解構與建構:高校教務系統管理

【摘要】教務系統是高校教學管理的重要組成部分。教務系統作為教育管理信息化的核心，革新了教學管理的理念和流程，然而伴隨著教務系統應用的深入和信息技術的進步，對教務系統的管理也逐漸顯現出與教學管理脫節或滯后的趨向。筆者認為，根源在于缺乏對教務系統管理的整體建構，文章以教務系統為元對象，對與之相關的人和事務各方面進行探索性分析，構建教務系統管理的基本原則和策略。

【關鍵字】教務;管理;系統管理;信息系統

【中圖分類號】G473 【文獻標識碼】A 【論文編號】1009—8097(2010)08—0020—04

教學事務管理信息系統，一般簡稱為教務系統，是高等學校最重要的信息資源系統，它連續、系統、全面、綜合地反映教學管理情況，并為管理中的對象和業務提供重要信息化支撐。教務系統以計算機應用技術、數據庫技術、網絡技術為主要工具，對教學管理事務中各種數據、流程進行處理和執行，并向系統的使用者提供所需信息，提高學校的教學管理水平與經濟效益。

對教務系統的管理，涉及到人員、事務、技術等多個層面，隨著教育改革的深入和教育管理的革新，原有的事務流程和教務管理者角色也處于不斷變化中，教務信息管理工作也面臨變革。本文針對高校教務系統管理的現狀和信息化發展的需要，對教務系統管理進行了初步探討，以期構建教務系統管理的基本原則和策略。

一 解構

教務系統是高校教學事務管理中重要的組成部分，教務系統管理包括基礎設施管理(如服務器、存儲、網絡等硬件環境)、信息系統管理、教學管理人員等，教務系統管理作為教育管理信息化的核心，既是數字化校園的基礎，也革新了教育管理的觀念和組織結構。

1 管理中的相關者

教務系統是一個綜合的信息系統，業務范圍涵蓋課程任務計劃、師資管理、教材管理、課程編排、選課管理、考務管理、成績錄入、實驗實踐、教學評價等教學事務全過程，在參與事務流程的過程中，教師、學生、教學管理人員(教務員、教學秘書)共同參與到教務系統的使用與管理，完成教學管理的過程。在這個過程中，教務系統管理者需要有效地溝通和協調三類相關使用者，將不同的工作或業務整合起來，為整體的事務管理任務目標服務，使得事務信息有序流動，提高事務管理的績效。三類使用者與系統管理之間的關系如圖1所示:

系統位于相關者的中央，是聯系教學事務管理的媒介，相關者之間通過各種事務流，根據一系列過程規則、信息和任務，以數據的形式在不同相關者之間進行傳遞，從而完成教務管理活動的各個過程。隨著教學改革的不斷深入、專業培養方案的不斷調整，一些原有的業務流程變得不再適用，并要求教務系統做出調整，打破部門、科室的職責界線，在新的流程中實現信息和數據的共享與關聯，從而實現管理工作的規范和連續。

2 管理中的邊界

對系統的管理以系統本身為主體，涉及業務功能控制和信息技術管理。這使得對系統的管理出現了業務應用與技術應用的分界，如圖2所示:

管理邊界的存在，是系統管理中一個不可回避的事實，教務系統中的業務、技術邊界困境也是影響系統管理的一個突出矛盾。一般來說，高校教務系統的業務功能通常由教務部門總體管理，根據科室的分工，劃分具體業務模塊到不同的職能部門，而信息技術的管理則或由相關技術人員，技術部門協助進行，或完全交由技術部門管理，只是在一些特定情況下提出相關的要求，對其他的技術事項并不加以影響。眾所周知，技術和業務在管理上是存在邊界的，然而在各自固守的管理邊界中，教務系統的特殊地位和應用環境又要求同時對業務和技術進行整體管理。業務管理要求技術管理能滿足業務功能的變化，了解和遵循教學管理的規律，提供快捷、穩定的技術服務;技術管理反過來也要求業務功能的改變要遵循數據庫設計和網絡安全的規范，嚴格控制人為因素帶來的隱患，提供連續、健壯的業務服務。若技術管理不能了解和遵循業務管理的規律及特點，將使業務應用變得笨拙和缺乏靈活;業務管理不懂技術，系統的整體效率和安全也不能得到保障，教務系統管理是業務管理與技術管理在教學事務管理的結構和特點之間形成自身管理特點的產物，在遵循教育管理規律的基礎上，業務管理和技術管理過程需要一種融合，并且面臨著復雜性和挑戰性。

