城建電子檔案安全問題探討

摘要:隨著現代科技的高速發展及計算機技術和網絡技術在城建檔案管理中的應用，城建電子檔案應運而生。它不僅使城建檔案信息資源共享、遠程查詢利用成為了現實，同時也給城建檔案管理工作帶來了新的要求。由于城建電子檔案是通過計算機進行操作、傳輸、存貯等處理方式而形成的檔案。與傳統紙質檔案相比有著許多不同的特性，如:非人工識讀性、系統的依賴性、信息的不穩定性、信息的可共享性等等。正是由于這些特性導致了其安全性的問題，同時在電子檔案的輸入、輸出、存貯、傳輸過程中也不可避免地會產生誤操作、丟失、被偷竊、自然災害、病毒及黑客侵犯等危害。因此，城建電子檔案的安全問題越來越受到廣大城建檔案工作者的關注。機遇與挑戰并存，只要城建檔案部門適應新形勢，與時俱進，不斷創新，多種方法并用，就會保證電子檔案的安全。

關鍵詞:城建電子檔案 安全管理措施

1 影響城建電子檔案安全因素

1.1 計算機軟硬件設備故障導致電子檔案的丟失或破壞 由于電子檔案的形成和處理與利用均需借助計算機軟硬件設備的支持才能實現。而計算機系統是由許多部分組成，每個部分的薄弱環節都極易遭到破壞，如:數據輸入易被誤輸;應用軟件易被篡改或盜用等。這些故障的發生都有可能導致電子檔案的丟失或破壞，從而造成不可挽回的損失。

1.2 人為的失誤導致電子檔案的丟失或破壞 因為電子檔案是通過計算機系統與人交互而形成的，而這一過程都需要操作者給予一定的指令并輸入準確的數據來完成，這樣就不可避免地存在誤操作的可能。如:操作員操作不當產生安全漏洞，或用戶安全意識不強，將自己的口令密碼與他人共享或泄漏等都會造成安全隱患。此外，操作人員在工作緊張、疲勞、缺乏經驗等情況下也會增加人為操作的錯誤。而這些人為的失誤都有可能成為影晌電子檔案安全性的因素。

1.3 計算機病毒與黑客的攻擊導致電子檔案的丟失或破壞 由于計算機病毒已成為當今破壞計算機操作系統的頭號殺手，它會以各種方式和途徑攻擊計算機系統的應用軟件和數據庫以及硬件設備.從而造成電子文檔的破壞或系統的癱瘓。隨著國際互聯網和許多局域網的廣泛應用，的確給人類信息的傳播帶來了極大的便利。但同時也給計算機病毒的入侵與蔓延打開了大門。這些病毒在網絡環境下是很難被徹底清除的。且病毒的更新速度卻永遠領先于殺毒技術。此外，有些計算機黑客也利用電腦網絡進行犯罪活動，他們伺機尋找系統和軟件方面的某些缺陷來攻擊，通過破譯口令與密碼而獲取使用權限。非法訪同、刪除或修改某些重要電子文檔，使文件所有者和利用者均遭受巨大損失。

這些不利因素的存在無疑會給電子檔案的安全性蒙上一層陰影，同時也給檔案管理提出了新的要求。針對這些同題，我們可采取安全措施加強管理。

2 加強城建電子檔案安全管理措施

2.1 避免計算機軟硬件設備故障保障電子檔案的完整性

2.1.1 硬件 不要隨意拆卸計算機硬件。任何人不準私自拆卸計算機零件和對計算機進行較大故障的處理。計算機發生故障時，要找專業人員處理。盡量避免長時間運行計算機，避免元件過度發熱加速元件老化，影響計算機安全。計算機運行時不要移動，避免損壞元件。搬運時一定要輕輕一動，以免損壞計算機。

2.1.2 軟件 不安裝盜版和來歷不明的軟件。不要對軟件進行隨意編譯，經常更新軟件，避免產生錯誤，影響城建檔案的安全性。

2.2 正確操作計算機保障電子檔案的完整性 城建檔案的維護要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的城建管理方面的專業技能與計算機硬件知識，這使城建檔案的維護工作變得更為安全和穩定。在對城建檔案數據進行操作時很可能由于人員對不同版本的軟件不夠熟悉而導致人為性錯誤，所以，城建檔案管理人員要熟悉所使用的軟件版本。由于許多商業化城建檔案軟件在使用時會有許多限制，因此在保存的時候需要與相關軟件一起隨同城建檔案進行保存和管理。因此，正確操作計算機確保電子檔案的完整性是非常重要的。

2.3 防范計算機病毒與黑客的攻擊保障電子檔案完整性 計算機病毒對電子檔案的危害主要表現在三大方面，一是破壞文件或數據，造成用戶數據丟失或毀損;二是搶占系統網絡資源，造成網絡阻塞或系統癱瘓;三是破壞操作系統等軟件或計算機主板等硬件，造成計算機無法啟動。

要做好以下幾點防范措施:

2.3.1 必須安裝有效的殺毒軟件，經常更新、經常查殺病毒。

2.3.2 計算機病毒無處不在，是具有潛伏性、激發性傳染性和破壞性，嚴重威脅城建電子檔案的安全，所以我們要做到及時修補程序漏洞。就是安裝新的計算機系統時，要注意打系統補丁，打好補丁就可以防止此類病毒感染;上網的時候要打開殺毒軟件實時監控，以免病毒通過網絡進入自己的電腦;同時要打開防火墻，防火墻可以隔絕病毒跟外界的聯系，防止木馬病毒盜竊資料。

2.3.3 就是防郵件病毒。

收到郵件時首先要進行病毒掃描，不要隨意打開電子郵件里攜帶的附件;防木馬病毒，木馬病毒一般是通過惡意網站散播，我們從網上下載任何文件后，一定要先進行病毒掃描再運行;防惡意“好友”，現在很多木馬病毒可以通過MSN、QQ等即時通信軟件或電子郵件傳播，一旦你的在線好友感染病毒，那么所有好友的計算機可能也會遭到病毒的入侵。

2.3.4 采用身份驗證和文檔加密手段。

為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行密碼”，代表該用戶身份。通行口令可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，必須輸入自己的通行口令，系統將對其身份進行安全認證，并根據事先的設置來決定是否許可通行。可在信息存儲和傳輸過程中，采用公共密鑰和私人密鑰相結合的加密方法，防止非法用戶截獲檔案資料，以確保電子檔案的完整和安全。

在城建檔案事業飛速發展的今天，計算機為城建檔案發展開拓了一片嶄新的天空，也為我們城建檔案管理人員帶來了一個新的挑戰——計算機病毒的防范。當我們為城建檔案專業技術問題日以繼夜展開思考時，更應當防止計算機病毒這只黑手威脅城建系統電子檔案安全穩定運行。

參考文獻:

[1]張照余.《電子文件的安全可靠性分析》，《檔案學研究》.2000年第4期.

[2]盛彥主編.《檔案館業務建設與管理》，檔案出版社2003年出版.

[3]周新華.《計算機網絡安全及防范措施》，《艦船電子對抗》2000年第4期.

[4]劉巨普編著.《城建檔案管理的理論與實踐》，檔案出版社2004年出版.

[5]夏利宏.《新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策》[J].新西部(下半月)2009(8).