關于圖書館收藏部分教學檔案的思考

摘要:教材樣本書和畢業論文(畢業設計)是重要的教學檔案，具有突出的思想性和知識性以及學術價值，應引起圖書館人的足夠重視。為高效利用教學檔案，本著整合資源和資源共享的原則，充分發揮圖書館保存與傳遞文獻的職能優勢，由圖書館收藏教材樣本書和畢業論文等教學檔案，有利于對檔案資源進行科學的開發、利用和管理。提升圖書館的文獻資源保障能力。

關鍵詞:教學檔案 圖書館文獻資源保障體系

教學檔案在高校的所有檔案中有著重要的突出地位，它是學校從事教學活動、教學管理、教學科研和進行教學水平評估必不可少的重要資料。其種類繁多，本文只針對其中的教材樣本書和畢業論文(畢業設計)兩種進行討論。這兩種教學檔案材料，由于其鮮明的特性。即思想性和知識性以及學術價值，決定了它們與圖書館的密切關系。這兩種教學檔案已不只是一般的教學檔案資料，只用于滿足有關部門的特殊查考，它們隨著學校的教學改革和發展，越來越需要一個更利于展現其知識、科研、學術、情報價值的服務平臺，這平臺就是圖書館。

保存和傳遞文獻是圖書館的基本職能。這一基本職能有別于檔案部門。檔案部門適合長期保存原始文獻資料，但不具備廣泛的社會傳遞使用的職能。教材樣本書和畢業論文(畢業設計)，其突出的知識、科研、學術、情報價值只有通過圖書館這樣具有長期保存和廣泛傳遞文獻職能的機構才能得以實現，這也就成為它們與圖書館發生必然關系的原因所在。然而，筆者注意到，在當前的新升本院校圖書館中，有的院校圖書館由于種種原因，未將這兩種教學檔案列入文獻收藏范圍。從文獻收藏的完整性來說，這是一種收藏缺失。

一、教材樣本書、畢業論文(畢業設計)及其收藏現狀

1 教材樣本書

教材樣本書是教材檔案資料的重要物證，通過它可以了解到教學改革、課程建設與發展的歷史軌跡。教材，也稱教科書，是根據教學大綱(或課程標準)編寫的系統地反映學科內容的教學用書。教科書是教學內容的主要依據，是實現一定教育目的的重要工具，是師生教與學的主要材料，也是考核教學成果的主要標準。高等學校的教材分統編與自編兩類。有些課程，使用的教材往往還包括教學參考書。教學參考書是與教材配套的輔助性教學用書，包括與教材配套的習題集、思考題集、習題解答自學參考書、實驗指導書等。教材形態豐富，除紙質的，還有隨書光盤、錄音帶等。目前，教材樣本書的收藏部門主要是教材科，隸屬教務管理部門。教材管理的模式類似倉儲管理，有的書庫條件較差，庫容空間較小，書架有限，樣本書根本無法一一陳列在書架上。此外，負責相關課程教學與管理的教研室也存有部分教材樣本書，主要來自教材科的調撥。但是，由于缺乏專門管理，有的教材樣本書變相為私人藏書，以致教研室自存的教材樣本書參差不齊，很不完整也很不系統。由于管理的缺失，制約了資源的有效利用和教學科研活動的開展，不利于課程的改革與建設以及教材工作的快步推進。

2 畢業論文(畢業設計)

畢業論文(畢業設計)屬于特殊的文獻資料。它是學生在老師的指導下，經過一定的調查研究，收集大量的文獻資料，作出的較為全面系統論述，提出的獨創性見解，具有一定的學術水平、現實價值和參考價值。畢業論文(畢業設計)，從某種程度上綜合反映出了畢業生的業務水平和學術水平。透過畢業論文(畢業設計)，從中可以考查到畢業生對基本理論、專門知識和基本技能的掌握程度，以及初步從事科學研究或擔負專門技術工作的能力。從畢業論文(畢業設計)還可以了解到學生選擇的研究類別(基礎研究、應用研究、技術開發)、課題的新穎程度、文獻的閱讀能力及質量、理論敘述的正確性和嚴密性、實驗設計與實驗數據處理的合理程度。畢業論文(畢業設計)有紙質和電子兩種文獻形態。優秀畢業論文(畢業設計)則是從所有的畢業論文(畢業設計)中，經專家評委評定、精心篩選出來且具有一定代表性的高質量論文。目前畢業論文(畢業設計)主要由相關的學系收藏，由于收藏和管理的條件限制，一般只作教學檔案之用，管理幾乎是封閉式的，因而很難實現文獻自身的學術價值。封閉管理，制約了科研信息的傳遞與交流，不利于學術研究活動的開展和學術水平的提高。

