商業性文件中心產生的理論依據和實踐原因

摘要:美國20世紀40年代末起源的商業性文件中心至今已成為文件信息領域提供社會化服務的專業機構。本文提出商業性文件中心是基于文件生命周期理論的完美實踐，其產生和發展突出體現了文件生命周期理論全過程管理的思想。商業性文件中心產生的實踐原因包括滿足多元化的市場需求、體現社會分工的細化、追求文件管理效益、實現文件管理和信息服務的技術優勢等。

關鍵詞:商業性 文件中心 理論 實踐

筆者近年系統研究商業性文件中心后發現，這種機構在美國20世紀40年代末起源，至今已成為文件信息領域提供社會化服務的專業機構，并發展形成了一種成熟行業——文件管理與信息服務業。國內檔案界對文件中心的產生原因和理論依據已經比較了解，究竟商業性文件中心與文件中心有何關系，商業性文件中心的產生有無理論依據和實踐原因，國內同行探討并不是很多。為此，筆者基于課題研究的需要，對商業性文件中心產生的理論依據和實踐原因進行深入思考，提出一孔之見，供同行參考。

一、商業性文件中心產生的理論依據

研究商業性文件中心產生的理論依據之前，筆者認為應當明確商業性文件中心與文件中心的關系。據材料查證，商業性文件中心是文件中心的一種形式，是效仿政府文件中心的產物。20世紀40年代，二戰之后，美國聯邦政府機構及其職能活動大量增加，致使政府文件出現了史無前例的爆炸式增長。文件的大量產生直接促成了文件中心的出現。1941年，美國海軍部首先設置了造價低廉的臨時庫房，用來集中保存平時已不常使用、卻也不宜立即銷毀或移交檔案館的大量半現行文件，這種臨時庫房成為文件中心的起源。文件中心費用低廉，取得了良好的管理成效，很快在其他政府機構推廣。政府文件中心的成功及推廣，帶動美國商業界開始認識到建立商業性文件中心的必要性。1948年商業檔案中心(BusinessArchivesCenter)建立，成為美國的第一個商業性文件中心。可以說，是政府文件中心的建立引領了商業性文件中心起步。更能證明商業性文件中心與政府文件中心密切關系的事實是，創辦第一個政府文件中心和商業性文件中心的人都是美國國家檔案館工作人員艾默特(EmmettLeahy)。他被派往海軍部擔任文件協作主管，幫助設計了文件中心方案并受到海軍部嘉獎。從國家檔案館離職后，他把建立海軍部文件中心的成功經驗引入商業領域，投資建立了第一個商業性文件中心。由此可見，商業性文件中心的確源自對政府文件中心的效仿。

國際檔案界對商業性文件中心的定義也能證明商業性文件中心與文件中心的密切關系。筆者認為較為權威的定義當屬國際文件管理者和指導者協會(ARMA International)的術語手冊(Glossary of Records and Information ManagementTerms，April2007)給出的解釋——“是保存其他組織的文件并以營利為目的提供有償服務的文件中心(Arecordscenterthatstorestherecordsofotherorganizations and provides services on a for-profit，feebails)”。這一定義說明。商業性文件中心是文件中心的一種類型。

文件中心的理論依據是文件生命周期理論(TheoryofRecords’LifeCycle)。美國建立的海軍部文件中心取得了巨大效益，后來推廣到其他政府機構，并在美國普及，繼而成為其他國家爭相效仿的榜樣。這種現象引起了西方檔案界的普遍關注，引發了對其理論依據的思考。為了挖掘文件中心的理論根源，西方檔案學者提出了文件生命周期理論，這一理論經過數十年不斷發展和完善，被公認為文件中心的理論基礎。

文件中心是基于文件生命周期理論的最佳實踐。文件生命周期理論的基本內容包括三點:第一，文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程;第二，文件的完整運動過程由于文件價值形態的變化可劃分為若干階段;第三，文件在每一階段因其特定的價值形態而與服務對象、保存場所、管理形式之間存在一種內在的關系。文件生命理論將文件視為廣義概念，包括現行文件、半現行文件和非現行文件。文件從形成到銷毀或永久保存呈現出明顯的階段性特征，以此可將文件運動階段劃分為現行、半現行和非現行三個階段，現行階段的文件因機關需要頻繁利用，一般保存在機關內部，服務對象以本機關為主。非現行階段文件對機關的作用基本喪失，其中大多數因為沒有歷史價值而被銷毀，少數具有永久保存價值的文件則需永久保存，保存場所轉移至檔案館，服務對象由機關擴展到社會各界。而對于半現行階段的文件，現行作用已經開始衰退，利用率也逐漸降低，服務對象仍以機關為主，但文件的歷史價值尚未得到檢驗，不宜過早銷毀或移交到檔案館，因此這一階段需要有一個過渡性保管機構集中保管這些文件，一方面繼續發揮半現行文件為機關服務的價值，另一方面檢驗文件是否具有長遠歷史價值，為向檔案館移交做好準備。文件中心正是保管這些半現行文件的最佳場所，既能滿足機關自身的利用需求，又能檢驗文件是否具有歷史價值，并且其經濟實用的獨特優勢能夠充分滿足機關低成本、高效率的要求。

