關于中小企業人力資源管理外包的探討

摘要:人力資源管理外包為企業提供了專業化的人力資源服務，是一種解決中小企業人力資源管理問題的有效途徑。本文從人力資源管理外包的涵義入手，分析了中小企業采取人力資源管理外包的優勢與存在風險，在此基礎上討論了中小企業采取人力資源管理外包的策略建議，最后提出了外包后人力資源部門的角色重新定位問題。

關鍵詞:中小企業 人力資源 管理外包

近年來，隨著國有企業結構調整和改制步伐的進一步加快，中小企業在緩解就業壓力、確保社會穩定、擴大需求和拉動民間投資、改善現有經濟結構等方面都發揮了巨大作用。但是，中小企業的規模小、資金有限，人力資源管理很不完善。很多中小企業沒有專門的人力資源部，也沒有系統的人力資源管理制度，不能給員工提供良好的福利待遇和培訓機會，在吸引與保留人才方面困難重重，制約著中小企業的發展。而人力資源管理外包既能節約成本，又能提高效率，同時也能為企業提供專業化的人力資源服務，是一種解決中小企業人力資源管理問題的有效途徑。

1 人力資源管理外包的涵義

外包是在20世紀90年代西方企業實施“回歸主業，強化核心業務”的背景下風行起來的一種企業新戰略手段。人力資源外包是各種業務外包中的一種，指企業為了戰略發展的需要，將人力資源職能交由企業外部更專業、更高效的組織來完成，從而達到降低成本、提高效率、贏得競爭優勢的人力資源戰略管理的目的。

在競爭激烈的知識經濟時代，企業要贏得競爭優勢，就要不斷創新性的調整、配置資源來滿足企業戰略發展的需要。以往將企業資源平均分配給企業各個職能的管理方式顯然不能適應新的競爭環境，這就需要企業將有限的優勢資源集中于能增強企業核心競爭力的職能。外包無疑滿足了這一戰略需要，正被越來越多的企業所采用。人力資源外包作為外包業務之一，幾乎滲透到企業內部的所有人力資源管理事務，包括人力資源規劃、制度設計與創新、流程整合、員工滿意度調查、薪酬調查及方案設計、人員培訓、勞動仲裁、員工關系等方方面。

2 中小企業采取人力資源管理外包的優勢與風險分析

2.1 人力資源管理外包的優勢

2.1.1 降低管理成本 任何企業的目的都是盡可能以最小的成本追求最大的利潤，由于外包改善了人力資源管理的職能，企業可以不必持續投資維護先進的人力資源體系和服務平臺，從而降低了企業的人力資源管理成本。根據富士通綜合研究所的測算，業務外包降低成本的效果，雖然在不同領域不盡相同，但平均可以降低成本10%-20%。企業的一大部分成本是由人力資源管理活動引起的，人員的招募、選拔、錄用、培訓等工作都需要耗費大量的人力、物力和財力。特別是員工流失很嚴重的中小企業，企業不得不經常苦于新員工的招聘、培訓等事務性的工作。如果將這部分工作外包出去，從專業咨詢公司那里獲取人力資源方面的信息和高質量的服務，遠比企業自身擁有龐大繁雜的人事管理隊伍更能節約成本。

同時，人力資源管理外包還可以降低企業在處理一些事務時因不熟練所造成的不必要損失，如員工賠償，處理不當可能造成較大的損失，但如交由專業機構辦理，企業則回避了這方面的風險，其降低的隱性成本是顯而易見的。

此外，人力資源管理工作職能的外包，隨之帶來的是支持這些職能的技術和設備(如計算機設備和專門的軟件)開支的減少，人員的精簡和辦公場所成本的降低等一系列軟硬件成本的削減。

2.1.2 吸引與保留優秀人才 人力資源是第一資源，如何吸引與保留優秀人才是中小企業發展所面臨的首要問題。由于中小企業在薪酬福利、員工培訓等方面與大企業相比有很大差距，所以經常面臨人才招不來、留不住的尷尬局面。而專業的人力資源外包服務商通常擁有人力資源管理各方面的專家，擁有專業的知識、技能和經驗，能夠為中小企業提供更為有效的人力資源管理服務。這些外部專家可以更好地了解員工的需求，設計出更為合理的人力資源政策，從而吸引優秀人才的加盟，提高員工的滿意度，降低員工的流失率。

2.1.3 集中精力開展核心業務 中小企業自身風險較高，在激烈的市場競爭環境下，由于資金、產品、市場、經營者自身素質等諸多方面因素的制約，不可能對企業的各個方面給予同等關注，因而企業應有所側重，注重尋求自身在特定環節上的競爭優勢。將本企業的弱項外包后，企業就可以充分利用有限資源，更加專注于自己的核心競爭力，謀求最大利益。

相關研究表明，人力資源管理活動中的事務性活動，通常占了全部人力資源管理活動的65%-76%，而直接影響企業長遠發展的戰略性人力資源管理活動僅占30%左右。這些事務性工作占去了人力資源部門很多的時間和精力，影響了他們對戰略人力資源職能的建設。如果把這些事務性的工作委托給人力資源外包服務商，人力資源部門就可以從日常行政管理職責中解脫出來，集中核心能力更好地參與企業高層的戰略規劃職能。人力資源外包服務商可以擁有各個領域的專家，對人力資源管理方面的現行措施、市場行情更為了解。因此，外包出去的工作會被更好地完成。

