淺議專業檔案館的性質\\特點及其創新發展

摘要:專業檔案館是指國家專門管理某一方面或某一特殊專業和技術活動中形成的檔案而設置的檔案館。本文對我國專業檔案館的性質、特點及發展狀況做了分析和總結。并對我國專業檔案館的建設與發展方向提出可供參考的觀點。正確地認識和了解專業檔案館的性質、特點與規律，探討專業檔案館的發展方向，有助于加強專業檔案館自身建設，實現資源共享，為本行業、部門、領域及整個社會發展提供優質高效的服務。

關鍵詞:專業檔案館 性質 特點 創新

一、專業檔案館的性質

在我國，檔案館主要分為綜合性的各級國家檔案館、專業檔案館、企事業檔案館等三大類。“專業檔案館是指國家專門管理某一方面或某一特殊專業和技術活動中形成的檔案而設置的檔案館。”專業檔案館又可劃分為專門檔案館和部門檔案館兩種類型。專門檔案館是國家為保存某些性質特殊或專業性特別強的檔案而設置的職能機構，既有中央一級的，也有地方一級的，它們分別收藏某一方面、某一專業、某種載體形式的檔案和資料，如中國電影資料館、中國照片檔案館等。部門檔案館是指在某一專業領域、系統內為保管某類專門檔案并為本領域、系統服務而設置的檔案館，它是國家相關機關、部門根據實際工作需要設置的收集并保存本部門及其所屬機構形成的全部檔案的業務組織，是專業檔案館中情況最為復雜的一種，這類機關、部門在履行職責中所產生和形成的檔案，往往事關國家的安全及社會的整體利益，如外交部檔案館、公安部檔案館、工商檔案館、稅務檔案館等。

二、專業檔案館的特點

(一)專業性

專業檔案館館藏檔案產生于一定的專門或專業活動領域，如軍事、外交、司法以及公安、工商、稅務、交通、郵電、水利、地質、測繪、氣象、環境保護、城市基本建設等，是某一方面或特殊專業、技術活動中形成的專業檔案，其內容專業性較強。目前我國各地已經建立的地質檔案館、房地產檔案館、公安檔案館、工商檔案館、稅務檔案館等，其所保存的檔案都充分地反映了本行業系統、領域的專業特點。例如，公安檔案館所保存的檔案就是各地公安機關在貫徹執行黨和政府有關公安工作的方針和政策、行使公安各項管理和公安科研工作中形成的不僅有別于其他機關的文書和科技檔案，而且還有在依法對犯罪分子和犯罪嫌疑對象實施偵察、調查、拘留、逮捕、審訊過程中和治安行政處罰工作中形成的多種其他機關所沒有的公安專業業務檔案。

(二)實用性

專業檔案館所藏的專業檔案現實效用性強，利用頻繁。例如，稅務檔案館所收集保存的稅務檔案包括納稅人、扣繳義務人在履行納稅義務過程中向稅務機關提供的各種資料，以及稅務機關實施各項具體征管評查行為所形成的記錄材料。這些專業檔案是稅務機關對納稅人實施稅收征收管理過程中形成的納稅資料，它是納稅人從經營初始到經營結束向國家依法納稅過程的反映，也是稅務機關對納稅義務人依法實施稅收征收管理情況的反映。由于稅務檔案是征納雙方在實施征納行為時的真實記錄和反映，具有極高的實用性，如隨著房地產市場的逐步活躍，契稅類稅務檔案借閱量也迅速增加。自2005年至2008年，北京市地方稅務局稅務檔案系統共接待借閱4903批次，借閱31590卷，為征管、稽查和公檢法司調查取證工作提供了重要的憑證和依據。