商業性文件中心同樣是基于文件生命周期理論的完美實踐。商業性文件中心是文件中心的一種類型，具有文件中心的基本職能和作用，主要為半現行文件提供保管服務，借助高科技手段為有需要的企業、機構、組織和個人提供集成化、專業性和社會化的文件管理和信息服務，發揮過渡性保管機構的作用。與政府文件中心不同的是，商業性文件中心是一種私人創辦的獨立核算、自負盈虧的營利性、服務型企業，更加追求高效率和高效益。這種對高效益的追求使商業性文件中心更充分地符合文件生命周期理論的要求。文件生命周期理論指出，各階段的文件由于價值形態的變化導致了服務對象、保管場所和管理方式等方面的差異，要求必須尊重各階段文件的區別，針對其價值形態的變化，對文件整體運動過程實施階段性管理，為各階段文件找到最適宜的保管場所和管理方法。商業性文件中心正是對文件實施的階段性管理，它依托先進的科技對半現行文件提供集成化、專業化的管理，使文件在商業性文件中心內部得到安全、高效的管理，成本更低，效率更高，更加經濟實用，因此可以說，商業性文件中心是企業半現行文件最佳的保管場所，符合文件生命周期理論對階段式管理的要求。換言之，文件生命周期理論正是商業性文件中心產生和發展的理論基礎和科學依據。

商業性文件中心的產生和發展不僅符合文件生命周期理論階段式有效管理的要求，而且更突出地體現了文件生命周期理論全過程管理的思想。由于商業性文件中心的服務對象主要是企業，企業出于效益的考慮要求商業性文件中心對其文件進行全過程管理并提供全方位服務。從文件的生成、管理和維護到最終處置，整個過程均由商業性文件中心進行高效管理。商業性文件中心的服務內容具有明確的專業性特點，從文件運送、日常管理、安全保存、鑒定銷毀等傳統服務到后來增加的文檔數據恢復、文檔管理軟件設計、文檔管理系統開發、信息利用、知識管理、域名托管等新型服務項目，不難發現商業性文件中心已經形成文件管理與信息服務這種專門行業。因此，商業性文件中心盡管名為“文件中心”，但實際上其服務范圍已經涵蓋了文件、信息的整個生命周期。總之，文件生命周期理論的全過程管理思想為商業性文件中心的產生和發展提供了理論依據。

二、商業性文件中心產生的實踐原因

筆者曾對美國商業性文件中心的發展歷程和演變特點做過論述，發現商業性文件中心建立的根本目的是追求企業文件管理和信息服務的經濟高效。經過系統研究，筆者將商業性文件中心產生的實踐原因簡要歸結為四點。

(一)滿足多元化的市場需求

文件管理是政府機關、企事業單位普遍開展的一項活動。20世紀40年代美國基于聯邦政府文件管理的需求，建立了聯邦文件中心，以實現政府文件管理的經濟高效。然而，聯邦文件中心的服務對象只是聯邦機構，并不包括企業和其他機構。企業與政府機構同樣具有文件管理的需求，在二戰結束后，美國經濟開始復蘇并進入持續發展期，企業數量迅速增加，企業形成的文件數量也隨之大幅增長，相應產生了強烈的文件管理需求。換言之，二戰后的美國對文件管理存在多元化的市場需求，除政府機構外，企業的需求最為迫切。

美國作為一個資本主義國家，私有制是其社會制度的基本形式，企業從所有權和性質而言也大多屬于私有企業。這些私有企業由于追求利益最大化的本質特點，在經濟發展過程中非常重視其文件管理，希望實現文件管理的安全、經濟和高效，降低企業管理和運營的成本，降低企業的風險。聯邦文件中心只服務于聯邦機構系統，無法直接滿足企業，特別是私有企業的文件管理需求，這就給市場留出了企業文件管理和信息服務的服務空間。艾默特正是看到了這一商機才創建了商業性文件中心。應運而生的商業性文件中心效仿了聯邦文件中心的優點，為企業和有需要的機構提供文件管理和信息服務。可以說，商業性文件中心正是滿足文件管理多元化的市場需求而產生的，符合市場運行規律。

