關于檔案信息化建設的幾點認識

摘要:隨著改革開放的不斷深入和信息技術的飛速發展，檔案工作進入了信息時代。本文從基礎設施建設、標準規范設計等幾個方面分析了企業檔案信息化建設的機遇與挑戰。

關鍵詞:檔案 信息化 方案

檔案信息化建設是以檔案業務為核心，以計算機、網絡、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務社會為宗旨而開展的一項具有劃時代意義的新型工作模式。

一、檔案信息化建設的現狀

目前，檔案信息化建設工作已納入政府電子政務建設工程，硬件設施建設有了一定基礎，網絡建設逐步推進，但仍存在很多困難。

(一)缺乏資金。由于資金的缺乏，很多基層檔案部門檔案信息化建設的基礎設施差，使用的計算機陳舊，型號不一，規格各異，無法建立基本的信息化工作平臺。

(二)缺乏統一的技術標準。檔案信息化建設的前提是基礎工作的規范化和標準化。目前，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息化管理的計算機管理軟件系統。檔案自動化管理工作尚無統一標準，無法全面推廣。同時，檔案的技術標準、工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應檔案的信息化管理。另外，在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。這也制約了檔案信息化建設的進程。

(三)缺乏專業人才。要實現檔案信息化，首先要有現代化的管理人才，檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，大多檔案部門都缺乏現代信息技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更缺，大部分檔案人員計算機水平偏低，甚至有機盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，更談不上檔案信息的電子化。

(四)檔案館仍未走出封閉狀態。大多數檔案館的工作方式基本上是接收移交檔案、編目立卷、存儲入庫、查閱調卷幾步曲，檔案館類似于資料倉庫，“活”信息被束之高閣，變成了“死”檔案。檔案介質仍囿于傳統形式。目前檔案館絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖已運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相去甚遠。電子文件接收歸檔管理仍未提上日程，資源共享觀念淡薄。檔案館藏一直是衡量檔案館規模和地位的重要指標，于是追求自我實體擁有成為檔案館工作的重中之重。但如何將自我主體擁有的館藏置于整個社會信息體系中，實現信息資源的共享，至今仍然未被重視。檔案資源的深度開發遠不能滿足社會需要。

二、對檔案信息化建設現狀的原因分析

1 所需資金數量大，而籌集資金難

檔案工作的重要性沒有被充分認識到，難以被定位于一個適當的位置，資金方面沒有保障，資金投入嚴重不足，以致不能確保檔案信息化工作的順利開展;檢查和督促工作不能保障，優秀人才難以留住。將加大資金投入力度和各個檔案局(館)的信息化建設起來，才能更有利于檔案工作和檔案事業的發展。

2 缺少既會檔案管理又會計算機操作管理的復合型人才

在實際工作中那種既會檔案管理又會計算機操作管理的復合型人才非常少。檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔多，加之工作陳舊，導致檔案工作缺乏生機和活力，工作效率低，效果差。

3 工作任務量大，所耗時間長是造成檔案信息化現狀的又一因素

館藏檔案數量巨大，且現階段只能靠人工一點一點輸入，輸完后還要校對、修改、管理、維護、數據備份。能夠勝任的工作人員少，再加上錄入任務龐大，使得檔案信息化建設實際操作舉步維艱，所以實際工作的困難重重。

4 各軟件企業相互競爭，造成各檔案局(館)檔案管理系統不一致

檔案管理系統軟件利潤高，價格貴，各軟件企業各自推銷各自的產品，造成各個檔案局(館)檔案管理系統不夠統一、規范，影響了檔案信息化建設的整體進度。

三、檔案信息化建設的解決方案

1 提高認識，統籌規劃。首先必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，它是全球、國家、區域信息的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。其次，作好統籌規劃。將大量的檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況制訂檔案數字化的科學規劃，包括掃描儀等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。加強檔案信息化建設知識的學習，使專兼職檔案員掌握檔案信息化的基本知識和技能，達到提高認識、增長知識和技能的目的。

2 檔案數字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數字化是不可能，也是沒有必要的。我們應該根據一定的原則確定哪些館藏檔案原件應該數字化、哪些不需要數字化以及哪些優先數字化。在實際工作當中，采用的原則是“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優先數字化，力爭做到數字化的檔案信息應該是高價值、高利用率、有序、標準、有特色的信息資源。同時應該做好數字化掃描時的參數設置。掃描系統掃描參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應的掃描時間和存儲空間就要增加;分辨率參數選得低，掃描文件的質量就要降低。我們在選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。

3 統一檔案管理系統軟件，做好軟件維護工作和備份數據工作。建議國家檔案主管部門制定統一的檔案管理軟件標準，規范全國的檔案管理軟件，為全國檔案互聯打下基礎。

4 檔案信息化建設的關鍵是檔案工作者素質的全面提高。結合檔案工作的實際來看，單位管理人員的理論水平和專業知識還遠遠不能適應檔案信息化的發展要求。為此，我們要進一步加強學習，同時建議檔案行政管理部門多安排一些系統的、專業性較強的培訓，或者采取網絡學習的方式，結合各種會議舉辦專題培訓或研討，有針對性地解決一兩個帶有共性的問題;或者以檔案學會的名義為檔案工作人員組織一些專題培訓，如人事檔案、財務檔案、科技檔案等等。

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