2.1.4 提高人力資源管理工作效率 對于多數中小企業來說，對人力資源管理工作只是一種期望，很難走上規范化和職業化，在企業內部難以真正建立起管理系統，外包更利于企業這個系統的建立和運作。由于承擔外包的機構具有專業化的特點，擅長于實際操作，可以更為容易、有效率地完成人力資源管理工作。人力資源外包一方面節約了企業人力資源管理者大量的處理繁雜工作的時間，另一方面使他們有機會學習到最新的管理模式與經驗，可以將自身的精力放在企業內部的人員素質的提高，建立完善企業的管理制度，從整體上提高工作效率。

2.2 人力資源管理外包的風險 人力資源管理外包業務同時存在著諸多風險。宏觀上，我國市場經濟的發展水平與歐美發達國家存在一定差距，而人力資源管理工作本身正處于探索性的成長階段，國內外包商的管理水平參差不齊，人力資源管理外包市場發展的基礎與環境尚未成熟，如相關的政策法規、人力資源管理信息化建設、統計分析等配套的綜合因素，對實施外包活動均能產生很大影響。而在企業方面則主要存在三方面問題:

第一，企業傳統思想的影響。有些企業認為，人力資源管理外包使其失去了人力資源管理工作的自主權。而工作環境的改變，利益的重新配置乃至失業問題更是使企業員工人心浮動，消極被動地對待外包活動。同時，人力資源管理外包涉及不同企業的資源整合，文化差異問題尤為顯著。

第二，外包準備工作不充分，過程控制不力。如果企業未能從實際需要來確定人力資源管理外包內容，就會造成外包項目的范圍不清，企業運營混亂。還有些企業認為人力資源管理外包是甩包袱，沒有建立有效的監控評估體系，從而會造成外包項目的失控。

第三，外包過程中存在信息不對稱，容易出現敗德現象及機會主義行為。外包商可能會向企業提供不充分或不真實的信息，使企業難以做出科學的外包決策;外包商可能會泄漏企業的內部資訊和商業秘密，使企業喪失對某些人力資源管理關鍵技能和優勢資源的獨占性;此外，還可能存在外包商不遵守合約承諾，降低服務級別，增加潛在費用等現象。

3 中小企業采取人力資源管理外包的策略建議

人力資源管理職能外包在我國來說還是一個較新的行業，起步雖晚但發展迅速。對于中小企業來說，究竟是自己建立一個職能健全的人力資源部門，還是將部分職能外包呢?如果外包，如何真正提高人力資源管理的效率、減少風險，這些都需要決策者根據企業發展的具體情況，作出正確的判斷和選擇。

3.1 合理選擇外包職能 目前，我國企業人力資源外包主要集中在人才招聘和培訓等單一、短期服務上，而在人力資源外包發展較早的美國，培訓、招聘、薪酬福利、績效考核、人才租賃、工作分析等都成為了人力資源外包的內容，并且往往有較為固定的外包商提供長期穩定的服務。如何選擇外包的職能，必須結合企業的具體情況，如企業發展戰略和發展階段、人力資源部門的設置、企業文化等。比如，有的企業為了平衡員工的公平感，實施工資保密制度。這種背景之下，就不能將薪酬管理外包出去;再比如，協調勞動關系、解決員工的沖突等特殊人力資源管理活動，最好也由本企業的人力資源管理部門實施。

3.2 謹慎選擇并考核外包服務商 外包涉及到較為長期的、持續的投入。因此，獲取優質低價的服務，對外包服務供貨商的選擇提出了更高的要求。我國的外包發展較晚，外包市場還不夠成熟，人力資源的外包服務商良莠不齊，企業在選擇外包供貨商的時候，不能僅僅考慮短期成本，要著重于外包能否帶來效率的提高、管理的改善。因此，還應對外包服務商的各項資質進行考核。比如，是否有較為長期和豐富的行業經驗，是否有足夠的資金支持其軟硬件方面的建設和革新，以適應人力資源領域的變革，其過去的服務中所建立起來的誠信度如何等等。

3.3 加強企業與外包服務商的溝通，規范與外包服務商的關系 在外包商進行方案設計和實施之前，企業必須和外包商進行有效的溝通，讓外包商對企業的實際情況有針對性的調查分析，從而為企業制定切實可行的方案;而外包服務商也要注意與企業員工之間的溝通，取得他們的信任和支持，使外包工作能夠順利進行。

外包服務提供方和購買方作為獨立運營、有著各自利益的市場主體，盡管在一定程度上形成伙伴關系，但外包有一定風險，雙方應該建立其相應的制度，規范和約束雙方的行為。因此，在進行合作前，雙方就必須簽訂合同，詳細列明雙方的權利與義務，作為沖突時保護雙方權益的主要依據;在外包進行后，企業要對整個外包的運作進行相應的監控和評估，在外包服務商提供的服務出現質量偏差、不能達到理想效果時，可以即時與服務商協調，進行相應的調整。

4 外包后企業人力資源部門的角色重新定位

中小企業人力資源管理部門將一些作業性、行政性事務外包出去后，又應該承擔哪些工作呢?事實上，人力資源外包的增加，重要的意義在于將人力資源部門從他們必須完成的法定性、事務性、繁瑣性的日常工作中解放出來，從而把精力投入到更有價值的方面，即專注于人力資源戰略規劃和開發，為企業人力資源增殖向更高境界發展。這就要求人力資源工作人員的職業角色和人力資源部門的功能重新進行定位。

人力資源部門應從“權力中心”角色調整為“服務中心”的新角色，在創建學習型組織中發揮更大的作用，引導企業嘗試學習外部的專業技術，并且重新塑造企業文化，進行組織學習。具體來說應當發揮以下作用:一是企業的戰略伙伴;二是文化和價值的塑造者;三是具有影響力的咨詢提供者。此外，人力資源從業人員除了有專業上的深度外，還應該增加自己的廣度，了解業務營銷、資訊工程等，從而能夠站在企業的戰略高度來進行人力資源規劃等工作。

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