(二)體現社會分工的細化

商業性文件中心的產生體現了社會分工的細化。20世紀50年代起，由于經濟的快速發展和管理活動的日益復雜，社會分工日趨細化，社會生產和服務部門越來越專業化和專門化，產品和服務類型也呈現出專門化的特征，這是社會勞動生產率不斷提高的必然結果。文件管理作為政府機關和企事業單位普遍開展的一項活動，在社會分工細化形勢的推動下也逐漸變得更加專業化和專門化。此時就需要有一種專門機構來獨立承擔這種專業化和專門化的管理和服務。商業性文件中心的產生恰恰體現了社會分工的細化，政府部門之外的企業和其他機構，它們的文件管理職能轉移到商業性文件中心，由商業性文件中心獨立承擔。換言之，商業性文件中心成為一種獨立承擔企業(機構)文件管理和信息服務職能的專業化和專門化機構。

(三)追求文件管理效益

商業性文件中心是效仿聯邦文件中心的產物。聯邦文件中心由于其經濟實用、保管安全、管理高效等諸多優點實現了政府文件管理的經濟高效，這種優勢也為商業性文件中心提供了基本的目標——追求文件管理效益。

商業性文件中心滿足了企業重視文件管理效益的需求。二戰之后，美國企業在數量增長的同時也面臨著日益激烈的競爭。企業本身作為營利性機構，追求利益最大化就是其首要目標。面對激烈的市場競爭，企業就更加重視管理效益。文件管理作為企業的一項重要職能，其質量高低必然影響企業的成功和發展。假如文件管理不善或是文件管理效益低下，都會提高企業的管理成本，降低企業的效益。因此，企業必須也必然重視文件管理，致力追求文件管理的安全、經濟和高效。注重效益的商業性文件中心自然會受到企業的青睞。

筆者在研究中發現，商業性文件中心在20世紀40～60年代起步，從70年代進入擴張階段。對照美國的經濟發展情況，筆者發現無論是在經濟增長階段，還是經濟衰退階段，企業對文件管理效益的追求和重視始終不變。據統計，戰后25年中，美國經濟平均每年以3.5%的速度增長，國民生產總值由1946年的2000億美元增至1970年的近10000億美元。而進人70年代，美國經濟形勢開始惡化，出現嚴重的通貨膨脹，1973～1975年、1979～1980年兩次發生嚴重的經濟危機。有統計顯示，美國整個工業下降15.3%，制造業生產下降17.3%，到1979年，美國工業生產停止增長。在這種情況下，美國企業尤其是中小企業的發展異常艱難，時刻面臨破產或被兼并的危險。為了能在夾縫中生存下去，企業需要比以前更加關注效益問題。文件的急劇增加使企業尤為重視文件管理效益，自行管理文件可能會增加企業的成本。因此，出于成本和效益的考慮，企業希望商業性文件中心為其提供價廉質優的文件管理和信息服務。這樣一來，商業性文件中心的產生和發展也就順理成章了。

此外，商業性文件中心也是追求文件管理規模效益的產物。因為它對文件實行集約化、專業化管理，為客戶提供規模化、專門化服務，避免每個企業單獨設立文檔管理機構。從整個行業乃至社會而言，商業性文件中心可以降低文件管理的成本，實現文檔管理的規模效益。

(四)實現文件管理和信息服務的技術優勢

商業性文件中心從產生起一直就對技術高度重視和充分依賴。20世紀中期以來，以計算機技術為代表的第三次技術革命興起，各項新技術取得了迅猛發展，新技術的出現往往會推動新的服務領域產生，而新的服務領域產生又會反過來刺激新技術的進一步應用和發展。以計算機技術為代表的新技術的開發和應用促進了信息服務這一新興領域的出現。商業性文件中心也可以說是文件管理和信息服務領域技術發展的產物，它通過充分應用各種先進技術來提高文件管理和信息服務的水平和質量，借助技術優勢來彰顯自身特色和優點，吸引更多的客戶，贏得更大的市場。換言之，商業性文件中心就是憑借其自身的先進設施和技術水平區別于傳統的文件保管機構，體現出其安全、優質、高效的專業形象。

商業性文件中心之所以非常重視技術，主要是因為市場競爭的需要。商業性文件中心完全是自主經營、自負盈虧的企業，要想在激烈的市場競爭中站穩腳跟，就必須具備吸引客戶的“秘笈”。20世紀中期，全球都涌現出了科學技術迅猛發展的態勢，技術在各行各業的應用都十分普遍。文件管理也成為技術含量日益提高的一項專門活動。商業性文件中心作為現代化企業，勢必充分利用先進的電子、信息、通訊和網絡技術，提供優質、安全、高效的專業化文件管理和信息服務，才可能贏得用戶的滿意，取得市場競爭的勝利。

參考文獻:

1 Michaelol Faber， \"The Evolving Commercial recordsCenter Industry\"， Information ManagementJoumal，Ju12001

2 黃霄羽，美國商業性文件中心的發展歷程和演變特點[J]，北京檔案，2008(12):36-38