淺談采辦管理中的信息機制

摘要:本文對如何保證有效且高質量的采辦管理工作做了詳述。

關鍵詞:采辦管理 信息機制

采辦的概念最早是在軍事物資的購買中提出的，而如今正日益被廣泛用于其它領域。采辦管理涉及到組織管理、風險管理、合同管理、談判管理等。如何保證有效且高質量的采辦管理工作是目前許多企業都急于想要掌握的。

1 概述

采辦是發展、獲取和使用裝備全壽命過程的活動，包括裝備的需求確定、研制試驗、生產部署、使用保障和退役處置，即其任務結束并不是設備能投入正常使用即可，它還包括了對設備的清理善后工作。采辦的最終目標是解決問題，滿足需要。

目前在我國，這一領域還存在著很多問題。我國自1998年實行軍隊裝備采購市場化以來，取得了顯著成績。但隨著市場經濟改革的不斷深入，各種新情況新問題不斷出現，如“拖、降、漲”現象頻發、裝備價格居高不下、合同管理法規滯后、人才隊伍缺乏、采辦體制不完善、采辦市場沒有形成有效的競爭、相關法律制度不健全、缺少科學有效的采辦成本控制方法等。通過查閱文獻，不難發現，其中信息的嚴重不對稱表現尤為突出，而信息的交流貫穿采辦的始終，信息交流機制的不完善勢必對企業的發展造成極大的影響。建立完善的信息交流機制是實施好采辦管理工作的前提條件，對于真正提高裝備采辦效益具有重要意義。

2 信息不對稱的類型及影響

在采辦過程中，信息不對稱這一現象是絕對存在的。不對稱信息包括道德風險、逆向選擇、隱蔽行動和隱蔽信息四種類型。道德風險以隱蔽行動和交易成本為核心展開，目的是在買賣雙方之間進行合理的風險分攤與成本分擔，以取得最優的合同形式。而逆向選擇是以隱蔽信息和交易成本為核心展開的，探討買賣雙方之間風險分攤與利益分配的問題。

從合同理論來講，裝備采辦合同是一個不完全合同，即信息不對稱是造成合同不完全問題的根源，而這勢必會造成雙方難以就風險分擔和利益分配達成一致，從而導致利益的不均衡，即有一方因信息不對稱而受益的同時另一方會成為信息不對稱的受害者。較常見的一個現象就是個別科研生產廠商會利用簽約前的信息不對稱，以極低的價格先把合同爭取到手，再“拖進度、降指標、漲價格”，使得購買方極為被動，承受著很大的風險，利益得到很大的損害。此外，信息不對稱也勢必會造成采辦交易費用的大幅增加，采辦效益的低下以及采辦成本的大量浪費。

3 采辦管理信息交流機制的建立

顯然信息在采辦的過程中顯得舉足輕重。由于在采辦的過程中信息不對稱是不可避免的，研究如何盡可能的改善這一現象極為必要。首當其沖的就是必須建立好采辦管理信息交流機制。采辦管理信息交流機制指各參與者在信息交流中相互關系、相互作用的方式和過程的總和。必須形成一個集中統一的相關體制，這種集中統一性體現在機構設置、權責劃分、管理流程等各個方面。

然而如何評判信息交流機制的好壞又成了一個難題，于是又對其建立了相關的評價指標體系，同時這一行為也明確了信息交流機制的建立需要著重注意哪些環節，其具體意義在于:通過評價改善采辦管理信息交流，更好地為決策提供信息，從而促進采辦管理水平和效益的提升。

4 評價指標體系的建立

指標的本意是指對于所要實施的任務工作所設定或者說規定必須達到的目標。評價指標既是評價的標準又是要實現的管理目標。評價指標的設計必須有一定的依據，現總結如下:

4.1 采辦管理的總目標 采辦管理的總目標是“快、好、省”，對信息交流機制的評價需要為實現總目標服務。

4.2 采辦管理信息交流的規律和特點 采辦管理信息交流既存在共同規律又存在差異，應當選擇具有可比性和可操作的方面進行評價。評價指標體系應當符合發展規律、信息交流的經濟規律和組織規律。

4.3 采辦管理信息交流機制的內涵和要素 主要考慮采辦管理中的信息、信息交流的動力、信息交流的渠道、信息交流的影響因素、參與者(利益相關者)及其相互關系等要素。

采辦管理信息交流機制是多目標評價，根據采辦管理信息交流的特點，出于評價的可行性、評價數據的可得性和可信性等因素考慮，可以從信息交流機制基礎、信息交流過程和方式、信息交流動力、信息交流監督機制等四個方面設計指標，對采辦管理信息交流機制進行評價。

需要指出的是，在信息交流機制評價指標設計中，由于部分相應數據的不可獲得，以及沒有設置用戶感受指標，存在一定程度的局限性。

5 對我國采辦信息交流機制的評價

根據相關文獻取得評價所需信息，對每項評價指標進行評分，再按指標的權重分配計算加權結果，可以對我國目前的采辦信息交流機制得出以下結論。

我國采辦管理信息交流機制不健全，信息交流不暢影響采辦管理水平和效益的提升。不可否認，我國裝備采辦取得了巨大成績，但同時也要看到存在的問題和差距。由于缺乏有效的宏觀調控和溝通協調，致使國家資源不僅得不到優化配置，而且浪費現象嚴重。在信息交流工作程序上，信息交流渠道、工作流程、信息交流系統和平臺不健全。在信息交流的動力上，強制信息交流的制度要求不完善，信息要求落實程度低，缺少利用市場動力激勵信息交流的手段。在信息交流監督上，許多重要階段和決策點采辦方的監督缺位。

6 結束語

不難發現，建立并完善采辦管理信息交流機制是一項非常復雜的工作，同時也是一項非常重要的工作，因此對于該領域的研究十分有必要。本文由于篇幅所限，對相關問題只是做了簡要概述，許多問題還需要進一步深入研究，例如采辦過程中的風險控制問題、合同管理問題等等。