高校學生檔案管理的問題及發展方向

摘要:本文論述了高校學生檔案的內容及重要性，指出了目前高校學生檔案管理工作中存在的各種問題，提出了解決問題的方案及檔案管理未來發展方向。

關鍵詞:高校 學生檔案

高校學生檔案是大學生在校期間生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，反映了學生在校期間的綜合情況。隨著高校不斷擴招，教育體制改革不斷深入，學生入伍、出國留學、考公務員及就業渠道的多樣化，檔案的作用日益凸現，同時也反映了學校本身的管理水平。目前，我國大學教育正從精英化走向大眾化，在市場經濟逐步發展的今天，加強大學生檔案管理，充分開發檔案的價值，對促進大學生就業，促進社會發展，有著重要而深遠的意義。

一、高校學生檔案的主要內容

高校學生檔案分為終身檔案和臨時檔案。終身檔案是指新生進校時由招辦提供的以及學生畢業時由學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案。臨時檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現情況記載。臨時檔案的部分內容在學生畢業時將裝入學生終身檔案。學生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案，學生臨時檔案一般包括以下一些內容:新生基本情況登記表，軍訓考核表，大學生各科成績總表，綜合測評表，評優評獎情況登記表，學生在校期間的政治思想表現及入團、入黨材料，學生受處分或撤銷處分的決定以及有關認識、檢查等相關材料，畢業生登記表等。學生畢業時臨時檔案的有關內容要裝入終身檔案。

二、高校學生檔案管理中存在的問題

1 內容過于單調，不能反應當今社會大背景下大學生的全貌

2002年3月，共青團中央聯合教育部、全國學聯啟動實施了大學生素質拓展計劃。此項計劃在于進一步開發大學生人力資源，在思想政治與道德素養、社會實踐與志愿服務、社團活動與社會工作、技能培訓等六個方面指導大學生不斷完善自我，自立成才。但歸檔內容仍然是招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、獎懲文件、入黨入團資料、畢業生情況登記表、報到證存根、體檢表等。這幾項內容往往只體現了部分的“德、智、體”，不能作為全面評估大學生的一手資料。而隨著社會的發展與進步，用人單位更看重的是學生的個人素質、組織能力、團隊協作能力及誠信等方面的信息，這些內容已遠遠不能滿足用人單位的需要。

2 學生重視程度不高

由于人事制度的改革及就業的多元化，催生了“棄檔族”。因為有的學生認為檔案已不是眾多企業考察個人能力素質的惟一因素;加上轉檔手續的復雜與繁瑣及自主創業不需要檔案。有的學生認為，只要不進國家機關，要不要檔案無所謂。等到要考公務員、出國才回來找檔案，但往往不知其在何處。

3 整理時間過晚，耽誤了就業的時機;以及整理時間過于集中，工作量繁重

新生檔案一般是在開學的第一個學期由各院系收齊，然后統一送交學校相關部門。而畢業生檔案一般在畢業的最后一個學期返還給各院系，裝齊后再由學校相關部門轉遞到接收單位。大多數學校的檔案管理還是原始的手工模式，沒有利用計算機軟件，進行信息化處理，更沒有進行電子備案。隨著擴招，畢業生流動數量、流動速度不斷加快。在就業渠道多元化之中，檔案投遞單位越來越復雜。由于沒有專業的檔案數據庫，導致學生檔案的查詢、轉遞效率十分低下。更為嚴重的是，經常發生學生檔案丟失之類嚴重的事故。

4 檔案管理不完善，保密存在較大問題，可信度有待提高

畢業生的檔案記載了畢業生很多的個人隱私信息，比如姓名、身份證號碼、在校學習成績、照片等。由于檔案整理時間集中，各院系在收集整理檔案材料時都會安排部分學生協助。然而學生保密意識較差，容易泄漏檔案內容、修改信息甚至抽掉處分材料。而目前就業形勢相當嚴峻，檔案缺乏可信度，嚴重干擾了大學生就業的公平性。

三、應對措施及發展方向

1 加強法規建設，確保大學生檔案管理有章可循

改革開放以來，黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規用來規范檔案管理工作，唯獨缺少的是針對大學生檔案管理的專門法規。這一法律空白，使得大學生檔案管理“八仙過海，各顯神通”。為此，筆者建議相關部門在《檔案法》的指導下，從大學生檔案工作的實際情況出發，盡快出臺諸如《高校學生檔案管理工作細則》類法規，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2 建立健全大學生心理檔案、職業技能檔案及各種獲獎證書等

自2000年以來，我國大學生自殺人數逐年上升，心理問題日趨嚴重。據相關資料，心理障礙、生理疾患、情感受挫、經濟壓力等是自殺的主要誘因。中國正處在一個社會轉型期，當代大學生的心理承受著巨大的沖擊，將學生的心理測試成績歸入檔案之中，將有助于用人單位及社會對大學生的全面了解;在當今市場經濟飛速發展，大學生英語四六級證書、計算機等級證書、心理咨詢師資格證書無疑從另一個側面反映出大學生的綜合素質;而“挑戰杯”、“全國大學生英語競賽”等各種賽事在鍛煉大學生能力的同時，也為用人單位及社會提供了評判大學生的另一個途徑。

3 加強檔案工作的宣傳，加強對大學生的檔案教育

學校可通過校內的網站及報紙、海報等向學生們宣傳檔案的重要性，讓學生們意識到自己在校期間的方方面面都記錄在案，并伴隨自己一生;人事檔案更是一個人的身份證明，是人權的一部分。當前，我國的人事檔案與戶籍制度、福利制度相關聯，與個人的社會生活息息相關，一旦丟失人事檔案，整個生活都會受到嚴重的影響。

4 提高檔案管理人員的素質，促進人才的流動，創設激勵制度

各單位應定期組織相關培訓，為工作人員提供上升的機會;檔案整理時間集中、人手不夠時，可從其他部門調動相關人員，參與檔案整理工作;只有正確評價員工的工作業績、工作能力、工作成果及各方面表現，以此為依據進行獎懲，才能調動其積極性并激發其創造性。

5 對檔案進行統一管理，建立起專業的管理隊伍

各高校要貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》，重視學生檔案管理工作。當下很多高校的檔案比較分散，往往由各院系自己保存，等到畢業時再交由學校統一寄出。這就造成了檔案保密性不高，讓不良分子有可趁之機。因此應做到專人專責，檔案之事專人經手，以便提高檔案的安全性與保密性。

總之，高校學生檔案管理是高校檔案管理工作中的重要組成部分。在大學生就業市場不斷深化、就業壓力不斷增加的情況下，建立健全檔案管理制度是促進大學生就業的重要手段之一。做好檔案工作，也有利于促進高校自身的建設，提高社會聲譽。為了提高高校檔案管理水平，各級工作人員應千方百計豐富檔案材料，提高學生檔案意識，提升檔案管理人員素質以及建立檔案專人負責制。

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