3 管理中的理性

在傳統的教務系統應用概念里，教務系統更多的是以輔助工具的形象出現在教學管理相關者的視線里，輔助編排課表，公平推進學分制選課，規范控制成績的錄入、統計與查詢，減輕工作負擔和提高工作效率，是以工具理性的視角來看待和管理整個系統的。然而，在教務管理信息化為教學管理模式創新的趨勢下，教務系統不再僅僅只是一個事務工具，其自身在流程再造和整個高校管理體系的變化中，逐步具有從工具理性向價值理性轉移并突破事務主導的新趨勢。首先是事務處理的速度加快，總體的教務信息篩選，聯系和處理能力得到提高，這一前提使得對系統的管理提升到了重要位置。其次，數據作為系統和系統管理的核心，其價值和地位開始顯露，原本處于信息孤島中的各部分信息，因為事務的聯系變得富有生機，開始流動于高校管理的其它領域，比如高校教學狀態數據庫的構建，教學質量監控中的教學評價，質量工程建設中各類基本信息的獲取，等等，都可來源于教務系統，數據的增殖使得系統管理有了更積極的內涵。再次，教務系統組織文化將教學事務管理引向了個體與組織的兼顧與和諧，效率與公平的共生。參與到系統的學生、教師以及教學管理人員都在系統中有積極的作用，在教學管理過程中能自覺行動，完成事務流中各自角色的任務，即尋求價值理性與工具理性的共生共存[1]。

二 建構

1 管理者的適切性

教務系統管理作為信息系統維護與執行的最高層，負責整個系統的組織與協調，對系統的管理有很大的決策權與控制權，與單純的業務管理或技術維護相比，更需要有良好的適切性。系統管理者必須以豐富的教學管理經驗為基礎，熟悉相關教學管理文件、規定以及業務流程，還要有完整的信息技術知識結構體系為依托，能靈活運用各種計算機技術，具有技術服務教學管理的敏感，并不斷吸收新知識、新理念，豐富與完善管理。

管理是信息系統發展和運作的基礎，良好的管理不僅能保障教學管理秩序，同時還能調動相關者的積極性。適切的管理者需要善于運用逆向思維和求異性思維，從全方位多層次多角度思考和探索系統管理中面臨的問題，針對關鍵問題擬出各種方案，根據系統運行現狀進行優化和改進，厘清業務和技術之間的聯系，溝通與協調系統相關者，既不滿足現狀，墨守成規;又敢為人先，另辟蹊徑，開辟出系統管理的新天地，以靈活的應變能力和行為準則實現最佳的系統管理[2]。

2 IT運維的方法

歷經數年的應用與升級，教務系統已經變得冗余與復雜，尤其在存儲了多年的教務數據后，業務對高效的運行并且能夠繼續提供安全、靈活服務的要求更加強烈，因此，采用IT運維管理就變得更為關鍵，教務系統運維管理是指系統管理人員運用IT部門采用的相關方法、手段、技術、制度、流程和文檔等，對教務系統運行環境(包括如軟、硬件環境、網絡環境等)、教務系統業務和教務系統使用者進行綜合、系統的管理。運維管理的最終目標是實現業務與技術的融合，將系統的相關者緊密結合在一起，打破管理中的邊界，為教育管理信息化提供適用平臺，從而整體提升管理水平。運維的內容包括:(1)基礎設施管理:對網絡設備、服務器設備、操作系統等基礎設備的運行狀況的優化和管理。(2)應用服務管理:對系統相關的B/S、C/S、數據庫、中間件及各種通用或特定服務端維護、監控的管理。(3)數據管理:明確數據資源的重要性，對系統和業務數據進行統一存儲和備份，保證數據的安全和有效利用。(4)業務管理:主要用于規范和明確系統相關人員的職責和工作內容，使得教學管理秩序有保障。(5)信息安全管理:主要依據IT部門的技術標準和信息安全準則，實現組織方式、人員、技術等各層面的安全管理，目標是在盡可能小的影響系統運行和教務工作的情況下，使系統安全穩定。因此，教務系統管理是包括業務管理、網絡管理、應用系統管理、數據庫管理，以及與之相關并支撐教務系統的優化，建立一個穩定、高效、靈活的信息系統運行、維護管理體系，從而為保障教學管理、教務處理效率、實現教育事業發展提供堅實的信息化基礎支撐。

3 管理制度創新

管理制度在管理中是至關重要的，它是一種重要的黏合劑，在管理責任與系統運轉效益之間起著一種聯通作用，教務管理是一項龐大的系統工程，工作事務雜，環節多，工作量大，這要求必須按一定規范流程進行科學管理[3]。

