七欄賬融于ERP系統開創了會計核算新思維

[摘 要] 由于企業銷售和收款的時間差距，必然形成企業的應收賬款，應收賬款是企業的一項重大資產，應收賬款的核算和管理關系到企業生產運作的高效和企業的生存。手工環境下，企業往來賬管理存在著種種漏洞。信息技術尤其是ERP/ERPII的發展，為企業財務工作提供了新的思維方法和解決方案，同時也使得企業的財務變得更加清晰透明。論文從應收帳的角度出發，介紹了簡氏電器有限公司(以下簡稱簡氏)七欄帳自動化財務系統，對信息化環境下企業間財務往來的創新進行研究。

[ 關鍵詞 ] 應收賬款 ERP 七欄帳

一、引言

隨著信息技術的發展，企業全面進入信息化時代。作為企業管理的一個重要組成部分的會計工作也進入信息化時代，尤其隨著企業資源計劃(ERP)在企業的推廣和應用，更是對傳統會計理念的沖擊。

對往來賬及其應收賬款的聯合研究在國內外的研究中是一個薄弱環節，在我國權威會計雜志《會計研究》中，沒有對往來賬目進行深入研究的論文。暨南大學與金蝶軟件有限公司合作的“IT支持商業模式運作研究”課題組探訪了位于廣東佛山龍江鎮的佛山簡氏，發現簡氏雖然是一家成長型的中小企業，但是有10年的信息化支持商業模式運作的歷史。并且在財務上實施了金蝶ERP首例為簡氏量身定做開發的七欄賬自動化軟件系統，這個系統是全新的會計核算方法與ERP財務軟件相融合的結晶。七欄帳的應用使得企業間往來賬變得更加透明。

二、企業應收賬款管理

由于企業銷售和收款的時間差距，必然形成企業的應收賬款。應收賬款是指企業在正常的經營過程中，因以賒銷方式銷售商品和提供勞務應向客戶收取的款項，是企業的一項重大資產，是為了擴大銷售和盈利而進行的投資。應收賬款的核算和管理是關乎企業運作效率和生存攸關的大問題。下面從應收賬款的形成及處理流程出發，分析企業應收賬款管理中可能存在的問題。銷售流程如圖1所示:

從圖1可以看出，貨款結算后，企業應向客戶收取貨款，而在先前約定的收款條件下，企業暫時不收或者收取部分貨款，而結余的貨款形成了企業的應收款。應當注意，發貨后在既定的協議下，不符合結算條件的貨物是不能記做應收款的。

在手工記賬環境下，企業應收賬管理存在著很多漏洞，主要表現在下面幾個方面:

(1)企業資產被長期占用，甚至流失。對于那些暫時不滿足結算條件的貨物，有些可能已經被零售商賣出去，有些可能由于長期存放于零售商的倉庫里被損壞。這些貨物在企業財務上都沒有形成應收賬款，被客戶長期占用甚至流失。

(2)重稅、漏稅現象嚴重。增值稅發生的時間為企業取得銷售款或者取得索取銷售款憑據的當天，由于銷售發生與銷售憑證并不完全是同時產生的，而這個時候記賬的差異就會導致各種重稅或者是漏稅的現象發生。

(3)對賬困難。由于沒有清晰的往來賬目，造成企業間對賬的困難，同時影響客戶關系。

(4)對于商業折扣等折扣的處理不恰當。商業折扣不僅僅影響企業的銷售收入也影響稅收，對商業折扣準確合理記賬十分重要。

三、傳統的二維賬簿

1.結算收款二維帳

傳統的“結算——收款”二維賬簿是現行會計制度、會計準則的法定要求，符合復式記賬的基本原理，揭示了“結算-收款=人欠”的等式，在現行“稅務與會計分離”的稅收模式下，不僅準確地反映了“收入確認”的日常經營活動，而且與《增值稅條例》保持高度的統一。

“結算-收款=人欠”的等式雖然是合法的，這種會計反映出來的應收賬款是真的，對于企業老板來說，并不是他們想要看到的。因為它忽略了發貨和結算的時間差異造成的發貨數和結算數之間的差異，從而忽視了已發貨和已結算之間的差額，不能反映真實的人欠數。

2. 發貨-收款二維帳

由于傳統的“結算——收款”二維賬簿的缺陷，很多企業自創一套內部賬簿:發貨-收款二維賬簿。這種賬簿跳躍式地反映了兩個點的結果，貌似“發貨-收款=人欠”等式能夠成立，但是回避了收入確認的中間環節，不能進行準確的貨款結算，致使重稅漏稅現象脫離主觀意志而頻頻發生。況且，這種方法不能進行復式記賬，一下子回歸到遠古的單式流水記錄，會計信息質量大打折扣。

要提高會計信息質量，我們應當思考以下問題:

(1)發貨后要不要反映往來?圖2的方式是不反映的，圖3卻把發貨全額反映為應收款，這兩種方式都是不對的。

(2)該如何反映貨物的發出情況?

(3)“發出商品”是資產類賬戶，屬于盤存類賬戶還是結算類賬戶?

(4) 如何避免對客戶多開發票致使重復納稅的情況?如何建立能夠反映銷售全過程的往來賬目?

