論檔案管理在地質調查研究中的應用

摘要：地質調查單位的檔案管理不僅涉及傳統意義上的人事檔案管理，還涉及到地質科技檔案的管理。而目前，地質調查單位的檔案管理存在著一些突出的問題，具體體現在：沒有切實貫徹《地質資料管理和地質科技檔案管理法律》，檔案的專業管理人員稀缺，管理力度不夠，分工及職責不明確、缺乏制度化的管理程序，檔案管理的長期性，連續性差，檔案保存不妥，這些問題的存在導致了很多令人惋惜的嚴重損失，因此，要確保地質單位切實承擔其資源保障能力和服務功能，履行其預防地質災害，保護地質環境的職責，就必須要加強地質調查單位的檔案管理工作，提高地質檔案管理人員的責任意識，規范地質檔案的管理體系。推動檔案管理工作的規范化、專業化、現代化。

關鍵詞：地質檔案 科技檔案 檔案管理 信息化

0 引言

地質檔案是構建地質工作信息化系統工程的基石，由于地質調查所具有的繼承性和發展性，就必須要求對地質調查，勘探做好系統的，真實的歷史記錄。本文主要從檔案管理的意義，目前檔案管理存在的問題，導致問題的原因，以及如何解決問題四個方面來做一些簡單的闡述。

1 檔案管理的意義

1.1 地質檔案管理工作是地質研究發展現實需要的產物 自1988年地質檔案概念提出以后，當時對地質檔案作用和地位的認識非常有限，也沒有成立專門機構負責地質檔案管理。在地質調查過程中形成的圖紙、文件等資料，有的保管在個人手中，有的由生成單位的檔案室管理，管理辦法由工作人員的經驗和綜合檔案的基本理論來指導。但是，隨著近年科學技術的迅猛發展，先進的勘探設備的應用，和勘探技術的不斷提高，大大促進了地質調查研究的長足發展。

由此可見，現代意義上的我國地質檔案工作是應地質勘探工作需要發展起來的，是地質勘探發展到一定階段的必然產物。它的發展更多地依照著地質調查的節奏，也更多地圍繞著地質檔案發展中心工作來服務。它是檔案工作與高速發展的中國地質勘探事業結出的富于中國特色的一個創新成果。

1.2 地質檔案信息是地質調查可持續發展的戰略源性資源 目前，地質檔案主要是依據國家檔案局1988年發布的《地質資料管理和地質科技檔案管理法律》進行收集和管理。隨著科學技術的進步，地質建設也從初級形態向更高層次邁進。地質工作建設不能僅僅體現在勘探、研究水文上，信息化建設是地質工作建設的必經之路。信息資源已成為國民經濟和社會發展的戰略性資源，信息化是科教興國的重要手段，是實施可持續發展戰略的重要組成部分。對地質工作各個環節和各種信息資源體進行比較分析，我們認為地質檔案是整個地理界信息最豐富、最持久、最集中精煉的領域。因此，地質檔案信息不僅是地質工作建設可持續發展的重要資源，而且是十分重要的戰略資源。

1.3 地質檔案工作是實現四個現代化的理論依據 地質檔案包括了區域地質調查檔案，固體礦產地質檔案，石油地質檔案，海洋地質檔案，水文地質檔案，工程地質檔案，環境地質檔案，物探檔案，化探檔案，遙感地質檔案，地質測繪檔案，實驗測驗檔案，探礦工程檔案，地質科研檔案等。可以說從宏觀到微觀兩方面來看，地質檔案都涵蓋了四個現代化建設發展的方方面面。它不僅反映了四個現代化建設發展的整體水平，也能洞察到細節方面存在的問題。因此，地質檔案工作是促進四個現代化建設發展質量的重要保證。

2 目前檔案管理存在的問題

首先談談地質調查單位傳統意義上的檔案管理。傳統意義上的檔案，主要體現為人事檔案，記載了一個人的成長經歷，思想品德，工作業績等，為企事業單位作出決策提供依據，是為人力資源的合理分配服務的。而目前的檔案管理主要是為推動現代企業管理的健康發展服務的。隨著政治、經濟體制改革的不斷深入，傳統意義上的檔案管理卻沒能做到與時俱進，因此在新舊交替的特殊時期，出現了很多不容忽視的問題。忽視掉傳統檔案在流動人口方面體現的諸多弊端，但就單位內部的歷史遺留檔案來說，案卷不真實，前后不一，材料短缺，不完整，卷宗歸類不準確，等等諸如此類的問題，直接導致檔案脫節，更為嚴重的是，有些檔案已經遺失。