長期以來，教務系統管理的定位比較模糊，有的單純理解是對教務系統業務功能的管理，缺乏對技術環境和先進性駕馭的能力;有的則完全當作一個技術事務，單純從技術層面無法達到應用中和管理中所有的要求。無論是哪一種情況，對教務系統中出現的問題和情況，都難以有效的查明和解決，對教學管理帶來被動因素。建立教務系統管理制度，明確管理流程和業務流程，設置突發情況響應預案，設置數據保密和安全管理規定，對教務系統管理、教學管理人員以及教師、學生等做出明確的權責規定，將進一步規范有據、有序的系統管理，同時，在制訂的內容上，既要考慮事務管理的效率，也要兼顧技術管理的原則，降低制度帶來的局限和不適影響，在制度制訂中也要遵循最優化管理原則，改變制度缺失狀態下的權責不清，管理不到位的局面。

4 系統管理中的知識管理

隨著信息化的發展，信息系統應用的深入，教學管理中各種日常工作對系統產生了越來越多的依賴性，如何保證關鍵業務正常運行?如何在故障發生最短時間內定位問題，找出解決辦法顯得尤為重要。而在教務系統實際管理活動中，管理員難免會因為遇到異常問題而感到束手無策，對自己不熟悉的業務環節或設備出了問題而感到不知所措，如果因工作調動而更換了系統管理人員，面對突如其來的各種問題更是無從下手，解決辦法是引入知識管理的概念。

這里提到的知識管理是指整體管理經驗。顯性經驗知識包括設備配置文檔，系統使用手冊，管理操作規范等在相關文獻中可查閱的明文技術知識;隱性經驗知識是指技術人員頭腦中積累的大量工作經驗，如現場排障經驗、系統調試經驗、解決疑難技術問題的經驗等未形成文檔的知識。如果教務系統管理也能建立這樣的知識庫，把管理過程中的技術知識積累起來并分類整理，隨時更新，就可在遇到疑難問題時，查閱、參考知識庫中類似問題的解決方法，快速定位故障，縮短處理時間，提高整體系統管理水平。

5 系統管理的評估

系統的管理是一個連續、動態發展的過程，在某一個階段能穩定使用的系統，并不能滿足未來的發展和變化，系統管理需要通過評估來檢驗。這里的評估不僅包括管理活動本身，還包括新的管理理念運用、數據庫完整性的約束、安全風險以及為優化、調整提供確定性證明等。評估的目的不在于得出一個確定性的結論，而在于促進系統的建設和管理，要根據系統當前的狀態和負面影響的評估來確定系統管理中未來的可能性[4]。一個較為完整系統管理評估的要素有:(1)使命:即教學管理通過信息系統實現的工作任務，使命對教務系統依賴的程度越高，系統管理評估的任務就越重要;(2)資產及其價值:資產是通過教務系統建設積累起來信息系統基礎設施、信息數據和服務能力等，價值是指資產的敏感程度、關鍵程度和可再利用程度;(3)威脅:教務系統可能受到的侵害。由于信息系統存在的脆弱性，人為或自然威脅導致信息安全事件或教學管理事故發生的可能性及其造成的影響;(4)事件:系統適應管理的變革而進行的功能調整、擴展、軟硬件計算機系統環境的升級、優化，系統相關者在事件中的角色及權責變化、適應等;(5)制度措施:為保證使命的有效行使，需要評價管理制度規定及權責的行使，在突發網絡安全事件中的應急方案，日常技術維護的基本要求等。

由以上評估要素可知，評估在可用性、穩定性、安全檢測、安全決策、應用環境分析等多個環節是一個復雜的過程，通過評估，也在管理手段上成為系統管理制度化保障的一個不可或缺的組成部分，也是最容易忽視的部分。適時對系統管理進行評估，也使管理更符合了動態的內涵，有利于管理人員不斷學習實踐，有利于改善師生在系統中的交互體驗。

三 結語

教務系統管理是一個不斷發展、創新的過程，實現教務系統管理的變革，可以更好的實現高校教務信息共享，發掘教務工作的應用效益，減輕教務管理人員的重復勞動，最大限度為領導提供教務決策依據，達到教務管理的制度化、標準化、自動化和網絡化的目的。在信息技術快速發展的今天，教務系統管理也必須與時俱進，充分發揮信息技術服務高等教育管理的引擎作用，引領教學管理工作科學化、現代化。

參考文獻

[1] 楊林，高月春，馮保慶.學分制教學管理分布式決策的邊界困境及整合[J].黑龍江高教研究，2009，(10):56-58.

[2] 朱杰.高層管理團隊組件方式的思考[J].中國管理信息化，

2009，(13) :114-116.

[3] 張海東，李偉，龍躍洲等.綜合教務管理系統的應用與思考[J].中國教育信息化，2010，(1) :45-48.

[4] 劉楓.網絡安全風險評估研究與實踐[J].網絡安全技術與應用.2009，(11):30-31.