二、圖書館收藏教材樣本書和畢業論文(畢業設計)的主要意義

高校圖書館，是學校的文獻資料信息中心。不斷擴充和豐富館藏，構建和優化館藏文獻體系，為教學和科研提供強有力的文獻保障，最大限度地滿足廣大師生對文獻情報的需求，是高校圖書館的立館之本。教材樣本書和畢業論文(畢業設計)的人藏，是文獻資源的一種整合，其意義主要有:激活教學檔案的潛在價值，提高檔案資源的利用率;充實和豐富圖書館的館藏文獻資源，促進和改善藏書體系趨向科學、合理，提高文獻資源的質量和數量以及讀者的滿意度。教材樣本書和畢業論文(畢業設計)人藏后，圖書館經過一系列標準化的信息處理和數據庫建設，在網絡環境下實現資源共享，并可彰顯高校圖書館為教學、科研服務的辦館理念。教材樣本書和畢業論文(畢業設計)這兩種檔案文獻，能夠較為集中地反映教學改革、重點學科、課程建設與發展以及科研成果的概貌，通過對其進行集中管理，方便廣大師生的查詢與閱覽，使文獻資源得到高效利用。

三、教材樣本書和畢業論文(畢業設計)入藏要解決的問題

1 都門配合與協調問題

鑒于目前教材樣本書和畢業論文(畢業設計)的收藏部門分別是教務部門的教材科和相關的學系，圖書館要進行這兩種檔案文獻的人藏，涉及到部門之間的配合與協調問題。首先部門之間要統一認識。在學校領導的統一領導和支持下，部門之間達成共識，制定好工作計劃。其次是檔案文獻的交接問題。按照檔案文獻交接工作程序，要對所移交的檔案文獻進行造冊。雙方按照文獻移交清單，一一對實物進行核對、驗收、簽字。此外，鑒于這種合作以后可能是一種常態的形式，還應探索研究一種便于各方使用的管理系統。比如教材管理系統與圖書館自動化集成管理系統之間的一些數據能夠進行轉換與共享，避免一些數據重復錄入，造成不必要的重復勞動，提高工作效率。還有畢業論文(畢業設計)的電子文檔可以設計一個相關的論文接收與管理系統，可提供全文檢索服務，使工作更高效、簡便，數據更安全。

2 文獻入藏后的工作團

(1)文獻數據庫建設

紙質的教材樣本書和畢業論文(畢業設計)進入圖書館后，按照現代文獻資源建設的工作規范與標準，需進行分類、編目以及數據庫的加工、書目數據庫的建設等一系列工作。讀者在網絡環境下，通過圖書館的自動化集成管理系統，便可以檢索館藏文獻目錄，查詢文獻收藏狀況，享受圖書館提供的方便、快捷、準確的服務。

(2)文獻的存放與管理

教材樣本書從某種程度上反映了學科當前的科研成果與水平，同時還反映了學科的前沿動態和發展趨勢;畢業論文(畢業設計)則反映學校學科的最新教學科研熱點、實驗方法、學術思想和學術水平。這兩種文獻具有內容范圍相對集中、針對性強等特點。為便于廣大師生的查詢與閱覽，紙質文獻部分應設置專門的閱覽室(類似典藏閱覽室)，按照典藏閱覽室的管理規則與辦法進行管理，即只供讀者在館閱覽，不借館外流通。

(3)注重文獻的及時更新與補充

教學是動態的，需要隨著科學技術的發展和社會、經濟、文化的變化，在培養對象、培養方案、培養目標、課程內容、教學方法等各方面不斷進行改革。而通過教材樣本書和畢業論文(畢業設計)，可以看到學校教學的動態發展，因此，對于這兩種文獻及其數據庫數據的更新與補充應做到及時，確保文獻的時效性與質量。

四、結語

深入開發教學檔案，構建和優化文獻資源保障體系是一項系統工程，需要長期的工作積累和不斷的探索與研究。總之，加大教學檔案的開發和文獻資源建設力度，始終要與學校的辦學定位、辦學層次和辦學規模相適應，并隨著學校的教學與科學研究的發展和變化而不斷地補充和完善。科學地開發、利用教學檔案資源，并有選擇地納入圖書館的館藏，這也是補充和完善文獻的一種方法。這種方法。是在現有的文獻資源基礎上進行共建共享，實現資源的增值，使文獻資源得到高效利用，為教學和科研提供特色服務，值得檔案人員和圖書館人的共同探索和研究。