淺談高職院校系部教學秘書的能力結構

摘要:隨著高職院校的迅速發展，提高教學管理水平已成為必然要求，而教學秘書在提高教學管理水平活動中扮演著不可替代的重要角色。本文從教學秘書工作性質出發，結合實際工作及存在的問題，闡述了教學秘書履行職責必備的基本能力——處理信息資料的能力、溝通的能力、文字處理的能力、辦公自動化能力和創新的能力。這些基本能力對保證教學工作的完成起著重要的作用。

關鍵詞:高職院校 教學秘書 能力結構

教學活動是各級各類學校工作的核心，一個學校整體的教學水平和社會聲譽來自學校各系部等基層單位的工作業績，以及培養出來的學生在社會上的聲譽。系級教學單位的一切工作是學校興旺發展的前提。在系級組織中，教學秘書從組織、落實教學計劃到協調配置教學資源都起著橋梁的作用。這項平凡而艱巨的工作對教學秘書的能力結構要求甚高，明白這些能力要求并在工作實踐中有意識地培養這些能力，是教學秘書從新手到專家轉變的必經環節。在社會競爭日益激烈的今天，作為教學秘書，認識一個合格教學秘書的能力結構，對增強高職院校的競爭力和生存力具有重要的意義。

高職院校教學秘書的工作主要是協助系主任處理日常系里的具體事務，執行系領導指派的工作，是系領導的助手。教學秘書的工作既有制定教學計劃，任課申報、申請專業、對教師教學效果的考評等活動，又有參加校內各機關的會議，與上下級溝通的交往活動。工作性質決定了教學秘書應具有不同于教師、資料員的能力。

1 高職院校教學秘書的工作性質

1.1 輔助性

教學秘書主要是從屬于領導，根據系領導每個階段的工作中心和要求，安排系里教學工作的具體事宜，保證各項工作的落實，對布置的工作教學秘書要做好跟蹤，督促各有關人員完成。同時，收集實施工作時的各種反饋信息，及時客觀地向系領導匯報，為進一步推進工作的進程，為系級領導的決策提供依據。

教學秘書的輔助性要求克服無視教學實際的情況，消極地被動地執行任務，事事迎合領導的思想和做法，應客觀、適時地反映教學活動中存在的問題。此外，不能把自己等價于領導，言談舉止要和藹，一切工作從團結出發，以提高教學質量為己任。

1.2 參謀性

教學秘書的職責不僅是發揮執行功能，而且還應當協助領導起參謀的作用。教學秘書是連結系領導、教務處及各系部的橋梁，他們非常熟悉與教師教學科研工作相關的各項政策和要求。不僅如此，他們還熟悉教學資源的實際配置情況，各教學人員的秉性及實際從事的各種活動。

教學秘書的這種先天優勢為充當領導的參謀準備了物質條件，教學秘書應多提供一些建議和新方案，供領導作決策時參考。決策做出后，教學秘書一方面應及時收集決策執行過程中各個環節的反饋信息，及時向系領導匯報，總之，這些信息為領導修改和重新決策提供了寶貴的依據，為推進教學改革發揮著重要作用。

2 教學秘書的能力結構

能力是影響個體順利完成活動所必備的心理條件的綜合。從教學秘書的工作性質出發，教學秘書的能力是影響順利完成教學秘書工作的必備心理條件綜合。具體包括以下幾種:

2.1 處理信息資料的能力

教學秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環節和角度，保證教學工作的順利進行。這些信息材料的時效性、指導性和收藏價值各不相同，它涉及到目前乃至今后教學的評估，教師的考核以及新專業的設置等教學工作，教學秘書必須具有迅速、準確地處理這些材料的能力，同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理、報告有關領導，以進一步執行決策或調整補充，完善決策，使之更加符合教學實際的需求，信息處理的好壞直接影響到有關領導的科學決策。因此，處理信息不僅是教學秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

2.2 具有良好溝通的能力

秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務，確保教學的工作有條不紊地展開。這種工作避免不了時刻與人打交道，既有聯系學校各部門機關和廣大教職工，又有來自基層的匯報和請示的問題。這需要教學秘書是有較強的溝通能力。為達到溝通暢通，需要教學秘書在堅持原則的前提下，要有靈活性和應變性，適時地進行印象整飭，熱情而又機智地傳遞信息。

在進行口頭語言溝通時，秘書常常即席而發，沒有時間在表達思想時字斟句酌，這需要教學秘書在熟悉工作業務的同時，應加強邏輯學、社會心理學、修辭學、教育學、專業知識等知識的學習，提高講演藝術和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。

2.3 協調合作的能力

與其它教師相比，教學秘書的許多工作需要與他人協同合作方能完成任務。教學秘書要充分考慮各項事情的輕重緩急，所需時間極易出現問題的環節做到心中有數。教學秘書在協助系領導下達和督促其他人員完成任務的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等價于領導，言行舉止要和藹，實際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與其他人員處理好協同合作的問題。此外，教學秘書還要與上級業務部門，如教務處、科研處等部門進行聯系合作。教學秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力，在合作的過程中多一份理解和體諒。

2.4 文字寫作的能力

寫作能力是教學秘書完成工作的基本功，無論是學校內部溝通信息或者是對外進行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達思想，都將直接影響到教學秘書工作的質量。文字寫作能力對于教學秘書來說是必不可少的，是一個合格教學秘書的基本要求。

2.5 辦公自動化能力

辦公自動化的使用已廣泛地進入高職院校機關的各個部門，熟練掌握和使用辦公自動化設備及軟件是教學秘書的基本技能。辦公自動化設備功能多、效率高、速度快。教學秘書的許多日常事務工作，如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作均可使用辦公自動化設備及軟件完成。

2.6 教學檔案管理能力

教學檔案管理是教學秘書的一項基本的工作。教學檔案是學校管理的重要組成部分，利用計算機進行教學檔案管理，充分發揮教學檔案在教育管理、教學活動、教學研究等各項工作中的作用，對提高教學檔案的質量和管理水平，逐步實現教學檔案工作的管理、教學活動、教學研究等各項工作中的標準化、規范化和現代化具有重要意義。

2.7 創新和開創能力

創新是時代的要求，在日益競爭的社會中，只有不斷創新，高職院校才能在競爭的環境中生存和發展。作為院系領導助手和參謀的教學秘書，應該具有創新和開拓的能力。

總之，高職教育的發展，教學秘書的橋梁和中介作用非常重要。高職院校教學秘書應不斷學習，更新自己的管理科學和專業知識以及應用技能，更好地為教學服務，為推進我國高職院校改革發揮重大的作用。

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