(三)服務有限性

與綜合檔案館相比，一般而言，專業檔案館所收集的檔案多為本系統、部門內部使用，對本系統、部門外單位或人員的提供利用服務有極強的限制性。例如，工商檔案館所存工商登記檔案是工商行政管理機關對從事經營活動的企業或個人等進行有關企業登記管理活動中所形成的文件材料，除對本系統日常工商行政管理工作提供利用外，也可對系統、部門外人員、單位提供利用，但需經過特殊手續才可查閱。如公安機關、檢察機關、審判機關、國家安全機關、紀檢監察機關、審計機關及其他黨政軍機關需持介紹信(公函)及查詢人員工作證件才可查閱與調查、處理事項有關的企業登記檔案資料;其他企事業單位、個人因訴訟、仲裁等需要查閱企業登記檔案的，持單位介紹信、本人身份證(工作證)和法院或仲裁機構的相關證明，可查閱與之相關的企業登記檔案資料。專業檔案的內容往往事關國家的安全及社會的整體利益，涉及黨和國家的機密以及部門利益，所以專業檔案館所提供利用的服務范圍、對象具有極高的有限性。

(四)管理行政性

專業檔案館一般為本系統、部門內設單位，在自身職能上是某些專業主管機關的重要部門，在業務性質上具備檔案館的一切基本屬性，是集中保存各類重要的專業檔案的基地和提供利用的中心。部分專業檔案館還有負責對本領域、系統基層單位檔案工作進行指導、監督與檢查的職責。所以專業檔案館在日常工作管理中帶有行政性質。

三、專業檔案館的發展現狀

自1952年集中管理全國地質檔案資料的地質資料館成立以來，我國先后建立了中國電影資料館、測繪資料館、機械工業部檔案館、鐵道部檔案館、外交部檔案館、測繪檔案館、氣象檔案館、交通部檔案館、郵電部檔案館、中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館等一系列專業檔案館，分別集中管理本系統或部門的專業檔案。部分專業檔案館在當前經濟和社會發展中發揮了極大的現實效用。目前，大部分專業檔案館管理已實現規范化，信息化程度也相當高。

(一)數量大、種類多

根據國家統計局《2009年中國統計年鑒》數據，截至2008年底，全國共有各級各類檔案館4033個，其中國家綜合檔案館3170個，國家專門檔案館240個，部門檔案館154個，企業檔案館241個，文化事業單位檔案館141個，科技事業單位檔案館87個(如圖表所示)。目前，我國專業檔案館涉及中央和地方、各行各業，中央的有軍事、外交等部門以及公安、國家安全等護法機關，地方的有公安、工商、稅務、城建、地質、石油、科技、測繪、地名、文化、藝術等各門類專業檔案館。從統計數據看，國家專門檔案館近年來穩中有降，部門檔案館逐年增加，但總體上專業檔案館的數量呈不斷上升趨勢。

(二)專業檔案館管理逐步走向規范化，信息管理現代化

隨著各類專業生產活動在全國各地生機勃勃地發展，專業檔案館各項管理工作也在逐步地走向規范化、信息化。自1994年以來，國家和地方各級檔案行政管理部門把專業檔案館工作的發展列入本地區檔案事業發展規劃中，納入業務監督指導范圍，引導各級專業檔案館的工作規范化發展。在社會各界及檔案人員的共同努力下，目前，大部分的專業檔案館管理已實現規范化。同時，各專業檔案館在信息技術高速發展的情況下，投入大量資金，對各專業檔案信息資源進行數字化加工、存貯、管理和傳輸，實現本部門檔案信息網絡化，如氣象、工商、房地產、測繪、公安、稅務等專業檔案館均不同程度地實現了信息管理現代化。

(三)高度“自治”，館際間缺乏溝通

經過幾十年的建設與發展，我國大部分專業檔案館已實現規范化、信息化管理，部分專業檔案館完成了檔案信息的數字化，這無疑是檔案管理事業的一大進步。但部門、系統內設的專業檔案館，除檔案管理業務受同級檔案行政管理部門指導外，所有相關工作如人事安排、資金劃撥等均由本部門、系統安排和控制，極易出現專業檔案館的高度“自治”現象。由于各部門、系統各自為政，專業檔案館與外界以及同級的綜合檔案館幾乎很少有業務上的溝通與交流，更勿論檔案信息資源的共享了，所以這種“自治”現象容易出現部分部門、系統把持、壟斷部分資源，限制社會利用的現象，從而淪為部門利益的資源爭奪戰，造成檔案信息資源長期分散管理，信息間有機聯系被人為割裂，不利于整個社會提高效率和資源整合。