其次談談地質調查部門所特有的專業性的地質科技檔案的管理。地質科技檔案管理的第一份國家性的明文規定，是1988年3月7日頒布的。并且明確了地質科技檔案的定義：地質科技檔案是指在地質勘查，科學研究和其他技術活動中所形成的、應歸檔保存的有關地質成果的圖紙、圖表，文字資料，照片，影片，錄像，錄音等科技文件材料，地質科技檔案是地質成果的集中體現。

3 導致問題的原因

3.1 檔案管理的技術手段落后，管理效率低。雖然國家人事部寄希望于普及檔案的電子化管理，并已經公布了：全國人事信息系統指標代碼體系，但是仍有許多單位依然采用舊式的紙張歸類，管理，手工操作，這不僅是對勞動力資源的極大浪費，而且會沿襲傳統檔案管理由來已久的一系列弊端，不能保證檔案的科學性，準確性，即時性。

3.2 專業檔案管理的人才稀缺。目前，大部分的檔案管理者都不是科班出身，沒有檔案管理的科學化，專門化的知識，傳統化的思維僅僅將檔案定位成：一張紙加一個檔案袋，思想的陳舊已經遠遠不適應科技的發展速度。而更多時候，檔案管理在一個單位內部并沒有指派專門的人來操作，而是被捎帶著完成的。也許這樣的傳統性思維及管理方法在一定歷史時期內可行，但是目前這個信息和科技雙重快速發展的態勢，已經讓其的局限性完全顯現。

3.3 對檔案管理不夠重視。首先是高層的領導者意識不到檔案管理的重要性，不過問，或者很少過問，這樣就使得檔案管理在單位內部的地位變得十分尷尬。其次是具體從事檔案管理的同志，由于對自身所從事的工作沒有清楚的認識，覺得這樣的工作可有可無，久而久之就造成了檔案管理員習慣性的責任感的缺失。這樣的多米諾骨牌效應，使得檔案管理在單位內部的地位日趨邊緣化。

3.4 檔案管理缺乏規范性和標準性。由于檔案保存方式欠妥，而且缺少專門的人進行打理，因此不僅存在檔案資料腐敗，霉爛的現象，而且由于沒有健全的檔案借閱手續，審批，簽字，借后及時歸還，都沒有落到實處。導致大量的檔案流失，殘缺不完整。

4 解決方案

針對當前檔案管理存在的諸多問題，以及問題背后隱藏的人為的，歷史的各種因素，現在提出幾點個人的小小的看法。

4.1 宣傳檔案管理的重要意義，使得人們對檔案管理從主觀上，加以重視。

4.2 加大領導對檔案管理的重視力度，端正檔案管理者對檔案管理的態度。

4.3 健全，完善檔案管理機構，對檔案管理人員進行相關操作培訓，注重提高其業務素質和工作能力，使其能夠吸取更多的管理經驗和知識。針對目前高素質的檔案管理人員的稀缺，要對現有的檔案管理員進行專門知識的講授，普及新的檔案管理技能，鼓勵他們在長期的工作實踐中不斷的努力探索，學習和創新，積累新的工作經驗和知識，以便能夠更加駕輕就熟的完成日益現代化，復雜化的檔案管理工作。

4.4 建立完善的檔案管理的電子化操作系統。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。傳統的紙質檔案管理，存在著難以長時間保存，時間久了會老化等諸多諸多缺點，而電子化操作就避免了這些問題的產生，便于更新，提高了利用率，保證檔案能夠永久保存。

綜上所述，可以看出，我國的地質檔案雖然已經在這20年內取得了一定的成績，但是，我們也應該看到，由于我國信息化水平還比較低，地質檔案信息化建設還處于起步階段，較之發達國家，差距還非常大。我們必須要認識到，地質檔案的完善及發展，絕不是一朝一夕的事情，也不可能一蹴而就。只有我們不斷的發現問題，從所走的彎路中不斷汲取經驗教訓，我們才能在地質檔案的發展道路上不斷走向完善。

參考文獻：

[1]《地質數據管理條例實施辦法》中華人民共和國國土資源部部令第16號.

[2]《中華人民共和國檔案法》.

[3]《地質資料管理和地質科技檔案管理法律》.

[4]《務實做好地質資料檔案管理工作》.陳麗華.顧麗娜.

[5]《如何做好檔案管理工作》.周穎.