為了解決上述問題，在這里介紹七欄帳，七欄帳是簡氏獨創使用的，是新的會計核算方法與ERP完美結合的成果，具有十分重要的意義。

四、七欄帳

1.何謂七欄帳

七欄帳是一種多欄帳，多欄賬一般應用于適用于成本、收入、費用和利潤等賬戶。對于應收應付賬戶，傳統上一般采用三欄帳，三欄帳在發出商品未結算時，賬上并不反映銷售收入和應收賬款之間的差異，從而不能及時了解應收款的形成和回收的動態情況。

七欄賬引入交易環節過程傳遞反映的思路，變傳統“結算——收款”二維賬簿為新的“發貨——結算——收款”三維賬簿，簡單、快捷、完整地反映了交易業務的全貌。其記賬方式如圖4所示:

七欄賬恰到好處地彌補了上述兩種方法的不足，采用“發貨——結算——收款”全過程反映。發貨數- 結算數=待結數，表示的是已發貨尚未結算的金額，反映了發貨和結算之間的差額。結算數- 收款=已結算尚欠數。待結數+已結算尚欠數=人欠數。明晰嚴謹把往來信息躍然紙上，超前地對確認收入進行精細管理。小到夫妻店、小作坊，大到大企業、上市公司一樣適用，無論是投資者、交易雙方會計主體，還是稅務機關將共同關注著由此形成的重要會計信息。

2.七欄賬簿格式

七欄帳的賬面結構由三部分組成，結算前業務備查資料，結算后會計賬面數據，結算余額。賬簿格式如表1所示，在此舉例說明七欄帳對比前面所說的兩種二維賬簿的優越性。企業發貨100萬，對方結算了60萬，企業已收到賬款10萬，假如使用傳統的“結算——收款”二維賬簿來記賬，那會計上所反映的應收賬款為60萬，余額60-10萬=50萬。發貨了100萬，已收的應收賬款為10萬，賬上的余額為50萬，那么還有40萬的差額是會計上反映不出來的。這也是很多企業老板不愿意看這種會計賬的原因，不能一目了然的知道準確的人欠數目。而使用發貨-收款二維賬簿，雖能反映出100萬-10萬=90萬的人欠數，但是卻忽視了一個很重要的開票結算環節，容易導致重稅漏稅的現象。而在七欄帳中，發貨，結算，待結三欄記錄的是發貨后的往來情況，這三欄很好的解決了發貨后怎么記往來的問題。已經結算的貨款才構成企業傳統的應收賬款，即借方一欄表示的是企業應收賬款的增加。而貸方一欄則表示收到貨款，應收賬款的減少。“余額”反映的是企業應收未收的貨款，合計余額則放映了企業總的人欠數。這樣，企業和客戶整個的往來一目了然，不僅準確的反映出90萬的人欠數目，避免對客戶重復開發票導致的重復納稅，還反映出未來待確認收入的數據信息，

具體的會計記錄如表1。表中蘊含的幾個平衡關系式為:

總的發貨數-總的結算數=總的待結數。

借方-貸方=余額。

總結七欄帳的功能如下:

1.七欄賬完善了會計制度的核算方法;2.體現了現行稅法收入確認的規定;3.反映了交易雙方往來賬目的完整業務;4.提高了交易雙方核對賬目的工作效率;5.保證了發出商品與貨款結算的直觀可比;6.明確了企業內部各環節的受托責任;7.預示了未來確認收入的數據信息;8.明晰了披露報表的可理解性。

需要說明一點，為了在較短的時間里將新創的七欄賬講清楚，本文作者是從應收賬款作為切入點進行討論的，其實應收賬款換一個會計主體就是應付賬款了，也就是說七欄賬照樣適用于應付賬款的會計核算，他們具有鏡像對稱性。

四 七欄賬融于ERP系統開創了會計核算新思維

在ERP系統中，發生的經濟業務靠各種電子單據來確認，業務發生時，各種電子單據無時延地傳到了財務部門，并通過一定的方式提醒會計人員發生了新的經濟業務。這些電子單據會自動保存到數據庫中。然后，會計人員對傳遞過來的電子單據進行審核并做賬。

每日企業銷售部門根據數據庫里的訂貨單發貨，登記電子發貨單，并對于符合結算條件的貨款進行結算，開具發票，并在系統中登記相應結算憑證供財務部門審核和使用。會計部門核對各電子憑證，據此生成應收款賬簿。

五七欄賬的衍生擴展

七欄帳又稱老板娘帳，是為了方便企業管理者和決策者通過會計報表能一目了然地知道企業財務賬款而開發出來的。新經濟時代會計正由核算型轉為管理型、決策支持型。對會計系統信息的輸入、處理和輸出提出更多更新的要求。

第一:要求會計系統能夠提供更多的信息。如應收賬款，若能提供每一筆應收款來自于哪一批貨物，由哪個業務員經手，形成時間以及催款的次數，提供產品交易金額的明細信息，有利于加強對應收賬款的收回，同時也可以更好地使用賬齡分析法對應收賬款進行賬齡分析。

第二:對會計系統提供更靈活的信息。由于管理和決策的復雜多變，僅靠增加信息的種類還不能滿足要求，由于信息種類的增加，如果不加分類篩選，可能增加財務人員以及管理者和決策者的負擔。所以應該對信息進行分類，不同的信息使用者能根據需要自由組合，得到對其有用的信息。

信息時代，對于信息處理的高速使會計系統為企業提供更多更靈活的信息成為可能。因此，財務人員可以通過ERP等信息系統為管理者提供更多更靈活的信息以支持管理和決策，不必拘泥于傳統的會計格式。

參考文獻:

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