(四)利用“門檻”高

專業檔案館服務有限性的特點也造成了部分專業檔案館利用“門檻”提高的現象。專業檔案館主要是為本系統、部門提供利用服務，對外系統、單位和個人也提供利用服務，但有極強的限制性，提供利用的條件較為苛刻。在綜合檔案館，公民個人調閱檔案只需提供個人的身份證明即可，而在專業檔案館，外單位和公民需經規定的特殊手續與程序才可提供利用。

四、專業檔案館的創新發展

(一)轉變觀念，樹立服務意識

專業檔案是國家檔案的重要組成部分，但一說是“國家檔案”，且不論社會普通公民，就是部分檔案工作人員的“保密”意識就緊隨而來，根本不考慮國家檔案的性質、類別以及能在社會發展中發揮的作用。這種傳統觀念使得部分專業檔案館完全以管理者自居，在制訂檔案利用規則時也是從管理者角度出發，表現出強烈的管理意識。而目前我國政府正從原先全能型政府逐步轉變為服務型政府，專業檔案館也要順應時代潮流，更新思想觀念，樹立服務意識，在日常的檔案工作過程中，在不違反國家保密規定的前提下，為本部門、領域服務的同時，充分考慮社會對檔案信息的需求，盡可能多地提供可供利用的檔案信息，以全心服務于利用者的心態去制訂檔案提供利用制度，從根本上掃除檔案價值實現的障礙。

(二)提高專業化程度，形成具有本行業特色的檔案管理方法

專業檔案館館藏檔案專業性的特點，決定了專業檔案館特定的工作對象、工作內容以及工作方法，從而也決定了專業檔案館的活動是一項專業化程度很強的工作。這就要求專業檔案館工作人員必須熟悉和掌握本系統、領域的工作規律、方法以及專業知識，并根據本系統、領域的工作特點和要求進行管理，在檔案管理理論的指導下，形成具有本行業、領域特色的檔案管理方法。

(三)積極開展數字化工作，為本行業發展提供優質高效的服務

檔案信息數字化是檔案管理事業的趨勢。現代信息技術的迅猛發展和社會的信息化建設，為專業檔案館信息化建設帶來了前所未有的契機。專業檔案館必須跟上時代的步伐，以豐富的數字化信息資源為保障，積極開展數字化工作，大力宣傳現代化的管理理念，全面推廣數字化和網絡化技術，建立完善的信息通道，更好地為行業發展提供優質高效的服務。

(四)加強館際間溝通，逐步實現資源共享

高度“自治”的管理模式短期內對本部門、行業和領域的發展具有一定的保護作用，但長期而言，會造成檔案信息資源長期分散管理，信息間有機聯系被人為割裂，不利于整個社會提高效率和資源整合。各部門、行業和領域的專業檔案館，特別是同一地域、同級專業檔案館應打破高度“自治”壁壘，在檔案行政管理部門指導下，充分利用信息技術手段，開展多種形式的館際間交往溝通，互通有無，逐步實現深層次的資源共享。

(五)協調基層關系，保障入館檔案質量

作為本系統、部門內設單位的專業檔案館，在對本領域、系統基層單位檔案工作進行指導、監督與檢查的同時，需注意協調好與這些基層單位的關系。在日常工作中，檔案人員要經常深入基層，加強對基層的業務指導，及時反饋信息;定期或不定期召開基層間的檔案工作座談會議，便于基層與基層間的相互聯系，相互溝通;在進行檢查時，認真細致，真實反映基層單位檔案管理工作狀況，以便于提高基層工作水平。由此可大大提高檔案歸檔的歸檔率、完整率和準確率，保障入館檔案的質量，形成以檔案館為管理中心，基層檔案部門為群體的二級管理網絡體系，為專業檔案的規范化、現代化管理提供組織保證。