信息化時代科技期刊使用IT技術的思路探討

摘要：根據信息化時代的發展近況，提出了數字化稿件給學術期刊編輯所帶來的新方法，新問題，并通過實際的應用分析了數字化稿件的特點。根據數字化稿件的特點和科技期刊編輯工作的實際，本文對于使用IT技術方案進行投稿，審稿和退改以及編輯加工和校對進行了一些新的思路和方法的探索。

關鍵詞：科技期刊；信息；IT技術；編輯

中圖分類號：G202文獻標識碼：A文章編號：1672-8122（2010）12-0120-02

一、引 言

信息技術的交互滲透和廣泛應用，極大地促進各個產業和部門間的有機融合，特別是20世紀90年代以來，網絡技術和國際互聯網的快速發展，世界信息化浪潮一浪高過一浪，世界經濟向信息化發展的趨勢已日益明顯， 信息資源的有效開發和充分利用是社會經濟發展的重要推動力。21世紀，人類社會將全方位、多層次地向信息化社會邁進，知識經濟和信息技術將從整體上引導世界經濟和人類社會發展的進程。信息技術是當今高新技術的核心技術，是迄今為止人類社會技術進步進程中發展最快、滲透性最強、應用面最廣的關鍵技術。傳統的信息業在這一發展過程中受到了挑戰， 處于信息傳播核心中的編輯機遇和挑戰并存。面對全球信息化浪潮的不斷高漲，編輯的步伐必須跟上，首先邁進以網絡為中心的計算機信息系統的新時代。

計算機網絡是把多臺計算機互聯，按照網絡協議相互通信，以共享硬件、軟件和數據資源為目標的系統。近幾年來，Internet網絡的飛速發展，相關資費的下降，網上信息資源的日益豐富，信息傳輸的快捷，獲取網上信息的便利，使其對人們的日常工作和生活產生越來越大的影響，隨著多媒體技術、信息傳輸技術進一步發展，因特網（Internet）所能提供的服務項目不斷增加。科技期刊作為科技信息和科技成果的發布單位，直接反映著一個國家的科技創新水平，如何充分利用Internet網絡，及時準確，方便快速地獲取信息，宣傳刊物，擴大影響加速實現編輯出版現代化，對于科技期刊的發展無疑起著十分重要的推動作用。經過幾年來的IT技術的迅猛發展，并結合有關文獻中[1-3]前人的經驗，作者對如何利用IT技術來提高編輯出版工作的效率和刊物的學術水平有了經驗和體會。

二、IT技術在稿件接收階段的應用

隨著計算機技術的飛速發展，中文錄入排版方式的普遍化，很多編輯部已經沒有手寫的投稿了，所有的投稿都是采用計算機軟件（word或者pdf）排版后郵寄來，許多作者直接通過email將稿件發來。作者投稿方式的信息化，使得很多編輯部原來一些流程產生了一些的變化。那么，編輯在信息化過程中如何提高工作效率？筆者不揣淺陋，談談自己的一些看法。

在當今信息化的環境下，編輯出版工作的全面電子化是不可避免的。很多編輯部過去在稿件終審定稿后退修過程中要求作者采用郵寄的方式，很多作者都感到一方面郵寄方式比較慢，另一方面容易產生郵寄丟失的情況，造成稿子出版周期加長，更重要的是在沒有電子版的情況下，排版的錯誤和排版的時間也常常成為各刊物編輯的麻煩。所以在IT技術已經相當發展的今天，在稿件終審定稿后退修過程中要求作者修改完成后提供電子版文件，并且對電子版文件做了一些具體的要求，如在退修的通知中增加了讓作者通過E-mail發送修改稿到編輯部，并公布刊物的E-mail地址，以方便作者使用。對于文件修改的要求與使用原來郵寄打印稿時相同，免去了寄還打印稿，時間肯定較以前大為縮短，比通常郵寄的方法要加快幾周以上，IT技術的發展解決了稿件處理效率的問題。另外若發生文件錯誤，或者作者沒有按照要求修改，遺漏修改某些問題的情況的話，便可通過E-mail立即通知作者修改后重新發過來，體現了網絡實時性的巨大優勢。

在使用E-mail傳送修改稿件之后，由于IT技術的進一步發展。很多編輯部直接使用了網上稿件處理系統，這種系統集成了投稿和查詢、回饋、審稿、退修稿件等多種功能，具有省時、經濟、簡便、高效、靈活等等的優點，大大縮短了稿件的出版周期，提高科技論文的時效性。

