會計電算化條件下內部控制制度淺析

[摘要]隨著會計電算化的快速發展，會計電算化信息系統給會計工作帶來了深刻的變革， 傳統內部審計控制體系也日益顯現其局限性，迫切需要建立更加嚴密有效的內部審計控制制度。本文就電算化會計條件下內部控制出現的新問題及如何建立健全企業相應的內控制度進行了闡述。

［關鍵詞］會計電算化內部控制制度 方法與措施

會計電算化，使會計人員從繁重的記賬、算賬工作中解放出來，從而能把大量的精力、時間用在企業的經營管理活動中，會計電算化提高了企業的經營管理效率和質量，同時對企業的內部控制也產生了深遠的影響。因此，如何在電算化條件下，加強企業的內部控制，確保國家和企業財產安全完整，確保會計信息的質量，確保國家和企業所制定的各項方針政策的貫徹實施，是當前實施會計電算化過程中一項非常迫切而又重要的任務。

一、會計電算化內部控制的概念及其產生背景

會計電算化內部控制是內部會計控制的特殊形式。它是指一個單位的各級部門在使用計算機從事會計工作條件下，為了保護經濟資源的安全完整，確保經濟信息的真實、正確、可靠，保證各項業務活動有效運行而制定的控制制度、組織方法和程序的總稱。會計電算化內部控制制度是建立現代企業內部控制制度的內在要求，同時是提高企業管理水平和經濟效益的重要途徑。我們應順應會計電算化的發展變化，建立和完善企業的內部控制制度，充分發揮會計電算化的高效性、準確性，確保企業資產的安全與完整，防止會計信息失真及舞弊違法行為的發生，為企業經營決策提供及時、完整、有效的信息，以利于企業創造更好的經濟效益。與傳統的手工賬務系統相比，電算化條件下會計信息處理方式和流程發生了明顯變化。在手工會計處理方式條件下，會計工作的組織形式是以經濟業務性質來劃分不同的職能中心或不同的工作崗位，其內部控制主要通過組織控制和賬簿來實現，形成一個有效的內部牽制網，不易出現舞弊行為。在電算化條件下，會計信息系統是按計算機數據處理系統組織起來的，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，手工業務的匯總、加工，會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成，這種數據處理的集中性使得傳統組織控制功能減弱。由于電算化會計存在無紙化等問題，不區分總賬、明細賬、日記賬，賬簿之間的相互控制不復存在，使賬證核對、賬賬核對失去作用。實行會計電算化后，原來人與人之間的聯系和相互牽制，部分地被人與計算機的關系所替代，其系統內部控制風險比較隱蔽，難以及時發現，如不對內部控制引起足夠重視，潛在危害性較大，因此，必須充分認識到電算化系統可能存在的內部控制風險。

二、會計電算化下內部控制存在的問題及必要性

會計電算化使傳統的會計系統組織結構，會計核算形式及內部控制制度等發生了深刻的變化，其中對企業內部控制制度的影響最為突出，在目前的會計工作實踐中，電算化會計內部控制主要存在以下幾個方面的問題：

1.內部控制方式及范圍均發生了變化，內部控制難度加大。雖然原有手工處理環境下的一些內部控制措施被取消，但針對信息系統的特點又增加了一些新的內部控制措施。由于內部控制技術(如密碼控制技術、防火墻技術等)不斷發展，如何了解，測試、評價信息系統的內部控制情況便成了難題。網絡應用和企業全面信息化的實現改變了電算化初期那種單一的、獨立的業務處理模式，企業按照高效原則進行業務重組、業務處理流程重構。業務數據、財務數據、業務處理、財務處理集成在一起，使管理控制和財務控制相互融合，無形中擴大了內控范圍，提高了內部控制的難度和對專業知識的要求。系統集成化使很多企業改變了管理模式。由于信息系統可以在不留任何痕跡的情況下用后面的處理結果直接覆蓋前面的處理結果，這就為內部控制評價數據完整性和可靠性增加了難度。電算化還使業務數據之間、財務數據之間，業務數據與財務數據之間的直接對應關系變得更加復雜，使從報表、賬簿結果追查到原始業務變得非常困難。

2.數據保密性、安全性差。通常情況下，企業財務數據是嚴格保密的，手工會計系統中數據的處理和儲存都分散于各個不同的部門和人員，而會計電算化的突出特點是會計數據處理的自動化、集中化，手工會計系統中嚴格的憑證制度在電算化會計系統中逐漸減少或消失，憑證的控制功能弱化，由此給數據安全帶來一定的威脅。在手工方式下，會計資料以賬本、憑證、報表等形式存儲于紙張上，增加、刪除、修改了的會計憑證或賬冊都可以從會計人員的筆跡和印章上分清責任，而會計電算化將各種信息存儲于磁(光)介質上，有形記錄比傳統會計大為減少，其直觀性較差，并且修改、拷貝均不會留下痕跡，極易被非法篡改，導致會計資料失真，加大了控制舞弊、犯罪的難度。非相關會計人員可利用計算機技術和網絡技術輕易瀏覽和獲取各種數據文件，造成會計機密泄漏。會計數據文件集中在磁(光)介質上，增加了數據的脆弱性。一旦發生火災，被盜，感染病毒等，容易造成數據丟失，因此，系統安全問題不容忽視。

