種類；減少供應商的數量；采用計算機和網絡技術，程序化作業以減少開單、發單、跟單、跟發票等工作時間，提高工作的準確性和效率。采購部門或采購小組還可以發放采購卡（具有一定額度的專門用于采購的信用卡）給具有采購需求的部門，讓各需求部門自行完成采購。這樣既節省了采購部門的大量精力和時間，讓采購部門可以更專注于80%價值的20%品種的采購物資上，同時也讓采購需求部門可以更快的完成采購，從而滿足需求。

3 采購組織結構的設置

在社會公共機構中，常見的做法是將采購分解成不同的任務，交給不同的部門去處理，以學校為例，有些學校，教材的采購交給教科辦、食堂的采購交給后勤、戰略性物資的采購交給黨政部門處理。這樣的結果是大大的削弱了采購的功能和職能地位。筆者認為，應該單獨成立一個采購部門或者采購小組，專門進行采購管理。這樣采購小組才能全面的掌握采購需求，同時調動可用的全部資源，對采購進行全面的效率控制。在設置組織結構時可以將采購部門的行政職位提高到其他部門之上，最高部門之下，有利于采購部門避開來自其他部門的壓力和干涉，能夠以較為有效的方式進行采購，從而達到降低采購成本的目標。

4 總結

建立現代化的公共管理新體系，是時代發展的要求，也是全面建設小康社會和實現現代化的制度保障。在本文中，主要是探討如何降低采購成本，圍繞采購的物資進行分類，對于不同的類別實施不同的管理方法，最后對于如何設置有效的組織結構提出了一些指導。

由于篇幅的限制，我們只能對采購這一個主題進行分析，然而由于采購跟其他的物流職能是緊密相關的，例如運輸，倉儲等。由于篇幅的限制，本文未能對采購與其他物流職能綜合起來考慮，因此可能存在顧此失彼的現象。

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