三、IT技術在審稿階段的應用

電子化的投稿方式增加了稿件處理的效率，使得更多的編輯部在審稿的環節也開始嘗試采用電子化的方式。

以前的流程基本上是打印幾份出來，分別郵寄給各個審稿人。由于通過郵寄的方式，郵政費用的上漲使得編輯部會產生大量的郵費，再加上打印機的成本，增加了編輯部的成本。而且通過郵寄的整個審稿周期往往無法得到控制。

在IT技術迅猛發展的現在，為了提高在審稿階段的效率，沒有條件上稿件處理系統的編輯部可以采用E-mail把稿件和審稿單給審稿人發過去。E-mail審稿節約了郵局寄送的時間，使審稿周期變短，成本經濟，使用簡便，體現了信息化時代的高效性和靈活性。因此在方便編輯部送審的同時，也方便了審稿人直接將審稿意見返回，所以審稿的電子化對于編輯部和審稿人來說是雙贏。

如果有條件的編輯部更可以選擇直接采用網上稿件處理系統，這樣所有的送審，審稿，和返回審稿意見，都將在網上系統中一起實行。由于審稿意見也在網上系統中，能夠很方便的直接把一些審稿人對文章的意見和建議，通過網絡操作，直接加入到給作者的退修或者退稿的E-mail中。節省了大量的時間，增加了處理稿件的效率。另外在很多網上稿件處理系統中，審稿、退修的模板都可以按需要設計，把一般需要作者退修時注意的問題寫成模塊形式固定下來，避免遺漏重要內容。然后自動生成，無須再一篇篇的重寫。

所以IT技術的一步步發展使得原本投稿、審稿、退稿、退修如此紛繁復雜的過程可以簡化為鼠標輕點的工作，能夠用信息技術的優勢來整體提升刊物的競爭力和質量。IT技術改變了傳統流程中重復勞動帶來的繁瑣、緩慢和不規范，使編輯在稿件處理流程中運行得快而輕松，并減少差錯，朝向信息化和無紙化的方向邁進一大步。

四、IT技術在編輯加工階段的應用

科技期刊的編輯工作是對科技信息的發現、整理、加工和傳播，全新的信息加工途徑必然會提升整體的加工質量。

根據信息加工的原則，首先必須要求作者提供電子版，電子稿同普通稿相比，具有圖片清晰、排版整齊、隨時可以根據要求調整的特點。對自然科學方面的稿件，如易出錯的外文字母和希臘字母，容易和字母相混的符號，不易分清的大小寫字母，以及外文字母的正體和斜體，特別是某些計算所得的數據圖的清晰度是紙面稿無法比擬的。直接使用電子稿件大大降低了差錯率，也可以使文章規范格式更加方便。如文章大小標題的字體、字號的排版可以通過編輯的初次修改，把不同作者的排版方式統一編排到刊物自身規范和國家規范標準的要求中來：如文章的字體、字號、各級標題的序號、文后參考文獻的序號、規范，圖表的標題等進行加工，對科技期刊來說，為了使標題既醒目又美觀大方，各級標題應使用大于或等于正文的字號，字體一般為黑體，各級標題所占行數由標題級數來確定，一般一級標題占5行，二級標題占3行，三級標題占2行[4]。另外要做到文字、數碼統一，文字平行一致，無傾斜、倒置現象，圖、表、文字能相互對照。 當然電子稿最重要的是便于編輯加工，主要是指編輯在加工時增刪、調整位置和改動文字方便、快捷，只需用鼠標和鍵盤即可。這樣就減少了印刷排版和校對的工作量。

使用IT技術在編輯加工階段的應用，增加了加工的效率，也會使差錯率大大的下降。

五、結 語

通過大量的研究，我們發現利用IT技術進行網上投稿、審稿、退修、排版和校對極大地方便了作者、審稿人和編輯，不僅節省了郵寄的時間、費用，同時還提高了文件的安全性。另外編輯出版信息化可給編輯工作帶來很高的效率，使每個稿件流程至少縮短一半的時間，并且電子化的手段可以減少差錯率。

綜上所述，努力學習和掌握當今IT技術和知識，充分發掘和利用網絡資源來為科技期刊編輯工作提供快捷的信息傳輸途徑和高效的利用豐富的科技信息資源，是科技期刊編輯人員的當務之急。

參考文獻：

[1]陳希寧，馮遠景.Internet科技期刊及其對現行編輯工作模式的影響[J].中國科技期刊研究，2000 (5).

[2]劉筠，馮桂欣，查金榮，夏光.網絡審稿初探[J].中國科技期刊研究，2000 (5).

[3]孫景峰.計算機排版與編校工作改革[J].中國科技期刊研究，1999 (4).

[4]景紅薇.學術期刊微機排版的技巧[J].現代情報，1998(4).