3. 實行電算化內部控制的必要性。會計電算化涉及會計和計算機兩種專業知識，這對會計人員提出了較高要求，而會計人員大多只具備會計專業知識，實際操作能力難以適應電算化條件下對內部控制的要求，給實施內控制度帶來一定困難。同時，由于電算化環境下存在電腦操作無形化和存儲介質無紙化的缺陷，電算化環境下內部稽核機制削弱，電算化環境下會計工作質量有賴于計算機軟、硬件系統自身的可靠性及會計人員本身的操作水平，管理型會計軟件的發展對內控制度提出了新的要求，網絡財務是電算化環境下的新型管理模式，其安全性和保密性有賴于建立、健全有效的內部控制制度。

三、加強電算化會計系統內部控制的方法與措施

由于電算化會計的實施，其結果的正確性在很大程度上依賴內部控制，電算化會計信息系統的內部控制建設技術性強，復雜程度高，因此，要圍繞內部會計控制目標，結合會計電算化的自身特點，加強和完善電算化會計信息系統的內部控制。

1. 嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證

從電算化會計信息系統內部控制制度的方式看，內控制度具體包括：（1）組織控制，即在電算化會計系統中劃分不同的職能部門；（2）授權控制，就是規定電算化會計系統有關人員業務處理的權限；（3）職責分工控制，是規定同一人不能處理“職責不相容”的業務；（4）業務處理標準化控制，就是規定有關業務處理標準化規程及制度；（5）軟件的安全保密控制，就是規定軟件維護、保管、使用的規程及制度；（6）數據文件的安全保密控制，即規定數據維護、保管、使用的規程及制度；（7）運行控制，即應用控制，包括輸入、處理和輸出控制3個方面；（8）會計檔案管理制度，主要是建立和執行會計檔案立卷、歸檔、保管、調閱、銷毀等管理制度。

2. 按電算化會計信息系統控制可以分為一般控制系統和應用控制系統兩個部分

（1）一般控制系統為應用程序的正常運行提供外圍保障，分為組織控制和系統開發控制兩部分，包括組織和操作控制、硬件和系統軟件控制、安全控制、系統開發和系統文書控制等內容。

（2）應用控制系統是針對具體的應用系統的程序而設置的各種控制措施，包括輸入控制、處理控制和輸出控制3個方面。

3.電算化會計信息系統實施內部控制的方法與措施

（1）電算化會計信息系統的一般控制（普通控制）由于會計電算化知識與功能相對集中，必須制定相應的組織和管理制度，部門之間實施組織控制，部門內部實施崗位分工控制，明確部門內部各崗位相關人員的職責權限和維護人員的職權是不相容的，必須分工明確，不得兼任，同時，各崗位人員要保持相對穩定。

專職系統操作員只能使用經編譯并加密的程序，不能再接觸系統設計文件、程序流程圖及源程序清單，不能兼任會計及審核工作；系統軟硬件維護人員不能擔任系統操作和會計工作，但可以兼任系統開發工作；會計軟件維護必須經過批準并在監督下執行。

（2）運行控制是針對某個具體應用子系統的控制，依子系統或應用項目和具體數據處理方式的不同而不同。在批量數據輸入時，其主要控制方法包括審核輸入前后的數據、編號順序檢驗、邏輯關系檢查、數據界限檢查、關鍵字核對以及錯誤更正等。在聯機實時處理系統中，輸入控制除了采取上述方法外，還包括設立參照文件和后批量控制等。軟件控制是審查軟件對數據的計算等處理是否正確，是應用控制的關鍵。主要的控制方法有程序審核、數據有效性測試、數據完整性測試、短點技術控制和設置處理上機日志等。

電算化會計信息系統的系統開發過程控制系統開發控制是為了防止系統在開發過程中可能出現錯誤和偏差以保證系統的內部控制和審查線索，使系統設計合理、正確。系統開發控制分為系統開發階段的控制和系統設計階段的控制。系統開發控制是針對進行會計軟件開發的單位實施的控制，在系統準備、分析、設計、實施以及系統正式投入運行后，對系統進行有效維護等所應制定的控制制度和措施。

四、結語

會計電算化系統的產生和發展極大地提高了會計的工作效率，但由于社會經濟環境在不斷變化，內部會計制度也在動態地發展，其中的新問題、新挑戰將不斷出現， 建立和完善我國電算化會計內部控制制度對提高企業管理水平、防止錯誤和舞弊、保護投資者的合法權益并保證資本市場有效運行具有重要的意義。

參考文獻:

[1] 劉 偉：會計電算化信息系統的內部控制[J]，遼寧經濟， 2007，（05）

[2] 陳湘濱：淺談會計電算化條件下的內部控制制度，湖南經濟管理干部學院學報， 2006，(04)